Задание 2 (Обмен данными)

1. Открыть Excel.

2. В ячейках А1:D13 набрать таблицу (табл. 3.1). Обратите внимание на формат ячеек (в Дате 00.00.00).

Таблица 3.1

3. Сохранить таблицу под именем Сделки.xls.

4. Открыть Access.

5. Выполнить команду Файл Внешние данные Импорт.

6. В диалоговом окне Импорт выбрать Сделки.xls(рис. 3.15) и нажать кнопку Импорт.

Рис. 3.15

7. В диалоговом окне Импорт электронной таблице отметить Лист1, нажать кнопку Далее.

8. Установить флажок Первая строка содержит заголовки столбцов, нажать кнопку Далее.

9. В диалоговом окне Импорт электронной таблице выбрать Данные необходимо сохранить в новой таблице.

10. Изменять сведения о полях импорта в данном случае не требуется. Нажмите кнопку Далее.

11. Задать автоматическое создание первичного ключа. Нажмите кнопку Далее.

12. Укажите имя таблицы, в которую будет произведен импорт: Сделки. Нажмите кнопку Готово. Access выдаст сообщение о том, что импорт завершен. Нажмите кнопку ОК.

13. В окне базы данных добавилось имя импортированной таблицы (рис. 3.16).

Рис. 3.16

14. Открыть таблицу Сделки.

15. Выполнить команду Вид Конструктор.

16. Если появились ошибки в названиях полей, произведите их корректировку.

• Если Access неправильно определил тип данных некоторых полей, измените тип данных.

• Проверьте установленные свойства полей. Обратите внимание на размер и формат всех полей импортированной таблицы

17. Задать тип полей КодЭмитента, Объем, шт, Объем, $ - числовой, размер - длинное целое.

Создадим запрос на выборку на основе двух таблиц базы данных: Эмитенты и Сделки.

Соединение таблиц базы данных - создание логической связи между таблицами на основе полей, которые имеют общие значения. Как правило, в каждом соединении участвуют, по крайней мере, одно поле первичного ключа.

Связанные поля могут иметь разные имена, но у них должны быть одинаковые типы данных и одинаковые значения свойств.

18. Из окна базы данных выполнить команду Сервис Схема данных (рис. 3.20).

Рис. 3.20

19. С помощью кнопки Добавить выбрать таблицы, между которыми будет установлена связь (Эмитенты, Сделки).

20. Закрыть окно Добавление таблицы.

21. Перетащить поле Код, нажав левую клавишу мыши, из списка полей Эмитенты в список полей Сделки на поле с именем Код Эмитента и отпустить клавишу мыши.

22. В окне Изменение связей отображаются имена связываемых полей обеих таблиц.

23. Установить флажок Обеспечение целостности данных.

24. Нажать на кнопку Создать.

25. Между таблицами появилась линия, соединяющая два совпадающих поля. Установилось отношение один-ко-многим (рис. 3.21).

Рис. 3.21

26. Закрыть окно Схема данных.

Сконструируем запрос на выборку на основе связанных таблиц.

27. Открыть вкладку Запросы в окне базы данных. Нажмите кнопку Создать.

28. В окне Новый запрос выберите режим Конструктора. Нажмите кнопку ОК.

29. В окне Добавление таблицы по очереди выберите таблицы, которые будут использоваться в запросе (Эмитенты, Сделки).

30. Закрыть окно Добавление таблицы.

31. Верхняя часть окна Конструктор Запроса содержит список всех полей таблиц, включенных в область действия запроса. Нижняя часть содержит бланк QBE (запрос по образцу), в котором вы определяете параметры запроса. Каждый столбец бланка соответствует одному полей.

32. В строку поле включите имена полей, используемых в запросе (Отрасль, Эмитент, Местонахождение, Дата, Объем (шт), Объем $). Для этого установите курсор на имени выбираемого поля в верхней части окна конструктора и дважды щелкните левой клавишей мыши.

33. В строке Условие отбора задайте условие отбора записей в столбце Дата: #12.01.08#.

34. В строке Сортировка по полю Эмитент выберите порядок сортировки записей результата: по возрастанию.

35. Для вычисления суммарных объемов акций в штуках и в долларах по эмитентам выполнить команду Вид Групповые операции.

36. Щелкнуть в появившейся строке Групповая операция клетки столбца Объем (шт).

37. Нажать на кнопку раскрытия списка и выберите строку Sum.

38. В строке Условие отбора задать условие отбора в столбце Объем (шт). >=20000.

39. Для вычисления средневзвешанной цены акций создайте поле СреднЦена($).

40. Выделить пустую ячейку в строке Поле и ввести следующее выражение: СреднЦена($): ([Сделки]![Объём, $]/[Сделки]![Объём, шт]).

41. В строке Групповая операция в столбце СреднЦена($) нажмите на кнопку раскрытия списки и выберите строку Выражение.

42. Запрос имеет следующий вид (рис. 3.22).

Рис. 3.22

43. Чтобы установить формат данных в поле Объем ($), установить курсор на поле и выбрать Вид Свойства. (рис. 3.23)

Рис. 3.23

44. В окне Свойства поля в строке Формат поля выбрать Фиксированный формат.

45. В строке число десятичных знаков - установить 2.

46. Аналогичные операции выполните по полю СреднЦена($).

47. Закрыть окно Свойства поля.

48. В строке Вывод на экран отметьте поля, которые будут включены в результирующую таблицу (Эмитент, Местонахождение, СуммОбъем(шт), СуммОбъем($), Средн Цена($)).

49. Чтобы увидеть результаты запроса, выполнить команду Вид Режим таблицы (рис. 3.24).

Рис. 3.24

50. Сохранить запрос и закрыть его.

Создадим отчет по запросу.

51. Выбрать вкладку Отчеты окна базы данных. Нажать кнопку Создать.

52. В окне Новый отчет выбрать режим Мастер отчетов.

53. Нажать кнопку раскрытия списка.

54. Выделить имя созданного запроса и нажать кнопку >>.

55. Нажать кнопку Далее.

56. Ответьте на вопросы Мастера отчетов. Выберите группировку по полю Эмитент.

57. Просмотреть подготовленный для печати отчет (рис. 3.25).

Рис. 3.25

Произведем экспорт данных из MS Access в MS Word.

58. Запустить приложение Word и создайте в нем новый документ.

59. Создать заголовок таблицы: Таблица Эмитенты.

60. Нажать клавишу Enter для перехода на следующую строку.

61. Переключиться в приложение Access.

62. Открыть таблицу Эмитенты в режиме таблицы.

63. Выделите диапазон ячеек для копирования и нажать кнопку Копировать.

64. Переключитесь в приложение Word и нажать кнопку Вставить.

65. Создать заголовок: Таблица Сделки и нажать клавишу Enter.

66. Скопировать данные таблицы Сделки из базы данных Access документ Word.

Произведем копирование содержимого экрана с помощь Буфера o6мена.

67. Переключитесь в приложение Access. В окне базы данных откройте запрос по двум таблицам в режиме конструктора.

68. Нажать клавишу PrintScreen, чтобы поместить содержимое окна конструктора запросов.

69. Переключитесь в приложение Word.

70. Установите курсор в нужном для вставки рисунка и нажать кнопку Вставить.