Добавление таблиц к существующей базе данных осуществляется командами группы Таблицы на вкладке Создать.
Рис.2.4.
Создание таблицы в режиме таблицы. В режиме таблицы можно начать ввод данных сразу, структура таблицы при этом будет создаваться автоматически. Полям присваиваются имена с последовательными номерами («Поле1», «Поле2» и т. д.). Приложение Access автоматически задает тип данных для каждого поля в зависимости от вводимых данных.
1. На вкладке Создание в группе Таблицы щелкните Таблица.
Приложение Access создаст базу данных с пустой таблицей с именем «Таблица1» и откроет эту таблицу в режиме таблицы. При этом будет выделена первая пустая ячейка столбца Добавить поле.Если столбец Добавить поле не отображается, возможно, вместо режима таблицы выбран режим конструктора. Чтобы переключиться в режим таблицы, в области переходов дважды щелкните таблицу. В приложении Access появится предложение сохранить новую таблицу, а затем произойдет переключение в режим таблицы.
2. На вкладке Таблица в группе Поля и столбцы щелкните Новое поле.
В приложении Access отображается область Шаблоны полей со списком обычно используемых типов полей. Если дважды щелкнуть или перетащить одно из этих полей в таблицу, будет добавлено поле с этим именем и заданы соответствующие типу этого поля значения свойств. При необходимости эти свойства можно затем изменить. Необходимо перетащить это поле в область таблицы, содержащую данные — появится вертикальная линия вставки, указывающее место вставки поля.
3. Чтобы добавить данные, начните их вводить в первую пустую ячейку или вставьте данные из другого источника (описание см. в разделе Копирование данных из другого источника в таблицу Microsoft Access).
4. Для переименования столбца (поля) дважды щелкните заголовок столбца и введите новое имя. Рекомендуется присваивать полям значимые имена, чтобы при просмотре области списка полей было понятно, что содержится в каждом поле.
5. Для перемещения столбца сначала щелкните его заголовок, чтобы выделить столбец, а затем перетащите столбец в нужное место.
Кроме того, можно выбрать сразу несколько смежных столбцов, а затем одновременно перетащить их в новое место. Чтобы выбрать несколько последовательно расположенных столбцов, щелкните заголовок первого столбца, а затем, удерживая нажатой клавишу SHIFT, щелкните заголовок последнего столбца.
Создание таблицы в режиме конструктора. В режиме конструктора сначала создается структура новой таблицы. Затем можно переключиться в режим таблицы для ввода данных или ввести данные, используя другой метод, например вставку или импорт.
1. На вкладке Создание в группе Таблицы щелкните Конструктор таблиц.
2. Для каждого поля в таблице введите имя в столбце Имя поля, а затем в списке Тип данных выберите тип данных. Если столбцы Имя поля и Тип данных не отображаются, возможно, вместо режима конструктора выбран режим таблицы. Чтобы переключиться в режим конструктора, в области переходов щелкните таблицу правой кнопкой мыши, а затем выберите команду Режим конструктора . Будет предложено ввести имя для новой таблицы, а затем произойдет переключение в режим конструктора.
3. При желании можно ввести описание для каждого поля в столбце Описание. Это описание будет отображаться в строке состояния, когда в режиме таблицы курсор будет находиться в данном поле. Это описание также отображается в строке состояния для любых элементов управления в форме или отчете, которые создаются путем перетаскивания этого поля из области списка полей, и любых элементов управления, которые создаются для этого поля при использовании мастера отчетов или мастера форм.
4. Когда все необходимые поля будут добавлены, сохраните таблицу:
§ Щелкните значок Кнопка Microsoft Office , а затем выберите команду Сохранить.
5. Чтобы добавить данные, переключитесь в режим таблицы начните их вводить, щелкнув первую пустую ячейку.
Создание таблицы на основе шаблона. В приложении Access имеются шаблоны для часто используемых типов таблиц. Одним щелчком мыши можно создать полную, сконфигурированную и готовую к использованию структуру таблицы. Чтобы привести таблицу в соответствие со своими запросами пользователь может добавлять или удалять поля.
1. На вкладке Создание в группе Таблицы щелкните Шаблоны таблицы и затем выберите из списка один из доступных шаблонов.
2. Данные можно ввести в первую пустую ячейку таблицы или вставить их из другого источника в соответствии с инструкцией, приведенной в разделе Копирование данных из другого источника в таблицу Access.
§ Удаление столбца
Щелкните заголовок столбца правой кнопкой мыши, а затем выберите команду Удалить столбец .
§ Добавление столбца
На вкладке Таблица в группе Поля и столбцы щелкните Новое поле.
В приложении Access будет отображена панель Шаблоны полей, которая содержит список наиболее часто используемых типов полей. При двойном щелчке или перетаскивании одного из этих полей на лист в приложении Access добавляется поле с этим именем, а его свойствам присваиваются значения, соответствующие выбранному типу поля. Эти свойства можно изменить позднее. Поле необходимо перетащить в область листа, содержащую данные: при этом появится вертикальная линия вставки, показывающая расположение поля.
3. Сохранение таблицы.
§ Щелкните значок Кнопка Microsoft Office , а затем выберите команду Сохранить.
Задание свойств полей в режиме конструктора. При создании таблицы в режиме таблицы или конструктора рекомендуется проверить и задать свойства полей. Это можно сделать только в режиме конструктора. Для перехода в режим конструктора в области переходов щелкните таблицу правой кнопкой мыши, а затем выберите команду Режим конструктора. Для отображения свойств полей щелкните поле на сетке конструктора. Свойства отображаются под сеткой конструктора в области Свойства поля. Щелкните свойство поля для просмотра его описания в поле, расположенном рядом со списком свойств в области Свойства поля. Дополнительную информацию можно получить, нажав клавишу F1.
. Будет предложено ввести имя для новой таблицы, а затем произойдет переключение в режим конструктора.
, а затем выберите команду Сохранить.
.