Запрос на создание таблицы сохраняет результаты выборки в отдельной таблице.Перекрестные запросы предназначены для группирования данных и представления их в
компактном виде. Запрос можно создать самостоятельно или воспользоватьсяМастером запросов.
Формы - основное средство для создания диалогового интерфейса приложения с пользователем. Форма представляет собой специальный формат экрана, используемый для разных целей, чаще всего для ввода данных в таблицу и просмотра одной записи. Формы позволяют вводить данные, корректировать их, добавлять и удалять записи. Можно создавать формы для работы одновременно с несколькими взаимосвязанными таблицами. Форма, использующая данные из нескольких таблиц, должна быть основана на запросе, включающем данные из этих таблиц.
С применением форм можно представлять записи в удобном для пользователя виде - в виде привычных документов: бланков, экзаменационных ведомостей и т.д. Формы ввода-вывода позволяют вводить данные в базу, просматривать их, изменять значения полей, добавлять и удалять записи.
Все элементы, добавляемые в форму, - поля, надписи, списки, переключатели, кнопки, линии - являются элементами управления.
Отчеты - предназначены для формирования выходных документов, содержащих, к примеру, результаты решения задач пользователя для дальнейшего вывода их на печать, и вместе с тем это способ вывода данных из базы на печать в том виде, в котором требуется пользователю. Например, в виде справок об обучении, экзаменационных ведомостей, таблиц, объединенных каким-либо признаком, и др. С помощью отчета можно расположить информацию на листе в удобном для пользователя виде с различным оформлением. Можно разработать отчет самостоятельно с помощьюКонструктора, использовать готовые варианты оформления, (автоотчеты) или создать отчет с помощьюМастера.
Страницы - Web-страницы, поддерживающие связь с базой данных и позволяющие просматривать, редактировать и вводить данные в БД, работая в окне браузера.
Макросы - Макросом называют набор из одной или более макрокоманд, выполняющих определенные операции, такие, как открытие форм или печать отчетов. Макросы могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых задач. Например, при нажатии пользователем кнопки можно запустить макрос, который распечатает отчет.
Модули - содержат процедуры, записанные на языке Visual Basic for Application. К примеру,
Существует несколько режимов создания таблиц, но, что вполне логично, все они приводят к одной и той же цели - созданию таблицы. Я предлагаю рассмотреть вариант создания таблицы в режиме конструктора. Он удобен, прост в общении и, что в Access немаловажно, дает полный контроль над полями создаваемой таблицы.
Рассмотрим окно конструктора таблиц.
В верхней части окна существует три столбца: Имя поля (наименование поля таблицы), Тип данных (тип данных, которое с которыми данное поле будет работать) и Описание (объяснение "нормальным" языком, для чего данное поле предназначено).
В нижней части окна, представлены свойства данного поля в виде двух закладок: Общие (позволяет настроить данное поле, к примеру для Текстового типа данных указать его размер, для Дата/время - формат работы с датой) и Подстановка (позволяет ассоциировать данное поле с некоторым элементом управления, который будет использован при создании формы таблицы).
В Access допускается использование девяти типов данных. Рассмотрим эти типы.
Текстовый - тип данных по умолчанию. Текст или цифры, не участвующие в расчетах. Число символов в поле не должно превышать 255. Максимальное число символов, которое можно ввести в поле, задается в свойстве Размер поля. Пустые символы в неиспользуемой части поля не сохраняются.
Поле МЕМО - длительный текст, например некоторое описание или примечание. Максимальная длина 64 000 символов.
Числовой - числовые данные, используемые в математических вычислениях. Конкретные варианты числового типа и их длина задаются в свойстве Размер поля.
Денежный - для проведения денежных расчетов определен тип данных Денежный. Денежные значение и числовые данные, используемый в расчетах, проводящихся с точностью 15 знаков в целой и до 4 знаков в дробной части. Длина поля 8 байт. При обработке числовых значений из денежных полей выполняются вычисления с фиксированной точкой более быстрые, чем вычисления для полей с плавающей точкой, кроме того, при вычислениях предотвращается округление. Учитывая сказанное, рекомендую для полей, в которых планируется хранить числовые значения с указанной точностью, использовать денежный тип данных.
Дата/Время- Значения даты или времени, относящиеся к годам с 100 по 9999 включительно. Длина поля 8 байт.
Счетчик - тип данных поля, в которое для каждой новой записи автоматически вводятся уникальные целые, последовательно возрастающие (на 1) числа. Значения этого поля нельзя изменить или удалить. Длина поля 4 байта для длинного целого, для кода репликации 128 байт. В таблице не может быть более одного поля этого типа. Используется для определения уникального ключа таблицы.
Логический - логические данные, которые могут иметь одно из двух возможных значений Да/Нет; Истина/Ложь; Вкл./Выкл.
Поле объект OLE- Объект (например, рисунок), связанный или внедренный в таблицу Access. Длина поля - до 1 Гигабайта. Для полей типа OLE и MEMO не допускается сортировка и индексирование.
Гиперсылка - в качестве гиперссылки можно указывать путь к файлу на жестком диске, адрес URL. Максимальная длина 64 000 символов.
Мастер подстановок - выбор этого типа данных запускает мастер подстановок. Мастер строит для поля список значений на основе поля из другой таблицы. Значения в такое поле будут вводиться из одного из полей списка. Проще говоря, данный тип позволяет определить вычисляемое поле.
Под созданием базы данных понимается:
1) теоретическое продумывание, проектирование структуры будущих таблиц и их взаимных связей в базе данных;
2) создание структуры этих таблиц в компьютере;
3) установление связей таблиц базы данных в компьютере;
4) заполнение таблиц реальными данными (возможно, с использованием форм).
Использование базы данных означает создание для практических целей запросов и отчетов.
