Заполнение бланка запроса

Дата добавления: 2015-07-09; просмотров: 824; Нарушение авторских прав

1. С помощью контекстного меню в верхней половине бланка открываются те таблицы, к которым обращён запрос.

2. В них щёлкают двойными щелчками на названиях тех полей, которые должны войти в результирующую таблицу. При этом автоматически заполняются столбцы в нижней части бланка.

3. Сформировав структуру запроса, его закрывают.

Бланк запроса представлен на рисунке. Как видно, он состоит из двух областей. В верхней отражается структура таблиц, к которым запрос адресован, а нижняя область разбита на столбцы – по одному столбцу на каждое поле будущей результирующей таблицы. Поле.Может быть вычисляемым (содержать выражение). Имя таблицы полезно в тех случаях, когда запрос основан на нескольких таблиц. Используется в случаях, когда поле с условием не должно появляться на экране. В зависимости от типа запроса, строк может быть больше.

Сортировка данных в запросе При щелчке на строке Сортировка открывается кнопка раскрывающегося списка, в котором можно выбрать метод сортировки: по возрастанию или по убыванию. Возможна многоуровневая сортировка – сразу по нескольким полям, но в строгой очерёдности слева на право. Поля надо располагать с учётом будущей сортировки, перетаскивать при необходимости на соответствующие места (с помощью мыши).

Управление отображением данных осуществляется установкой (или сбросом) флажка Вывод на экран. Использование условий отбораобеспечивает отбор данных по заданному критерию. Для каждого поля можно записать индивидуальное условие. Виды запросов: · На выборку; · Запрос с параметром (критерий задаёт сам пользователь) · Итоговые запросы (производят вычисления по заданному полю и выдают результат); · Запросы на изменение (позволяют автоматизировать - заполнение полей таблиц); · Перекрёстные запросы (позволяют создавать результирующие таблицы на основе результатов расчётов, полученных при анализе группы таблиц) Специфические запросы – запросы к серверу БД, написанные на языке запросов SQL.

Работа с формами Формы позволяют: · Вводить данные в таблицы БД без непосредственного доступа к самим таблицам; · Выводить результаты работы запросов в виде красиво оформленных форм. Существует два вида формирования структуры форм: · На основе таблицы; · На основе запроса. Возможен и комбинированный (творческий) подход. Автоформы готовятся с помощью средств автоматизации. Существуют три вида автоформ: 1. «В столбец» - отображает все поля одной записи;

2. Ленточные - отображают одновременно группу записей;

3. Табличные – создаётся форма в виде таблицы, на которой она основана.

Для создания автоформы: 1. Открыть окно БД; 2. Щёлкнуть на вкладке Формы; 3. Щёлкнуть на кнопке Создать;

Вводить информацию прямо в таблицу совсем не плохо, но в том случае, если, кроме вас, этими таблицами не пользуется никто другой. Кроме того, такой способ становится весьма неудобен в том случае, когда вы связываете несколько таблиц и пытаетесь поддерживать в них точные данные. 1. Поля как бы уходят вглубь формы. На ней видно только одну запись. Удобна для ввода и редактирования данных одной записи; 2. Поля заполняют все окна формы. Видно несколько записей сразу, но не так, как в режиме таблицы. Удобно использовать для оформления вывода данных; 3. Название говорит само за себя. Содержит данные, представленные в табличной форме.

6_2

В появившемся диалоговом окне Новая форма выбрать тип автоформы и таблицу, на которой она основывается; 4. Щёлкнуть по кнопке ОК. Автоформа готова к вводу или отображению данных.

Если форма основывается только на одном объекте, она называется простой. Если форма основывается на полях из нескольких связанных таблиц, то она называется сложной. Движение по полям записи в форме

Переход на следующее поле	Tab или ® или ¯
Предыдущее поле	Shift+Tabили или
Первое поле	Home
Последнее поле	End

Мастер форм создаёт структуру формы в режиме

диалога с разработчиком:

Для создания формы с помощью мастера:

В диалоговом окне Новая форма

1. Выбрать Мастер формы и таблицу, на которой она основывается;

2. Щёлкнуть по кнопке ОК.

