Создание отчетов

Отчеты имеют много общего с формами. Для создания применяются те же элементы управления, однако с помощью этих элементов управления нельзя изменить данные в таблицах. Создание отчетов является важной функцией, предоставляемой СУБД, т.к. именно отчеты позволяют представить данные из базы в удобном виде.

Создадим простой отчет на основании таблиц Изделия и Проект, в котором будет выводиться вся информация о выпущенных изделиях.

Для того чтобы создать новый отчет, надо выбрать объект Отчеты в окне базы данных и нажать кнопку Создание отчета с помощью мастера. В появившемся окне Создание отчетов (рис. 23) необходимо выбрать источник данных (таблицаИзделия) и перенести все поля путем нажатия кнопки с двойной стрелкой. Затем выбираем таблицу Проект и уже с помощью кнопки с одной стрелкой выбираем последовательно все поля, кроме поля КодИзделия.

Рис. 23. Создание отчета с помощью Мастера отчетов

После определения полей, включаемых в отчет, система предлагает выполнить следующие шаги:

1) выбрать вид представления данных – в нашем примере нас устраивает предложенный вид;

2) выбрать уровни группировки – также не производим изменений;

3) задать порядок сортировки и, если необходимо вычисление итогов, оставляем без изменения;

4) в окне выбора вида макета для отчета ставим переключатель в разделе Макет ® по левому краю1, а ориентацию выбираем альбомную;

5) в следующем окне задаем стиль форматирования и нажимаем кнопку Готово.

В результате выполненных действий будет сформирован отчет. Он будет выведен на экран в режиме предварительного просмотра (рис. 24).

Рис. 24. Вид полученного отчета

Созданный отчет можно отобразить на экране и напечатать. Access позволяет просмотреть отчет перед печатью и установить подходящие поля страницы. При просмотре отчета в режиме целой страницы Access отображает отчет так, как он будет выглядеть при печати. Этот режим позволяет удобно работать с отчетом. Например, с помощью кнопок на панели инструментов вы можете отображать текущую страницу в разных масштабах или просматривать одновременно несколько страниц. Если оказывается, что не все данные отчета помещаются на страницу, можно изменить поля страницы.