Этап создания отчета в базе данных

Последний этап приемной кампании — зачисление в уни­верситет. Зачисле­ние производит члены приемной комиссии, которые всю необходимую информацию для проведения за­числения получают из базы данных.

Во-первых, нужна информация о получен­ных оценках и общей сумме баллов.

Во-вторых, при одинаковой общей сумме баллов у нескольких абитуриентов может иметь решающее значение наличие медали или про­изводственный стаж.

Зачисление производится отдельно по каждому факульте­ту, следовательно, данные должны быть сгруппированы по факультетам и специальностям. В нашем примере мало аби­туриентов по сравнению с реальной ситуацией, поэтому группировать по специальностям мы не будем (слишком ма­ленькими получатся группы), хотя код специальности будет выводиться для каждого абитуриента.

Печатные документы, соответствующие определенным правилам оформления, называются отчетами. В СУБД предусмотрена возможность получения отчетов, информа­ция для которых извлекается из исходных таблиц или резу­льтатов запросов.

Требуемый отчет с итогами сдачи вступительных экзаме­нов приведен на рис. 21.

Рис. 21. Отчет об итогах вступительных экзаменов.

В результате заседания приемной комиссии принимается решение о зачислении абитуриентов на первый курс. Теперь эту информацию нужно ввести в базу данных. Для этого нужно вернуться к таблице «Итоги» и в логическом поле «ЗАЧИСЛЕНИЕ» выставить значение ИСТИНА в строках для всех принятых абитуриентов и ЛОЖЬ для не принятых (в MS Access это делается путем выставления флажков в со­ответствующих полях).

Теперь для получения таблицы с итоговыми результата­ми нужно выполнить запрос, куда войдут: фамилия, имя, отчество, факультет, специальность для всех принятых в университет. Команда на гипотетическом языке запросов будет следующей:

.выбрать АНКЕТЫ (таблица).ФАМИЛИЯ АНКЕТА (таблица).ИМЯ, АНКЕТА (таблица).ОТЧЕСТВО, Специальности (таблица).СПЕЦИАЛЬНОСТЬ для Итоги (таблица).ЗАЧИСЛЕНИЕ= ИСТИНА сортировать АНКЕТА(таблица).ФАМИЛИЯ по возрастанию

На основании полученной таблицы нужно получить оформленный отчет. Вид итогового отчета представлен на рис. 21

Список принятых на 1 курс

Рис.22. Итоговый отчет по приему студентов на первый курс.

Подведем итог проделанной работе. Что же представляет собой информационная система «Приемная комиссия»?

Аппаратным обеспечением является персональный компьютер. Системной программной средой, в которой ра­ботает информационная система, является СУБД. База дан­ных — это совокупность таблиц, объединенных в схему с исходной информацией о вузе, абитуриентах, результатах экзаменов.

Все прочие созданные нами объекты: запросы, формы, отчеты можно назвать прикладным программным обеспечением информационной системы.