В настоящее время применяются два подхода: планирование информационной системы по методу «сверху - вниз» и планирование информационной системы по методу «снизу – вверх».
Планирование информационной системы по методу «вверх – вниз» предусматривает разработку плана информационной системы на основе определения наиболее полезных (с точки зрения руководства) для предприятия ее приложений.
Планирование информационной системы по методу «снизу – вверх» осуществляется исходя из существующих и возможных проблем с учетом необходимости преобразований на операционном уровне предприятия.
Традиционно информационное планирование затрагивает технические аспекты информационных систем – выбор компьютерной техники, разработку программного обеспечения, обучение сотрудников и внедрение новой системы. Осознание влияния информационной системы на бизнес привело к возрастанию внимания к взаимосвязям информационного и производственного планирования на предприятии. В идеале информационное планирование должно быть основано на понимании миссии организации и восприятии менеджментом внешней среды.
Конкретный плановый период характеризуется поставленными менеджментом целями, которые достигаются в процессе производства и предложения товаров и услуг (посредством различных бизнес-процессов). Менеджмент испытывает потребность в информации и сам же производит ее. Рассмотренные положения (рациональный метод принятия решений или метод «сверху – вниз») представлены на рис. 5.5.
Рис. 5.5. Последовательность разработки
информационного плана
Недостаток данного подхода заключается в том, что он инициирует завышенные ожидания по отношению к возможностям информационной системы. Имеются данные, согласно которым только 24 % проектов приводят к созданию новых работоспособных систем; 38 % внедренных систем вообще не входили в первоначальный план организации. Складывается впечатление, что плановики (консультанты и исполнители) постоянно игнорируют характеристики культуры организации, возможное сопротивление, традиции и требования групп, заинтересованных в создании информационной системы. Если пользователи не уверены в выгодах системы, они, скорее всего, отвергнут ее.
Ученые предполагают, что организационная культура, заинтересованные группы, сообщество пользователей и структура организации оказывают огромное влияние на разработку системы. Теоретические разработки и анализ практического опыта легли в основу метода планирования информационных систем «снизу – вверх».
Планирование «снизу – вверх» предполагает постепенное совершенствование существующих информационных систем, к которым предъявляются требования обеспечения новых рабочих процедур и новых взаимоотношений внутри организации, что позволяет менеджменту добиться повышения степени удовлетворения сотрудников процессом труда.
В планах по развитию информационной системы рассматриваются следующие вопросы:
· взаимосвязь информационной политики и стратегии предприятия;
· приоритеты информационной системы и программного обеспечения;
· темпы внедрения;
· технические аспекты – сети и телекоммуникации, операционные системы и аппаратные средства;
· сравнение расходов на внедрение информационной системы и ее преимуществ;
· кадровые и организационные аспекты: должности, степень ответственности и роли пользователей, а также экспертов информационного отдела; привлечение организацией консультантов по разработке информационной системы;
· обоснованность и соответствие предлагаемых систем механизмам организации;
· подходы и методы разработки информационной системы. Как оценивается расширенный круг пользователей и их умение работать с компьютерной техникой? Какими навыками обладают сотрудники информационного отдела? Как оцениваются желательный и текущий уровни организационной интеграции? Как будет оцениваться работоспособность системы в долгосрочном периоде – собственными силами или посредством заключения контракта на «управление удобствами», что позволит руководству сосредоточить все усилия на основных видах деятельности?
· защита данных и системы в целом. Различные пакеты прикладных программ и условия внешней среды требуют определенного уровня безопасности информационной системы. Общественные системы должны быть очень хорошо защищены; поэтому стоимость обеспечения их безопасности весьма высока;
· оценка технических возможностей конкурентов. Необходимость обращать внимание на современные тенденции в продвижении товара – заключение договоров с внешними телефонными службами, продажи через Интернет и т.д.
Перечисленные организационные взаимосвязи обусловливают особую важность процесса введения в действие информационной системы. Е. Мамфорд предложила метод «Эффективная техника внедрения информационных систем с учетом технического и человеческого факторов» (ЭТИКС) /11/.
В модели ЭТИКС используются следующие оценки степени удовлетворенности работников:
· удовлетворенность знаниями. Система позволяет использовать и развивать навыки и знания сотрудников;
· психологическая удовлетворенность. Система поддерживает личные стремления сотрудников и достижению успеха, признанию, продвижению по службе или повышению благосостояния;
· удовлетворенность эффективностью работы. Система предлагает схему приемлемого для работников финансового вознаграждения и нормальную степень управленческого контроля;
· удовлетворенность структурой задач. Система отвечает потребностям работников в разнообразии, интересе, взаимопонимании и самостоятельности;
· этическая удовлетворенность. Высокая степень общности систем ценностей работодателей и сотрудников.
Цель данного подхода – создание не только работоспособных, но и привлекательных для сотрудников информационных систем, повышающих мотивацию и удовлетворенность трудом работников, что является реализацией концепции социотехнических систем организации.
Социотехнический подход – стратегия разработки информационных систем, заключающаяся в постоянном повышении результатов деятельности предприятия и улучшении условий труда сотрудников. Особое значение при внедрении информационных систем имеют участие пользователей и поддержка со стороны менеджеров высшего звена.
Ключевым условием успешного внедрения информационных систем является четкое и определенное содействие руководства организации: проявление внимания к ходу работ, стабильное финансирование и собственные усилия высших менеджеров.
Информационное видение – это представление о желательном способе использования информации в будущем.
Перед тем, как приступить к разработке и внедрению информационной системы, необходимо ответить на вопрос о том, как предприятие будет использовать информационные технологии и информационные системы, что является основным условием появления конкретного плана по практической реализации информационного видения на практике. Принцип полностью автоматизированного офиса вряд ли будет воплощен в реальность в силу практических ограничений информационных технологий /13/. Виртуальные организации не имеют физического месторасположения, индивиды работают на дому, в дороге или на территории клиента. Они оснащены мобильной связью и мощными портативными компьютерами. Формы виртуальной организации наиболее адекватны небольшим компаниям в сфере услуг, не «робеющим» перед современными технологиями.
На протяжении многих лет информационные технологии использовались для автоматизации определенных бизнес-функций; сегодня их возможности существенно расширились. В частности получила распространение практика, когда рабочий стол и установленный на нем компьютерный терминал не имеют конкретного «хозяина» и им пользуются по мере необходимости разные сотрудники (так называемая практика «горячего рабочего стола»). Предприятие только выигрывает от сокращения расходов на содержание информационного пространства и оборудования. Реальную безопасность обеспечивают пароли. Личные файлы хранятся централизованно. Доступ к ним возможен из любой части системы. Физическое месторасположение сотрудника при централизованных системах данных не имеет особого значения. Воспользуются ли предприятия преимуществами современных технологий, зависит от них.
