На рис.2.5. показаны пиктограммы открытой вкладки Создание таблиц.
Рис.2.5. Разделы вкладки Создание таблиц.
Новый интерфейс пользователя в Office Access 2007 содержит ряд элементов для работы с приложением. Эти новые элементы были введены для того, чтобы можно было легче овладеть навыками работы с Access и быстрее находить нужные команды. Новый дизайн упрощает доступ к функциональным возможностям, которые раньше можно было не заметить из-за сложной структуры меню и панелей инструментов. Новое окно Приступая к работе с Microsoft Office Accessпомогает сократить время на знакомство с приложением и обеспечивает быстрый доступ к средствам для начала работы, в числе которых - комплект профессионально разработанных шаблонов. Наиболее важный новый элемент меню называется лентой. Это широкая полоса, расположенная в верхней части окна программы, на которой расположены группы команд. На ленте находятся все команды, которые раньше были размещены в различных меню и панелях инструментов. Вкладки ленты объединяют логически связанные команды.
В Office Access 2007 основные вкладки ленты –Главная, Создание, Внешние данные и Работа с базами данных. Каждая вкладка содержит группу связанных команд, которые могут открывать другие новые элементы интерфейса, напримерколлекцию – элемент управления,позволяющий выбирать варианты по внешнему виду.
К основным элементам нового интерфейса пользователя в Office Access 2007 относятся следующие.
ОкноПриступая к работе с Microsoft Office Access– область, отображаемая при запуске приложения Access из меню Пуск в Windows или с помощью ярлыка на рабочем столе.
Лента – область в верхней части окна программы, в которой можно выбирать команды. Вкладка команд Команды, собранные по определенным логическим связям. Контекстная вкладка команд Вкладка с командами, зависящими от контекста- объекта, с которым работает пользователь, или выполняемой задачи.
Коллекция Элемент управления с отображением внешнего вида вариантов выбора, позволяющий заранее представить ожидаемые результаты.
Панель быстрого доступа. Единственная стандартная панель инструментов, предусмотренная в интерфейсе ленты. Она обеспечивает доступ одним нажатием кнопки к наиболее часто используемым командам, например Сохранить и Отменить.
Область переходов. Область в левой части окна, в которой отображаются объекты базы данных. Область переходов заменяет окно базы данных, использовавшееся в более ранних версиях Access.
Вкладки документов Таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы и макросыотображаются в виде документов на вкладках.
Строка состояния. Полоса в нижней части окна программы, в которой отображаются сведения о состоянии и располагаются кнопки, позволяющие изменить представление.
Мини-панель инструментов. Прозрачный элемент, подключенный к объекту, который появляется над выбранным текстом и позволяет легко отформатировать его. При открытии имеющейся или создании новой базы данных имена объектов базы данных появляются в области переходов Все объекты Access:таблицы, формы, отчеты, страницы, макросы, модули.
Например, чтобы добавить строку в таблицу в режиме таблицы, следует открыть таблицу из области переходов. Чтобы открыть объект базы данных или применить к нему команду, щелкните его правой кнопкой мыши и затем выберите команду в контекстном меню. Команды контекстного меню зависят от типа объекта.
Режим конструктора– окно, в котором отображается макет следующих объектов базы данных: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и страницы доступа к данным. В этом режиме сначала создаем структура таблицы, а затем переключаемся в режим таблицы для ввода данных. Вне зависимости от того, в каком режиме начата работа, всегда возможно переключение в другой режим с помощью кнопок режимов в строке состояния окна Access. На вкладке Созданиев группе Таблицы щелкните Конструктор таблиц. Для каждого поля в таблице введите имя в столбце Имя поля, а затем в списке Тип данныхвыберите тип данных. Когда все необходимые поля будут добавлены, сохраните таблицу. Щелкните значок Кнопка Microsoft Office , а затем выберите команду Сохранить. Чтобы начать вводить данные в таблицу, переключитесь в режим таблицы, щелкните первую пустую ячейку и начните ввод. При открытии таблицы в режиме конструктора контекстные вкладки содержат команды, которые используются для работы с таблицей только в этом режиме. Например, при открытии таблицы в режиме конструктора рядом с вкладкой Работа с базами данных появляется контекстная вкладка Конструктор. Если щелкнуть вкладку Конструктор, на ленте появятся команды, доступные только для объекта в режиме конструктора.
