Отчет – конечный продукт большинства приложений баз данных. Программа Microsoft Office Access 2007 помогает создавать множество различных отчетов любой степени сложности. Прежде чем приступать к работе, следует выбрать источник, из которого будут извлекаться записи отчета. Отчет может представлять собой как простой список, так и подробную сводку данных о продажах, сгруппированных по районам. Однако в любом случае необходимо сначала определить, в каких полях содержатся данные, которые должны войти в отчет, и в каких таблицах или запросах находятся эти поля.
После того как выбран источник записей для создания отчета, проще всего воспользоваться мастером отчетов. Мастер отчетов — это средство Microsoft Access, помогающее создать отчет на основании ответов, полученных на заданные пользователю вопросы.
Составим отчет по результатам сдачи экзаменов с группированием данных по дисциплинам.
Для создания отчета с помощью Мастера отчетов выполните следующие действия:
3.1. На вкладке Создание в группе Отчеты щелкните Мастер отчетов.
3.2. Откроется диалоговое окно Создание отчетов.
3.5. В списке Таблицы и запросывыберите таблицуЭкзамены.
3.6. В списке Доступные поля выберите поля, которые будут входить в отчет и перенесите их в список Выбранные поля. Из таблицы Экзамены в отчет необходимо включить поляНом_зачетки и Оценка.
3.7. Откройте еще раз список Таблицы и запросыи выберите там таблицу Студент.
3.8. Включите из этой таблицы поля Фамилия, Имя, Отчество. Столбец Фамилия должен располагаться в отчете после столбца Ном_зачетки, поэтому выберите поле Ном_ зачеткив списке Выбранные поля, щелкните на поле Фамилия в списке Доступные поля, затем – на кнопке >.
3.9. Access перенесет поле Фамилия в список Выбранные поля и вставит его между полями Ном_ зачеткии Оценка.
3.10. Перенесите поля Имя и Отчествоаналогичным образом.
3.11. Включите в отчет поле Назв_дисц из таблицы Дисциплина. Для этого откройте список Таблицы и запросы и выберите таблицу Дисциплина.
3.12. Перенесите поле Назв_дисц из списка Доступные поля в список Выбранные поля.
3.13. Щелкните кнопку Далее, чтобы перейти во второе диалоговое окно Создание отчетов для выбора типа представления данных.
3.14. Щелкните в списке Дисциплина.
3.15. Щелкните кнопку Далее, чтобы перейти в следующее диалоговое окно.
3.16. Поскольку мы уже определили группирование данных по названию дисциплины, то щелкните кнопку Далее, чтобы перейти в следующее диалоговое окно.
3.17. Укажите в первом раскрывающемся списке поле, по которому необходимо отсортировать данные. Пусть это будет поле Ном_ зачетки. По умолчанию назначается сортировка По возрастанию.
3.18. Щелкните кнопку Итоги. На экране отобразится окно Итоги.
3.19. Установите флажок Avg для вычисления среднего значения по полю Оценка.
3.20. В группе опций Показать активизируйте опцию данные и итоги. Это позволяет включить в отчет все поля, а в конце каждой группы и всего отчета помещаются поля итогов.
3.21. Щелкните кнопку ОК, чтобы вернуться в диалоговое окно Создание отчетов.
3.22. Щелкните кнопку Далее, чтобы перейти в следующее диалоговое окно.
3.23. Выберите вид Макета для отчета. Для данного отчета выберите опцию ступенчатый. В области предварительного просмотра в левой части окна можно просмотреть выбранный макет.
3.24. По умолчанию в окне установлен флажок Настроить ширину полей для размещения на одной странице. Как правило, данную опцию следует оставлять без изменения, поскольку это обеспечит экономию бумаги и удобочитаемость отчета.
3.25. В группе Ориентация выберите ориентацию книжная.
3.26. Щелкните кнопку Далее, чтобы перейти в следующее диалоговое окно.
3.27. Выберите один из предварительно заданных стилей отчета по своему усмотрению. В левой части окна можно просмотреть заданный стиль.
3.28. Щелкните кнопку Далее.
3.29. Введите имя отчета: Результаты сдачи экзаменов. Под этим именем отчет будет сохранен.
3.30. Активизируйте опцию Изменить макет отчета.
3.31. Щелкните кнопку Готово. Мастер отчетов создаст отчет и отобразит его в режиме конструктора.
3.33. Выполните команду: группа Режим –кнопка Режим - команда Представление отчета, чтобы оценить внешний вид отчета. Или это можно сделать с помощью строки состояния (нижняя панель окна Access.
- представление отчета;
- предварительный просмотр;
- режим макета;
- режим конструктора.
Обратите внимание, что надписи полей Ном_зачетки и Назв_дисц в разделе Верхний колонтитул совпадают с названиями полей в таблицах. Отчет будет привлекательнее, если дать привычные для нас названия.
3.34.Переключитесь в режим конструктор.
3.35. Маркируйте поле Назв_дисц в разделе Верхний колонтитул.
3.36. Выполните команду Свойства контекстного меню. На экране появится окно Надпись.
3.37. Для свойства Подпись введите значение Дисциплина. Мастер отчетов подставляет текст свойства Подпись в качестве заголовка столбца отчета.
3.38. Закройте окно Надпись.
3.39. Выполните те же изменения для заголовка поля Ном_зачетки. В качестве заголовка введите значение Номер зачетной книжки.
3.40. Выполните команду Представление данных, чтобы оценить сделанные в отчете изменения.
3.41. Переключитесь в режим конструктор.
3.42. Аналогично, замените надпись Avg в разделе Примечание группы на Средний балл.
3.43. По умолчанию мастер отчетов включает в раздел Примечание группы вычисляемое поле, отображающее имя группирующего поля (Код_дисц) и его значение, для идентификации итоговых полей примечания группы. Удалите его, выделив щелчком мыши.
3.43. Оцените внешний вид вашего отчета, переключившись в режим Предварительного просмотра.
3.44. Закройте окно конструктора с сохранением изменений в макете отчета.
3.45. Самостоятельно создайте отчет, содержащий следующие поля:
· Ном_зачетки;
· Название факультета;
· Фамилия;
· Имя;
· Отчество.
Данные в отчете должны быть сгруппированы по названию факультета.
- представление отчета;
- предварительный просмотр;
- режим макета;
- режим конструктора.