Перші кроки щодо створення бази даних можуть бути різними. Ми зробимо так: запускаємо систему Access і у вікні запрошення встановлюємо перемикач у положення Новая база данних. В результаті на екрані з'явиться вікно Файл новой базы даных. Набираємо ім'я файла (наберемо ім'я Basa2) і вказуємо диск та папку, в яких буде зберігатися база даних,, а потім натискаємо кнопку Создать.Після цього відкривається вікно База данных (мал. 1).
Зверніть увагу, що на екрані з'явилося головне меню системи. Воно вміщує такі меню: Файл, Правка, Вид, Вставка, Сервис і Окно. Багато команд головного меню системи Access дублюють ті самі операції, які можуть бути виконані іншими засобами. Оскільки більшість операцій з базами даних виконуватимемо за допомогою контекстних меню, то окремо головне меню розглядати не будемо.
Мал. 1
У вікні База данныхнатискаємо кнопку Создать.Реакцією системи на цю дію буде виведення на екран вікна Новая таблица (мал. 2). У цьому вікні перераховані такі способи створення таблиць: Режим таблицы, Конструктор, Мастер таблиц, Импорт таблиц, Связь с таблицами.
Режим таблицывидає бланк (форму) абстрактної таблиці. Потім вона може приймати конкретне наповнення і вміст.
Робота Мастера таблицзаснована на використанні заголовків таблиць, з яких користувач вибирає поле для своєї нової таблиці. Звичайно, передбачувані заготовки полегшують роботу користувача, але вони не вирішують всіх життєвих випадків. Та й навряд чи будь-яка, навіть хороша, заготовка може повністю задовольнити потреби та запити всіх користувачів.
Спосіб Импорт таблицдозволяє імпортувати дані у таблицю, яка створюється, з інших файлів, у тому числі і з файлів форматів даних, які відрізняються від формату, який використовується СУБД Access.
Спосіб Связь с таблицамидозволяє шляхом установлення зв'язків з файлом формату інтегрувати дві інформаційні системи.
З усіх способів створення таблиць найзручнішим є спосіб (режим), який називають Конструктор.Він особливо зручний на етапі початкового вивчення СУБД Acсess.
Мал. 2
У вікні Новая таблица вибираємо опцію Конструктор і натискаємо кнопку ОК. На екрані з'явиться вікно Таблица 1 у режимі конструктора. Заповнюємо цю таблицю даними таблиці 3. Звернемо увагу на те, що для встановлення розміру поля необхідно підвести курсор миші в рядок Размер поля, клацнути клавішею миші, потім установити потрібний розмір поля і натиснути клавішу Enter.
Створення ключового поля
При розробці таблиці необхідно визначити ключове поле, тобто це одне або декілька полів, за якими однозначно ідентифікуються записи в таблиці. Ключові поля роблять можливим створення зв’язків по замовчуванню.
По замовчуванню ключові поля в списку полів таблиці відображаються першими. Для ключових полів необхідно використовувати дані, які ніколи не будуть повторюватись (наприклад, номери покупців, соціальних страховок). В якості ключового поля незручно використовувати таке поле, як прізвище, оскільки в цьому випадку не можна буде мати два записи для одного прізвища. Необхідно також пам’ятати, що інколи має смисл використовувати декілька ключових полів.
Для встановлення ключового поля необхідно виконати такі дії:
1. В режимі конструктора таблиці виберіть поле (або поля), яке ви хочете використовувати як ключове. Для вибору декількох полів виберіть спочатку перше, клацнувши на кнопці зліва від назви поля, а потім, тримаючи натиснутою клавішу <ctrl>, виділіть інші.
2. Виберіть команду Правка => Ключевое поле або клацніть на кнопці Ключевое поле панелі інструментів (на ній зображено ключ). Поряд із вибраним полем (або полями) з’явиться піктограма ключа.
Після заповнення нашої таблиці необхідно встановити ключове поле, яким тут буде поле Номер 1 та зберегти структуру таблиці. Для цього виконайте такі дії:
1. Виберіть команду Файл => Закрыть або двічі клацніть на піктограмі таблиці в лівому верхньому кутку вікна. З’явиться діалогове вікно із запитом про те, чи потрібно зберегти внесенні в таблицю зміни.
2. Клацніть на кнопці Да. З’явиться діалогове вікно Сохранение.
3. Введіть ім’я таблиці. У нашому прикладі Список, а потім клацніть на кнопці ОК.
Аналогічно розглянутому створюється і зберігається структура таблиці Консультация. При створенні структури цієї таблиці використовуються дані таблиці 4.
Вилучення, вставка та редагування полів
Вилучення, вставка та редагування полів проводиться в режимі Конструктора. Для зміни імені поля, типу або опису клацніть всередині потрібного поля і зробіть потрібні зміни.
Для вилучення поля спочатку виділіть його, клацнувши на кнопці зліва від назви поля. Потім виберіть в меню команду Правка => Удалить строки або натисніть клавішу <Delete>.
Для вставки нового поля між двома існуючими помістіть покажчик вставки туди, де повинне з’явитися нове поле, і виберіть команду Вставка => Строки або натисніть клавішу <insert>. Новий рядок з’явиться над тим рядком, в якому знаходиться покажчик.
Для переміщення поля на нове місце виділіть його, клацнувши на ньому один раз і, тримаючи натиснутою кнопку миші, перемістіть рядок в потрібне місце таблиці.
