Сортування даних таблиць

Для підвищення швидкості сортування і пошуку записів можна проіндексувати окреме поле або комбінацію полів.

Індекс - засіб, що прискорює пошук і сортування в таблиці за рахунок використання ключових значень, що дозволяє забезпечити унікальність рядків таблиці.

Первинний ключ таблиці індексується автоматично.

Не допускається створення індексів для полів з типами даних: Поле Memo, Поле об'єкта OLE, Гіперпосилання.

Складений індекс – індекс, побудований по декільком полям (максимум 10).

При сортуванні таблиці по складеному індексу Microsoft Access спочатку виконує сортування по першому полю, визначеному для даного індексу. Якщо в першому полі містяця записи з повторюваними значеннями, то виконується сортування по другому полю, визначеному для даного індексу, і так далі.

Для збереження індексів потрібна додаткова пам'ять. При зміні даних всі індекси повинні обновлятися (а це сповільнює швидкість роботи БД).

Один з найбільш ефективних засобів організації даних є сортування. Сортування впорядковує дані за змістом визначених полів. Інформацію можна сортувати за алфавітом, числовими значеннями, датами та іншими параметрами. Записи сортуються або в порядку зростання (А-Я та 0-9), або у порядку спадання (Я-А та 9-0).

Якщо таблиця має викий розмір і не поміщується на екрані, то потрібні стовпці можна закріпити на екрані, а непотрібні – сховати. Команда Скрыть столбцы (контекстного меню стовпчика) ховає виділені стовпці. На екрані вони стають невидимими. Для відновлення на екрані схованих стовпців у контекстному меню заголовка таблиці необхідно виконати команду Показать столбцы...

Команда Закрепить столбцы (контекстного меню стовпчика) закріпляє виділені стовпці з лівого боку екрана, перешкоджаючи їм вийти за край екрана при прокручуванні.

При сортуванні таблиці за одним полем, треба виділити це поле та виконати команду Сортировка по возростанию або Сортировка по убыванию (контекстного меню стовпчика) або кнопки на панелі інструментів .

Сортування даних таблиці за декількома полями використовується в тому випадку, коли в одному полі дані часто повторюються, тому при сортуванні по другому полю, відповідні дані будуть сортуватися не порушуючи слідування записів при першому сортуванні в межах повторень. При сортуванні даних таблиці за декількома полями треба задати порядок сортування полів. Поле, яке стоятиме першим, буде сортуватися першим, далі, не порушуючи отриманого порядку будуть сортуватися дані другого поля. Тому перед сортуванням поля треба розмістити в таблиці поруч в правильному порядку для сортування (перемістити стовпчики). Далі, виділити ці поля та виконати команду Сортировка по возростанию або Сортировка по убыванию.

Пошук даних

Команда "Найти ..." відкриває вікно Поиска в поле. Після заповнення цього вікна необхідними даними, наприклад, введемо «Предмет», натискають кнопку Найти далее. У результаті буде виділено у таблиці Список те перше значення поля Предмет, яке було введене у рядок Образец. Для продовження пошуку значень, які повторюються, необхідно натиснути кнопку Найти далее.

Фільтрація даних в таблицях

Фільтрація дозволяє обмежити діапазон перегляду записів. Сукупність умов відбору називають фільтром. Сортування та фільтрація можуть виконуватись як в режимі форми так і в режимі таблиці. В результаті цих процедур відображення даних на екрані змінюється, хоча реальні дані залишаються незмінними. Для фільтрації даних в Access є такі способи:

· Фильтр по выделенному – цей фільтр можна встановити, виділивши частину поля (одну або декілька комірку), які повинні відповідати значенню результуючого набору. Access відфільтровує записи за зразком. Наприклад, якщо у полі Предметвиділено значення - Физиката Химия- і після цього буде виконана команда Фильтр по выделенному,то в таблиці залишаться лише ті записи, які вміщують ці значення.

· Исключить выделенное – працює як попередня команда, тільки навпаки. Наприклад, якщо в полі Предметвиділено - Математика- і після цього виконана команда Исключить выделенное,то у таблиці залишаться всі записи, за винятком тих, які у полі Предметмають – значення Математика.

· Звичайний фільтр . Команди Изменить фильтр і Применить фильтр використовують разом. За першою командою змінюються умови фільтрації записів, а за другою - здійснюється власне фільтрація записів таблиці. Після виконання цієї команди з’явиться вікно, в якому буде вихідна таблиця, але з єдиним записом, причому пустим. Потрібно в комірки ввести шукані значення або вирази. Якщо необхідно декілька виразів, то клацнути на вкладку ИЛИ внизу вікна і ввести шукане значення в іншу комірку. Виконати команду Применить фильтр.