Введение

СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ MICROSOFT

ACCESS

Введение

В настоящее время практически в любой области деятельности человека, включая архитектуру и искусство, задачи связаны с манипулированием информацией и данными. Для автоматизации хранения и обработки больших объёмов информации предназначены компьютерные системы, называемые системами управления базами данных (СУБД). Одной из самых распространённых СУБД является Microsoft Access, обеспечивающая полный и в тоже время простой набор инструментов, которые облегчают работы с базами данных.

Понятие базы данных (БД) можно применить к любой информации, в которой имеются связанные по определенному признаку элементы, хранимой и организованной особым образом – как правило, в виде таблиц. В качестве иллюстрации рассмотрим небольшую БД (см. рис. 1), в которой хранится информация о стипендии студентов. Информация внутри таблицы состоит из полей (столбцов), имеющих следующие имена:

· KOD – номер студенческого билета;

· NAME – фамилия и инициалы студента;

· GROUP – наименование учебной группы студента;

· STIP – размер начисленной стипендии в рублях.

Рис. 1.Пример таблицы БД "Стипендия"

По сути. БД – это некоторое подобие электронной картотеки, электронного хранилища данных, которое расположено в компьютере в виде одного или нескольких файлов. При этом возникает необходимость в выполнении ряда операций с БД, в частности:

· добавление новой информации в БД;

· изменение (модификация) информации в БД;

· поиск информации в БД;

· удаление ненужной информации из БД.

Приложение Access поддерживает табличную организацию БД и поэтому является реляционной СУБД. Информация, которую необходимо хранить в соответствующих БД, может быть представлена в практически любом формате, в частности текстовом, графическом, числовом, денежном, дата или время и т.д.

СУБД Access при обработке информации рассматривает БД как набор нескольких структурных элементов, каждый из которых может включать один или несколько объектов. Среди основных составляющих БД с точки зрения Access можно выделить следующие объекты:

· Таблицы. Представляют собой объекты, которые создаются пользователем для хранения информации о предметах или субъектах в определенной структуре. Любая таблица состоит из полей (столбцов) и записей (строк) (см. рис. 1).

· Запросы, Являются объектами, которые предназначены для получения требуемых данных из имеющихся в БД таблиц, При помощи запросов можно создавать выборки данных, добавлять или удалять информацию в определенной таблице.

· Формы. Представляют собой объекты, используемые для разработки интерфейса, при помощи которого происходит ввод данных пользователем, а также отображение имеющейся в БД информации на экране.

· Отчеты. Являются объектами, которые используются для подведения каких-либо итогов на основании имеющихся данных и вывода этих итогов в определенном формате на печать.

Работа с БД и таблицами