К современным информационным системам (ИС), автоматизирующим деятельность различных учреждений, год от года предъявляются все более жесткие требования. Хорошая ИС, позволяющая автоматизировать процессы регистрации, накопления и анализа данных, -- это мощное средство в конкурентной борьбе. Использование автоматизированных систем позволяет заняться технически невозможными или нерентабельными ранее видами бизнеса, контролировать состояние бизнеса в реальном времени. Возможность постоянного оперативного доступа к аналитической информации делают ИС незаменимым инструментом в принятии оперативных, тактических, а порой, и стратегических решений.
В каждой ИС можно выделить три основных равнозначных компонента -- данные, хранимые системой, алгоритмы обработки данных и способы представления информации. При оценке качества ИС всем этим компонентам должно уделяться одинаковое внимание. Нельзя признать удовлетворительной систему, способную, например, хранить противоречивые данные, или выполнять обработку данных по алгоритмам, которые не соответствуют бизнес - процессам, принятым в организации, или представлять информацию в виде, неудобном для обработки оператором. Важным требованием является также способность системы сохранять работоспособность при работе в распределенной и (или) разнородной (гетерогенной) сети.
Для создания ИС разработчиками программных продуктов используются различные подходы и инструментальные средства, важнейшим из которых является система хранения и управления данными.
Реляционный принцип организации СУБД, ставший уже классическим, был предложен в 1970 г., а несколько лет назад большие надежды стали возлагать на так называемые объектные СУБД, способные хранить данные любых типов и с любой взаимной связью. Объектные СУБД не имеют ограничений, характерных для реляционных систем. Однако надежды не оправдались, и объектные базы данных заняли довольно узкую нишу на рынке систем хранения и обработки информации, найдя применение в основном в научной сфере. Массового распространения объектные СУБД практически не получили.
Важнейшим параметром СУБД после надежности является ее производительность. Принципиальной особенностью реляционной модели хранения данных является существенная зависимость скорости выборки данных от способа их индексации.
В последнее время производители СУБД все больше внимания уделяют проблемам аналитической обработки накопленной в БД информации. Почти все ведущие поставщики предлагают продукты по автоматизации анализа данных (OLAP), тесно интегрированные с их СУБД, и даже включают некоторые аналитические функции в дистрибутив основного продукта. Эволюция аналитических систем и систем поддержки принятия решений происходит в направлении усложнения структур данных, применяемых для анализа и ускорения выполнения операций, типичных для таких систем.
Один из принципов работы аналитических систем основан на многомерном представлении реляционных данных в виде так называемой звездообразной схемы -- множества таблиц-справочников, связанных между собой таблицей фактов, в которой содержатся количественные показатели отношений между справочниками
Системы управления базами данных (СУБД) являются едва ли не самым распространенным видом программного обеспечения. СУБД имеют более чем тридцатилетнюю историю развития с сохранением преемственности и устойчивых традиций. Идеологическая ценность СУБД объясняется тем, что в основе программ такого рода лежит концепция модели данных, то есть некоторой абстракции представления данных. В большинстве случаев предполагается, что данные представлены в виде файлов, состоящих из записей. Структура всех записей в файлах одинакова, а количество записей в файле является переменным. Элементы данных, из которых состоит каждая запись, называются полями. Поскольку во всех записях имеются одни и те же поля (с разными значениями), полям удобно давать уникальные имена. Многие практически важные случаи хорошо укладываются в такое представление данных. Например, в отделе кадров информация о сотрудниках имеют такую природу. Сотрудников принимают на работу и увольняют, но форма личного листа по учету кадров остается неизменной для каждого сотрудника. Товарно-материальные ценности приходят и уходят, но форма инвентарной карточки остается неизменной. Число примеров без труда можно множить. Ясно, что СУБД является адекватным средством во всех случаях, когда исходную информацию можно представить в виде таблицы постоянной структуры, но неопределенной длины или в виде картотеки, содержащей неопределенное количество карточек постоянной структуры.
Все СУБД поддерживают в той или иной форме четыре основных операции:
· добавить в базу данных одну или несколько записей;
· удалить из базы данных одну или несколько записей;
· найти в базе данных одну или несколько записей, удовлетворяющих заданному условию;
· обновить в базе данных значение некоторых полей.
