СУБД Microsoft Access является системой управления реляционной базой данных, включающей все необходимые инструментальные средства для создания локальной базы данных, общей базы данных в локальной сети с файловым сервером или создания приложения пользователя, работающего с базой данных на SQL-сервере.
Диспетчером данных, выполняющим загрузку и сохранение данных в базе данных пользователя и системных базах данных, является ядро базы данных Microsoft Jet. Ядро Jet 4.0 имеет встроенную поддержку интерфейсов OLE DB, благодаря которой Microsoft Access может быть использован в качестве универсальной основы разработки клиентских приложений Microsoft SQL Server.
Все таблицы базы данных и другие объекты Access размещаются на диске в одном файле формата .mdb.
Приложение базы данных, которое содержит программы на языке Visual Basic for Applications (VBA), может быть скомпилировано и сохранено в файле с расширением .mde. При этом исходные программы на VBA удаляются, а база данных сжимается, что значительно сокращает размер файла. После компиляции объекты БД не могут быть модифицированы.
При работе с базой данных в сети с файловым сервером и размещении на нем базы данных коллективного пользования Access предоставляет возможность отделить от нее объекты, составляющие приложение пользователя, в отдельный файл. Этот файл размещается на всех компьютерах пользователей, которые будут работать с общей базой данных. В этом случае приложение можно модифицировать в соответствии с потребностями пользователя.
В Access включены средства разработки проекта – приложения, обеспечивающего работу с базой данных, размещенной на SQL-сервере. Проект размещается в файле .adp на компьютере пользователя. При создании проекта пользователь может создать базу данных на сервере или использовать существующую.
Access имеет характерный для всех приложений Microsoft Windows удобный графический интерфейс, ориентированный на комфортную работу пользователя.
Access предоставляет в распоряжение конечного пользователя разнообразные диалоговые средства, которые позволяют ему создавать приложения, не прибегая к разработке запросов на языке SQL или к программированию макросов или модулей на языке VBA.
Для автоматизации создания объектов БД (таблиц, запросов по примеру), схемы базы данных и объектов приложений (форм, отчетов, страниц) используются специализированные диалоговые средства, называемые конструктором (Design). Конструктор предоставляет пользователю набор инструментов, с помощью которых можно быстро создавать и модифицировать объект. Для конструирования макета форм, отчетов и страниц используется панель элементов, которая появляется при вызове конструктора.
Предусмотрено автоматическое конструирование форм, запросов, отчетов, страниц и их элементов с помощью программ-мастеров и команд, начинающихся с приставки «авто».
Множество мастев Access позволяет автоматизировать процесс создания таблиц базы данных, форм, запросов и страниц доступа к данным; анализировать таблицы БД и выполнять многие другие работы. Практически для любых работ имеется мастер (wizard), который поможет их выполнить.
Наряду с диалоговыми средствами создания объектов базы данных и объектов приложения Access располагает мощными средствами программирования для разработки приложений пользователя. Эти средства могут использоваться как для доработки приложений, созданных диалоговыми средствами, так и для реализации сложных задач и создания приложения в целом с необходимым пользователю интерфейсом.
Одним из средств программирования в Access является язык макрокоманд. Программы, созданные на этом языке, называются макросами и позволяют легко связывать отдельные действия, реализуемые с помощью форм, запрсов, отчетов. Макросы управляются событиями, которые вызываются действиями пользователя при диалоговой работе с данными через формы или системными событиями.
Наряду с языком макрокоманд Access включает развитую интегрированную среду объектно-ориентированного программирования Visual Basic for Applications (VBA) 6.0, позволяющую реализовать любые программные решения. Управление выполнением программ в диалоговых приложениях VBA осуществляется в соответствии с событиями, вызываемыми действиями пользователей или системы. Приложения, разрабатываемые на VBA, могут выполняться только в той среде, в которой поддерживается VBA.
В Access обеспечиваются все возможности динамического обмена данными (Dynamic Data Exchange, DDE) с любым приложением Windows, поддерживающим DDE. Access поддерживает также механизм связывания и внедрения объектов (Object Linking and Embedding, OLE), обеспечивающий установление связи с объектами другого приложения или внедрение объекта в базу данных. Внедряемыми или связываемыми объектами могут быть документы различных приложений Windows: рисунки, графики, электронные таблицы или звуковой файл.
Access может использовать данные различных СУБД. Непосредственно могут обрабатываться файлы Paradox, dBase, FoxPro, а также базы данных, поддерживающие стандарт открытого доступа к данным(Open Database Connectivity, ODBC): Oracle, Microsoft SQL Server, DB2, Sybase SQL Server и др.
Access поддерживает работу с многопользовательской базой данных в режимах файлового сервера и клиент-сервер.
В первом случае база данных Access размещается на компьютере, выделенном в качестве файлового сервера. СУБД Access может быть установлена или на файловом сервере или на каждой рабочей станции. Обработка данных из общей базы осуществляется на рабочих станциях пользователя.
Во втором случае приложение пользователя разрабатывается и выполняется под управлением СУБД Access на машине клиента. Общая база данных размещается на мощной машине, где функционирует СУБД сервера баз данных, которая выполняет обработку данных, размещенных на сервере. Подключение из Access к серверам баз данных может быть осуществлено с помощью драйверов ODBC. В комплект поставки Access включены драйверы ODBC для MS SQL Server и Oracle SQL Server.
Приложение Access взаимодействует с данными, расположенными на сервере, несколькими способами. Можно посылать на сервер запросы на языке SQL, чтобы получать необходимые данные, посылать обновленные данные, а также создавать или изменять таблицы в БД сервера. В локальной базе данных могут быть созданы связанные таблицы, отображающие данные из таблиц сервера. Эти таблицы обрабатываются в приложении наряду с локальными таблицами базы.
В Access реализована возможность создания приложения-проекта, в котором хранятся только объекты, составляющие приложение пользователя, а база данных с которой работает приложение, размещается на сервере. Причем в проекте-приложении обеспечивается работа с объектами БД (таблицами, запросами, сохраняемыми процедурами, диаграммами) в диалоговом режиме через новый интерфейс, аналогичный интерфейсу SQL-сервера. Проект Access, являющийся клиентом SQL-сервера, позволяет напрямую, не используя ядро БД Microsoft Jet, подключаться к базам данных Microsoft SQL Server с помощью технологии OLE DB.