Рис. 2.7. Последовательность действий при создании таблицы
Если ни один из шаблонов не отвечает необходимым требованиям, можно создать собственную базу данных. Для создания пустой базы данных необходимо выполнить следующие действия (см.рис. 2.7.):
Запустите Microsoft Access.
1.На странице Начало работы с Microsoft Office Accessнажмите кнопку Новая база данных.
2.В области Новая база данныхв поле Имя файлавведите имя файла ( Student ). Если не вводить расширение имени файла (accdb), Access его добавляет. Чтобы выбрать расположение файла, нажмите кнопку Обзор(кнопка с изображением папки рядом с полем Имя файла, просмотрите и выберите новое расположение, а затем нажмите кнопку ОК) После ввода имени файла нажмите кнопку Создать.
3.Выберите режим создания таблицы Режим таблицы. Microsoft Access создаст базу данных, а затем откроет пустую таблицу (с именем«Таблица1»)в режиме таблицы (Режим таблицы– окно, в котором данные из таблицы, формы, запроса, представления или хранимой процедуры выводятся в формате строк и столбцов. В режиме таблицы выполняется: изменение значений полей, добавление или удаление данных и поиск данных). Access помещает курсор в первую пустую ячейку в столбце
4.Введите наименование поля в позицию Добавить поле. (например, Фамилия). Повторите пункт 4 для каждого нового поля новой таблицы.
5.Вводите данные для каждого поля в текущую строку таблицы (если есть данные) Ввод данных в режиме таблицы похож на ввод данных в электронную таблицу Microsoft Excel. Основное ограничение заключается в том, что данные следует вводить в смежные строки и столбцы, начиная с левого верхнего угла таблицы. Не следует пытаться форматировать данные, добавляя пустые строки и столбцы, как в электронной таблице Microsoft Excel, поскольку это приведет к потере места в таблице. Таблица только содержит введенные данные. Наглядное представление данных обеспечивается с помощью форм и отчетов, которые создаются позже.
Структура таблицы создается при вводе данных. Каждый раз при добавлении в таблицу нового столбца определяется новое поле. В Microsoft Access тип данных (тип данных)- характеристика поля, определяющая тип данных, который может содержать это поле. Существуют следующие типы данных: Boolean, Integer, Long, Currency, Single, Double, Date, String и Variant (по умолчанию).Тип поля задается на основе типа введенных данных. Например, если в столбце введены только значения дат, тип данных этого поля задается как «Дата/время». Если впоследствии попытаться ввести в это поле значение другого типа (например, имя или номер телефона),появится сообщение о том, что значение не соответствует типу данных этого столбца. По возможности следует планировать таблицу таким образом, чтобы каждый столбец содержал один тип данных (текст, даты, номера или другой тип). Это позволит упростить построение запросов, форм и отчетов, для которых будут использоваться только необходимые данные. После вода данных в таблицу (или если на данном этапе не планируется вводить данные), нажмите кнопку Закрытьтаблицу (кнопка с крестиком справа в таблице).
6. В появившемся окне с именем Сохранение в поле Имя таблицывведите имя новой таблице (например, Sotrudnic) и щелкните по кнопке ОК.
В результате этих действий, будет создана база данных с именем Student, в которую будет записана новая таблица с именем Sotrudnic.
В последующем можно открыть созданную базу данных и выбрать из нее нужную таблицу для работы с ней (редактировать, добавлять новые записи, удалять записи, сортировать, просматривать, фильтровать и т.д.)
Рис.2.8. Пиктограммы режимов создания таблицы.
Можно добавить новую таблицу в существующую базу данных с помощью инструментов в группе Таблицына вкладке Создание. Для создания таблицы можно использовать один из следующих режимов: режим Таблица,либо Режим конструктора.Чтобы создать пустую таблицу в режиме таблицы нужно щелкнуть по кнопке Таблица. Это позволит сразу же начать ввод данных, а структура таблицы будет создаваться в процессе работы.