Появится экран мастера форм Создание формы

3. На первом этапе работы Мастера формвыбирают таблицы и поля, которые войдут в будущую таблицу. Поля выбираются с помощью соответствующих кнопок.

4. На втором этапе выбирается внешний вид формы (в столбец, ленточный, табличный и выровненный).

5. На третьем этапе выбирается стиль оформления формы. (каждому стилю соответствует свой рисунок).

6. На последнем этапе выполняется сохранение формы

под заданным именем.

Мастер форм – один из быстрых способов создания форм. Получив от вас ответы на ряд вопросов, Access 2000 создаст привлекательную форму, которую затем можно использовать в качестве отправной точки. Автоформа может основываться только на одном объекте или закладывать в основу структуры поля нескольких таблиц или запросов. Мастер форм за 4 этапа позволяет создать нужную форму: 1. Диалоговое окно сообщает, что можно создавать формы, выбирая поля из нескольких таблиц или запросов с помощью соответствующих кнопок. 2. На экране предоставлено на выбор 4 варианта внешнего вида: в столбец, ленточный, табличный и выровненный. При котором поля будут выровнены по левому и правому краям экрана, по верхнему и нижнему краям, а заголовки полей будут расположены над полями. 3. На экране можно выбрать стили для своих форм, щёлкнув по названию любого. 4. Этот экран позволит дать подходящее название для формы. 5. Щёлкнуть по кнопке Готово и Access 2000 создаст форму для вас.

Структура формы В режиме Конструктора можно рассмотреть структуру формы. Она имеет три основных раздела: í Область заголовка; í Область данных; í Область примечания.

Разделы заголовка и примечания имеют оформительское значение. Раздел данных имеет содержательное значение – в нём представлены элементы управления, с помощью которых выполняется отображение данных или их ввод. Здесь можно разместить дополнительные элементы управления для автоматизации ввода данных (переключатели, флажки, списки). Элементы управления располагаются на Панели элементов

Надпись создаёт произвольный текст в форме К формам предъявляют повышенное требование по дизайну. Все элементы управления форм выравниваются с помощью команд Формат \Выровнять (Интервал по вертикали или Интервал по горизонтали). Помощь оказывает вспомогательная сетка (Вид\ Сетка).

Линии, разделяющие разделы, перетаскиваются по вертикали с помощью мыши – это позволяет изменять размеры разделов так, как требуется. Выбор элементов управления выполняется одним щелчком на его значке в Панели элементов, после чего следующим щелчком в поле формы отмечается место, куда он должен быть поставлен. Вместе с элементом, в поле формы вставляется его присоединённая надпись. Основными элементами оформления формы являются текстовые надписи и рисунки Ручное изменение размеров тоже возможно, но редко приводит к качественным результатам. (Вид\ Сетка).Эта команда включает сетку.

Работа с отчётами Отчёты служат для форматированного вывода данных на печатающее устройство. Здесь существуют средства ручного, автоматического и автоматизированного проектирования. Для создания автоотчета: 1. Открыть окно БД; 2. Щёлкнуть на вкладке Отчёты; 3. Щёлкнуть на кнопке Создать; 4. В появившемся диалоговом окне Новый отчёт Выбрать тип отчёта и таблицу, на которой она основывается;

Они должны учитывать параметры принтера и параметры используемой бумаги.

5. Щёлкнуть по кнопке ОК. Отчёт готов к выводу данных. Существуют два вида автоотчётов: · Автоотчёт в столбец и · Ленточный Автоотчёт. Мастер отчётов создаёт структуру отчёта в режиме диалога с разработчиком: Для создания отчёта с помощью мастера: 1. Выбрать Мастер отчёта и таблицу, на которой она основывается; 2. Щёлкнуть по кнопке ОК. Появится экран мастера отчёта Создание отчёта Мастер отчётов работает в шесть этапов. При его работе выполняется I. выбор таблицы или запросов, на которых отчёт базируется; выбор полей, отражаемых в отчёте; II. выбор полей группировки (уровней и интервалов группировки); III. выбор полей и методов сортировки; IV. выбор структуры отчёта печатного макета (блочный, ступенчатый, выровненный по левому краю и т.п.) V. выбор стиля оформления (из предложенного списка); VI. на последнем этапе выполняется сохранение отчёта под заданным именем. \

