Первый шаг при установке или модернизации информационной системы с точки зрения команды программистов или торгового представителя (провайдера) – определение информационных потребностей предприятия.
Выделяются два возможных подхода:
· анализ потребностей клиентов в информации, необходимой для принятия решений и эффективного управления. Обычно задаются следующие вопросы: «В чем состоят Ваши задачи? Что Вам необходимо знать, чтобы выполнить их? Какие решения Вам приходится принимать? Какие данные Вам необходимы для принятия этих решений?»;
· анализ стоящих перед клиентом задач и характера необходимой для их решения информации. На его первой стадии проводится опрос работников предприятия, осуществляется наблюдение за их деятельностью.
На основе полученных в ходе анализа выводов составляется план-схема информационной системы заказчика, на которой отображаются потоки данных и отношения между подразделениями предприятия.
Когда у исполнителя проекта появляется четкое представление об информационных потребностях предприятия, он определяет тип системы, которая способна обеспечить заказчика необходимыми данными. Затем принимается решение о приобретении готовой информационной системы или разработке собственной. Каждый из вариантов имеет свои преимущества и недостатки.
Для удовлетворения разнообразных информационных потребностей предприятий разрабатываются различные пакеты прикладных программ. Они требуют меньших затрат внутренних ресурсов, значительно ускоряют развитие информационных систем, имеют большие возможности в управлении с программными продуктами, которые могут разработать сами предприятия.
Несмотря на привлекательность готовых пакетов прикладных программ, их приобретение сопряжено с определенным риском: функциональности, возможности производителя пакетов прикладных программ, уровня обслуживания пользователя.
Альтернативный вариант – разработка совершенно новых пакетов прикладных программ, отвечающих специфическим требованиям предприятия. Данная работа может выполняться как собственными специалистами, так и сторонними экспертами. Обычно выделяют разработку информационных систем по методам «водопада», эволюционному и инкрементальному /12/.
Метод «водопада» предполагает разделение процесса разработки на стадии, которые следуют одна за другой в строгой последовательности: планирование, анализ, разработка, реализация, внедрение. Недостатки данного подхода: проблема ожиданий пользователей, время, разделение задач.
Эволюционное улучшение характеристик информационных систем позволяет в достаточно сжатые сроки создать работоспособную систему. Успех эволюционного метода во многом зависит от степени взаимопонимания между пользователями и разработчиками.
Инкрементальный метод разработки информационных систем предполагает разделение процесса в целом на несколько подзадач и их решение сотрудниками информационного отдела под лозунгом: «Если Вы не понимаете, что Вы делаете, не перетруждайте себя». При использовании данного метода обычно применяется техника создания рабочей модели (прототипа) информационной системы.
В последнее время все большую популярность приобретает стратегия «управления удобствами», когда предприятие ликвидирует отдел информационных технологий и получает разработку и обслуживание информационных систем независимой компании-подрядчику. За счет этого предприятие сокращает накладные расходы и сосредотачивается на основных видах деятельности.
Итак, решение о выборе программного обеспечения информационных систем определяется корпоративной политикой, доступностью пакета прикладных программ и требованиями предприятия.
Внедрение информационных систем не ограничивается работой программистов или приобретением отвечающих информационным потребностям предприятия пакетов прикладных программ. Информационные системы оказывают влияние на деятельность работников, так и их отношения с руководством. Поэтому внедрение новой информационной системы следует рассматривать с социальной, технической, организационной, экономической и политической точек зрения. Менеджеры, принимающие во внимание все эти факторы, в конечном итоге добиваются успеха в реализации проекта.
Большинство компьютеризированных информационных систем оказывает значительное влияние на деятельность предприятий, так как они изменяют рабочие задачи и уровень навыков, необходимых для их выполнения.
Компьютеризированные информационные системы радикально ускоряют и значительно облегчают выполнение рутинных операций. Установленные в торговой сети системы электронного обмена данными позволяют поддерживать постоянную связь с поставщиками, что приводит к изменению функций отделов закупок, так как размещение заказов производится автоматически. Однако существенно возрастает роль совместного планирования торговых учреждений и поставщиков.
Современные информационные системы позволяют предприятиям децентрализовать одни функции и централизовать другие. Торговые аспекты имеют возможность в любой момент подключиться к корпоративной базе данных и получить информацию о тенденциях, популярных товарах; соответственно повышается уровень обслуживания покупателей. Организуются централизованные продажи по телефону, чем успешно пользуются банки и другие продавцы услуг. Централизация позволяет сократить себестоимость продаж и улучшить конкурентные позиции организации.
Используя информационную систему, менеджмент головного офиса ужесточает контроль над деятельностью дочерних компаний и филиалов, так как оперативно получает всю необходимую информацию и оценивает целесообразность действий руководителя филиала сразу же после их осуществления, не ожидая еженедельного или ежемесячного отчета.
Выделяются следующие основные причины создания неудачных информационных систем:
· неправильное представление о потребностях пользователей;
· требования заказчика приносятся в жертву возможности применения новейшего, но неадекватного конкретной ситуации технического метода;
· во время разработки информационной системы в бизнесе заказчика происходят существенные изменения;
· недооценка времени и средств на разработку системы;
· конфликты во время установки информационной системы, вызванные желанием подразделений отстоять привычные системы.