В режиме конструктора появляется окно, в котором отображается макет следующих объектов базы данных: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и страницы доступа к данным, чтобы сначала создать структуру таблицы, а затем переключиться в режим таблицы для ввода данных. Вне зависимости от того, в каком режиме начата работа, всегда возможно переключение в другой режим с помощью кнопок режимов в строке состояния окна Access.
В режиме таблицы можно начать вводить данные немедленно, структура таблицы будет создана Access автоматически. Имена полей задаются номерами («Поле1», «Поле2»и т. д.), тип данных поля определяется на основе типа вводимых данных.
На вкладке Таблица в группе Поляи столбцыщелкнитеНовое поле. Access отобразит область Шаблоны полей, в которой содержится список часто используемых типов полей. Если перетащить одно из этих полей в таблицу, Access добавит поле с таким именем и задаст для него свойства, соответствующие этому типу. Позже эти свойства можно изменить. Перетащите поле в область таблицы, содержащую данные. Появляется вертикальная полоса вставки, показывающая, где будет расположено поле. Чтобы добавить данные, начните их вводить в первой пустой ячейке. Чтобы переименовать столбец (поле),дважды щелкните заголовок столбца и введите новое имя. Рекомендуется присваивать полям значимые имена, чтобы при виде областиСписок полейбыло понятно, что содержится в каждом из полей.
Когда все необходимые поля будут добавлены, сохраните таблицу. Для этого: Щелкните значокКнопка Microsoft Office. иВыберите команду Сохранить.
Чтобы начать вводить данные в таблицу, переключитесь в режим таблицы, щелкните первую пустую ячейку и начните ввод. Если в процессе ввода данных потребуется добавить в таблицу одно или несколько полей, начните вводить данные в столбце Добавить поле в режиме таблицы или добавьте новые поля с помощью команд на вкладке Таблица в группе Поля и столбцы.
Можно добавить новую таблицу в существующую базу данных с помощью инструментов в группе Таблицына вкладке Создание(см. рис.2.5.).
Для добавления нового поля в существующую таблицу необходимо выполнить следующие действия.
1.Щелкните значок Кнопка Microsoft Office, а затем выберите команду Открыть.
2.В диалоговом окне Открытие файла базы данных выберите и откройте базу данных.
3.В области переходов дважды щелкните одну из имеющихся таблицдля ее открытия.
4. Введите данные в ячейку под заголовком столбца Добавить поле.
5.Щелкните значок Кнопка Microsoft Office, а затем выберите команду Открыть.
6.В диалоговом окне Открытие файла базы данныхвыберите и откройте базу данных.
7.На вкладке Создание в группе Таблицы щелкните Таблица.
8.Введите данные в ячейку под заголовком столбца Добавить поле.
При вводе данных в новый столбец Office Access 2007 автоматически распознает соответствующий тип данных для этого поля. Например, при вводе в столбец даты «1.01.2006» Office Access 2007 распознает, что введена дата, и задает для этого поля тип данных «Дата/время». Если на основании введенных данных приложение Access не может точно определить тип данных, задается тип данных «Текстовый». Чтобы явным образом задать тип данных и формат для поля, переопределив тип, назначенный Office Access 2007, используйте командыв группеФорматирование и тип данныхна вкладке Режим таблицы.
При задании типа данных для каждого поля таблицы необходимо выполнить следующие действия.
На вкладке Режим таблицы в группе Форматирование и тип данныхщелкните Тип данных. И выберите нужный тип данных
На вкладке Режим таблицы в группе Форматирование и тип данныхщелкните Формат.И выберите нужный формат.
Если поле добавляется путем ввода данных в ячейке под заголовком Добавить поле,Office Access 2007 автоматически назначает имя этому полю: «Поле1» для первого поля, «Поле2» для второго поля и т. д. Рекомендуется использовать описательные имена полей. Для изменения имени поля щелкните его заголовок правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню командуПереименовать столбец.
Имена полей могут содержать до 64 знаков (цифр или букв), включая пробелы. Рекомендуется присваивать полям описательные имена, чтобы легко различать их при просмотре или изменении записей. Например, можно использовать такие имена полей, как «Фамилия», «Номер группы», Специальность» и т.д..
Рис.2.9. Последовательность действий при создании таблицы