Структура готового отчёта отличается от структуры формы только увеличенным количеством разделов. Кроме разделов заголовка, примечания и данных, отчёт может содержать разделы верхнего и нижнего колонтитулов. Если отчёт занимает более одной страницы, эти разделы необходимы для печати служебной информации, например номеров страниц. Чем больше страниц занимает отчёт, тем важнее роль данных, выводимых на печать через эти разделы. Если для каких-то полей отчёта применена группировка, количество разделов отчёта увеличивается, поскольку оформление заголовков групп выполняется в отдельных разделах. Структуру отчёта можно рассмотреть и отредактировать в режиме Конструктора. Она имеет следующие разделы: í Область заголовка; í Область данных; í Область примечания; Область верхнего и нижнего колонтитулов (для печати номеров страниц и полного количества страниц).

Выполняется командой Вставка \ Номера страниц. Приёмы редактирования структуры отчётов те же, что и для форм.

Если значения в некотором поле часто повторяются, имеет смысл объединить соответствующие им записи в группу. Например, внутри группы Мониторы могут быть созданы вложенные группы по производителям: Sony, Panasonic. Сортировка возможна как по возрастанию, так и по убыванию.

Работа со страницами доступа к данным Страницы - новый объект БД (2000) – служат для обеспечения доступа к данным, содержащимся в базе, удалённой от потребителя (например, через Интернет). Страницы доступа – это объект, выполненный в коде HTML. Они содержат компоненты, через которые осуществляется связь переданной Web-страницы с базой данных, остающейся на сервере. С помощью этих компонентов можно просматривать записи базы в полях страницы доступа. Страницы доступа к данным осуществляют интерфейс между клиентом, сервером и БД, размещённой на сервере. Страницы доступа к данным: · Имеют небольшой размер; · Содержат удобные элементы управления и навигации в БД; · Могут быть записаны в формате кода HTML; · Переданы по медленным каналам связи и · Воспроизведены в стандартном браузере. Браузер–обозреватель, средство просмотра электронных документов, выполненных в формате HTML. Страница доступа имеет двойную природу: - внутреннюю (её можно редактировать как объект БД); - внешнюю (это файл в формате HTML, с которым может работать операционная система компьютера и размещать на Web-страницах). Запись этого файла происходит при сохранении спроектированной страницы доступа.

Страницы позволяют передать данные из базы, удалённой от потребителя. Сам по себе объект Страница содержит компоненты, через которые осуществляется связь переданной Web-страницей с БД, остающейся на сервере. Обычно БД имеют большие размеры, и напрямую передавать их через медленные каналы связи непрактично. В тоже время, большинство современных Web-броузеров пока не имеют функций для работы с БД размещёнными на серверах. Т.о., страницы доступа выполняют посредническую функцию.

Для создания страницы доступа используют мастер страниц. I. На первом этапе выбирают таблицы (или запросы), в их составе – поля, к которым должна обеспечить доступ страница. II. Второй этап предназначен для управления группировкой данных (если БД имеет большой объём). В результате группировки образуется иерархическая структура, которая может иметь несколько уровней вложения. Здесь же возможна установка глубины уровней группировки. III. На третьем этапе выбирается метод упорядочения отображаемых данных (возможно задание до 4 полей сортировки). IV. На последнем этапе выполняется сохранение таблицы под заданным именем. Редактирование созданной страницы доступа к данным выполняется в режиме Конструкторы теми же приёмами, что и для форм и отчётом, рассмотренными ранее.

Мы не можем выделить ни таблицу, ни запрос, ни форму в виде самостоятельного файла. Эти объекты размещаются где-то внутри файла БД, но операционная система компьютера работать с ними не может, поскольку это не файлы. С ними работает лишь сама СУБД.