Большинство СУБД поддерживают, кроме того, механизм связей между различными файлами, входящих в базу. Например, связь может установиться явным образом, когда значением некоторых полей является ссылка на другой файл, такие СУБД называются сетевыми, или же связь может установиться неявным образом, например, по совпадению значений полей в различных файлах. Такие СУБД называются реляционными.
MS Access является СУБД реляционного типа, в которой разумно сбалансированы все средства и возможности, типичных для современных СУБД. Реляционная база упрощает поиск, анализ, поддержку и защиту данных, поскольку они сохраняются в одном месте. Access в переводе с английского означает «доступ». MS Access — это функционально полная реляционная СУБД. Кроме того, MS Access одна из самых мощных, гибких и простых в использовании СУБД. В ней можно создавать большинство приложений, не написав ни единой строки программы, но если нужно создать нечто очень сложное, то на этот случай MS Access предоставляет мощный язык программирования — Visual Basic Application.
Популярность СУБД Microsoft Access обусловлена следующими причинами:
· доступность в изучении и понятность позволяют Access являться одной из лучших систем быстрого создания приложений управления базами данных;
· СУБД полностью русифицирована;
· возможность использования OLE технологии;
· интегрированность с пакетами Microsoft Office;
· поддержка WWW-идеологии (только с Access 97);
· визуальная технология позволяет постоянно видеть результаты своих действий и корректировать их; кроме того, работа с конструктором форм может существенно облегчить дальнейшее изучение таких систем программирования, как Visual Basic или Delphi;
· широко и наглядно представлена справочная система;
наличие большого набора «мастеров» по разработке объектов.
Ставшее в последнее время популярным мультимедийное представление информации, а также необходимость автоматизации обработки текстовой информации на естественных языках (полнотекстовые БД) выявили в классической реляционной модели существенный недостаток, выражающийся в невозможности адекватной обработки сложных данных. Это ограничение было преодолено поставщиками промышленных реляционных СУБД введением так называемых объектных расширений, позволяющих пользователю создавать на основании уже имеющихся собственные типы данных и методы их обработки. Однако в отличие от объектных СУБД при данном подходе на хранение таких типов данных накладываются обычные реляционные ограничения. Поэтому последние версии некоторых промышленных СУБД называют объектно-реляционными (ОРСУБД).
Базы данных – программный продукт, предназначенный для хранения больших массивов информации.
База данных— это набор сведений, относящихся к определенной теме или задаче, такой как отслеживание заказов клиентов или сопровождение музыкальной коллекции. Если база данных хранится не на компьютере, или на компьютере хранятся только ее части, отслеживать сведения можно из целого ряда других источников, которые пользователь должен скоординировать и организовать самостоятельно.
Создаете ли вы базу данных для личного использования, для отдела или даже для целого предприятия, приложение Microsoft® Access 2002 предлагает инструментальные средства, в полной мере удовлетворяющие потребности опытных проектировщиков и в то же время обеспечивающие доступность, необходимую начинающим пользователям. Новые технологии пакета Office XP, а также новые средства повышения производительности и поддержки совместной работы, в том числе конструктор страниц доступа к данным и язык XML, помогают хранить, организовывать и осуществлять совместный доступ к данным. Благодаря этим преимуществам отдельные пользователи и группы, работающие с Access 2002, могут принимать более продуманные решения.
Если в двух словах, то Access - это программа для работы с базами данных. На сегодняшний день MS Access является наиболее популярной СУБД, используемой для разработки настольных баз данных (БД). Богатый набор мастеров и построителей позволяет полностью автоматизировать создание пользовательского интерфейса, а множество удобных средств разработки помогает сократить время создания законченного приложения. Полная интеграция с другими приложениями MS Office (Word, Excel, Outlook) — также большой плюс Access. Встроенный язык Visual Basic for Application (VBA) позволяет выполнять нестандартные задачи.
Вообще-то существует несколько программ для работы с базами данных. И Access - это одна из них, самая простая (но не примитивная, заметим в скобках). Есть программы и помощнее - Oracle от одноименной компании, SQL Server от Microsoft. Есть базы данных, используемые в основном на WEB-серверах (например MySQL).
Access входит в пакет Microsoft Office (правда, не во все версии). Мы будем изучать последнюю версию - Access 2002, который является частью пакета Office XP.
Контрольные вопросы
1. Для чего применяются базы данных?
2. Что такое СУБД?
3. Почему MS Access имеет столь широкое распространение в мире?
