Способы создания отчетов

Способы создания отчета. Отчет – форма объединения информации из одной или нескольких таблиц. Помимо данных, получаемых расчетным путем, отчеты могут включать элементы оформления, схемы и диаграммы, графические элементы оформления, в том числе фотографии и иллюстрации.

Для создания отчетов существует несколько способов. Чтобы создать отчет, нужно перейти во вкладку Отчеты и щелкнуть по кнопке Создать. Затем из списка выбирают в качестве источника данных таблицу или запрос, а из меню – способ создания отчета. При этом можно воспользоваться помощью мастера отчетов или мастеров автоотчетов. В режиме Конструктор отчет создают самостоятельно или корректируют уже созданный отчет.

Разделы отчета. В режиме Конструктор макет отчета состоит из нескольких областей. Первоначально макет отчета имеет три стандартных области – верхний колонтитул, область данных и нижний колонтитул.

Верхний колонтитул выводится в верхней части каждой страницы отчета, как правило, в верхний колонтитул помещают названия граф. Нижний колонтитул выводится в нижней части каждой страницы отчета. В нижний колонтитул можно поместить нумерацию страниц.

Область данных используется для отображения информации из полей записи. Каждое поле из области данных в отчете повторяется столько раз, сколько записей в базе данных.

Заголовок и примечание отчета можно добавить в макет отчета с помощью пункта меню Вид, Заголовок и примечание отчета.

Заголовок отчета выводится в верхней части первой страницы отчета, примечание отчета – в нижней части последней страницы отчета. Обычно в заголовке отчета помещают заголовок документа. Обычно в примечании отчета выводят итоговые вычисления по всем записям отчета. Итоговые вычисления создаются как вычисляемое поле, обязательно включающее групповую функцию.

Заголовок и примечание группы можно добавить в макет отчета с помощью пунктов меню Вид, Сортировка и группировка или с помощью кнопки Сортировка и группировка стандартной панели элементов.

Заголовок группы выводится в начале каждой группы записей.

Примечание группы выводится в конце каждой группы записей.

Обычно в полосе Заголовок группы выводят общие для группы сведения (чаще всего – это поля, имеющие одинаковые значения в каждой группе записей).

Обычно в примечании группы выводят итоговые вычисления по группе записей. Итоги создаются как вычисляемые поля, обязательно содержащие групповую функцию.

Рис 5.1. Макет отчета