Запросы и редактирование данных. Назначение форм и макросов

Таблица БД может содержать тысячи записей. Возникает проблема: как найти запись в такой таблице для ее редактирования? Как отобрать для редактирования записи таблицы, удовлетворяющие некоторым условиям? Если исправлена запись в главной таблице, как найти для исправления этих же данных соответствующие записи в подчиненных таблицах?

Во-первых, для редактирования таблиц БД можно использовать запросы:

Если изменить данные в таблице-результате, то изменятся данные во всех связанных таблицах, на основе которых получалась таблица-ре­зультат.

Во-вторых, можно создавать объект Access, специально предназначенный для редактирования таблиц БД (и, в частности, для занесения в таблицы новых записей). Этот объект называется формой [4-6]. С точки зрения пользователя форма – это средство интерфейса, так как пользователю предоставляется диалоговое окно с полями для ввода данных в таблицы,

Не разбирая способы создания форм, поясним их назначение подробнее. Во-первых, назначение форм – упрощение работы с таблицей (в том числе с таблицей-результатом) при вводе и редактировании данных. Во-вторых, освоение форм необходимо, чтобы сделать следующий шаг – применять макросы (точнее, программы на языке VBA). Формы и запросы – это объекты, с которыми пользователь часто производит один и тот же набор действий. Например, учреждение принимает человека на работу. Последовательность действий пользователя будет следующей: в БД «Сотрудники» открывается форма «Общий список», для занесения данных о новом работнике в общий список сотрудников; далее, если он будет работать в отделе №1, то следующей открывается форма «Список отдела №1», заносятся данные; далее, если новый сотрудник – мать-одиночка, то следующей открывается форма «льготники» и так далее. Каждый раз этот набор операций с формами повторяется. Процесс можно автоматизировать, создав макрос «Прием на работу». После запуска макроса, откроется форма «Общий список», далее макрос проверит выполнение одного из условий [Общий список]![отдел]=1, [Общий список]![отдел]=2, … и, после занесения записи, откроет одну из форм «Отдел №1», «Отдел №2», … И так далее. Приводя этот пример, мы только бегло наметили направление дальнейшего освоения Access. Рекомендуемые учебники [3-5], хорошо дополняет справочник [6].