Использование фильтра.

Существуют четыре способа, используемые для отбора записей с помощью фильтров: фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр, поле Фильтр для и расширенный фильтр.

Фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр и поле Фильтр для являются самыми простыми способами отбора записей. Если можно легко найти и значение, которое должны содержать отбираемые записи, следует использовать фильтр по выделенному фрагменту. Обычный фильтр используется для выбора искомых значений из списка без просмотра всех записей в таблице или форме, или при указании нескольких условий отбора одновременно. Поле Фильтр для используется, если фокус ввода находится в поле формы или таблицы и нужно ввести конкретное искомое значение или выражение, результат которого будет использоваться в качестве условия отбора.

Установите курсор в поле, по которому хотите отфильтровать записи. Выделите образцовую запись и щелкните по значку в панели инструментов. На экране отразятся только интересующие пользователя записи. Для изменения фильтра воспользуйтесь значком , а для отключения его кнопкой (или соответствующими пунктами в меню Записи-Фильтр.

Для просмотра результатов работы любого фильтра, кроме фильта по выделенному, в меню Фильтр (появляющемся после вызова фильтра) выбрать пункт Применить фильтр.

Для создания сложного фильтра щелкните по значку изменения фильтра; затем по первому из полей и выберите в нем значение поля; затем по пустой строке под названием следующего поля, участвующего в фильтре и выберите значение поля. Создается фильтр типа И.Для создания фильтра типа ИЛИнобходимо щелкнуть по соответствующему ярлыку в нижней части вкладки.

Для создания более сложного фильтра в полях ледует записать выражение для фильтра по образцу приведенного ниже.

При отборе информации из таблицы может быть сформулировано достаточно сложное условий. В такой ситуации удобно воспользоваться расширенным фильтром. Для этого нужно в меню ЗАПИСИ выбрать СЛОЖНЫЙ ФИЛЬТР. На экран выведется бланк фильтра.

В строке ПОЛЕ следует указать поля, определяюшие условие отбора (шелчком в списке полей), а в строке УСЛОВИЯ записать логическое условие отбора. Знак «=» не пишется. Возможно применение логических операторов «Like”, ”In”, “Beetween” (они будут рассмотрены позднее при изучении запросов).

Результаты отбора данных фильтром из таблицы НЕ СОХРАНЯЮТСЯ! Фильтр работает только с текущей ЕДИНСТВЕНОЙ таблицей.
Контрольные вопросы

1. Как следует подготовить данные в ЭТ Excel для импорта?

2. Где содержится информация о количестве и номере текущей записи?

3. Почему нельзя удалить ошибочно удаленную запись?

4. Почему, в отличии от ЭТ Excel, нельзя провести сортировку 2-х полей в разных направлениях?

5. Для чего применяются фильтры?

Построение связей между таблицами.

Лекция.

Между таблицами, составляющими проект, можно установить связь, необходимую для построения ссылок и поиска справочных данных. При создании связи между таблицами связываемые поля могут иметь разные имена, но они должны иметь одинаковый тип данных ( поле первичного ключа может иметь тип «счетчик» и связываться с числовым полем).

Порядок работы:

1. Закройте все открытые таблицы. Создавать или изменять связи между открытыми таблицами нельзя.

2. Нажмите кнопку Схема данных на панели инструментов.
3. Если в базе данных еще не определены связи, автоматически открывается диалоговое окно Добавление таблицы. Выбрать таблицы для создания связей, иначе в контекстном меню выбрать «Добавить таблицу»

4. Чтобы установить связи между полями, выберите поле в одной таблице и перетащите его на соответствующее поле во второй таблице. Флажок «Обеспечить целостность данных» будет отслеживать правильность

набора полей, связанных с соответствующими ключевыми полями).

Общая схема имеет вид: (связи 1 (справка) ко многим (исходные данные). Схема сохраняется и является принадлежностью проекта.

После установления связей таблицы, имеющие первичные ключи, примут вид:

Здесь знак «+» рядом с каждым значением ключевого поля означает возможность показа информации для соответствующего значения в связанной таблице. Так в данном примере каждому товару из таблицы «Цена» соответствует неограниченное количество записей в таблице «Продажи».
Контрольные вопросы

1. Для чего устанавливаются связи между таблицами проекта?

2. Какие бывают виды связей?

3. Что принципиально позволяет установка связи с обеспечением целостности?

4. Почему при закрытии проекта связи не разрушаются?