Простой ключ

В случаях, когда невозможно гарантировать уникальность значений каждого отдельного поля, можно создать ключ, состоящий из нескольких полей. Чаще всего такая ситуация возникает для таблицы, используемой для связывания двух таблиц в отношении "многие-ко-многим". Примером такой таблицы может служить таблица Книги базы данных Картотека, связывающая таблицы Авторы и Издатели. В этой таблице можно назначить ключ, состоящий из двух полей: NoАвтора и NoИздателя. В таблице Книги может быть представлено много авторов и много издателей, но каждая книга присутствует в картотеке только один раз, поэтому комбинация значений полей NoАвтора и NoИздателя достаточна для образования ключа.

Чтобы определить выделенное поле в качестве первичного ключа надо выполнить команду Правка/ Ключевое полеили щелкнуть по кнопке Ключевое поле панели инструментов.

Сохранение новой таблицы выполняется по команде Файл/ Сохранить как…

Перед модификацией таблиц следует учесть, что Access автоматически не вносит изменения таблиц в использующие их другие объекты базы данных; нельзя менять тип данных для поля, используемого для связи таблиц; прежде чем открыть таблицу в режиме конструктора для внесения изменений, надо закрыть все ссылающиеся на нее открытые объекты базы данных. Модификация может включать:

· Удаление базы данных выполняемое в Проводнике Windows путем удаления файла базы данных с расширением .mdb;

· Создание резервной копии таблицы с другим именем включает выделение таблицы в окне базы данных, выполнение команд Правка/ Копировать, Правка/ Вставить,ввод нового имени таблицы;

· Удалениевыделенной в окне базы данныхтаблицыкомандой Правка/ Удалить;

· Переименование полейтаблицы выполняется в режиме конструктора редактированием имени поля; в режиме таблицы – двойным щелчком по имени столбца и вводом нового имени

· Вставка полей выполняется в режиме конструктора путем установки курсора в строку следующего за вставляемым поля и выполнения команды Вставка/Строки с последующим заполнением появившейся чистой строки атрибутами нового поля;

· Копирование полей выполняется в режиме конструктора и предполагает выделение строки копируемого поля (щелчком по области маркировки строки), копирование строки в буфер обмена командой Правка/ Копировать, перемещение курсора в строку, перед которой будет вставляться поле, выполнение команды Вставка/Строки,перевод курсора в чистую строку и выполнение команды Правка/ Вставить;

· Удаление полей в режиме конструктора сводится к их выделению и нажатию клавиши Delete;

· Перемещение полей в режиме конструктора сводится к выделению поля и перетаскиванию его в новое место, которое будет выделено жирной межстрочной линией;

· Изменение типа данных поля и его свойств выполняется в режиме конструктора путем прямого редактирования, но с учетом ограничений на изменение типов;

· Расщепление таблицы на две предполагает создание резервной копии таблицы с новым именем, удаление из обеих таблиц лишних полей, редактирование связей таблиц как это будет рассмотрено ниже;

· Объединение таблицвыполняется путем сохранения результата запроса, включающего поля обеих таблиц, в виде таблицы;

· Изменение ключевого полятаблицы включает выполнение команды Вид/Индексыв режиме Конструктора, выделение строки первичного ключа, нажатие клавиши Delete, выделение строки поля, которое должно стать первичным ключом, щелчок по кнопке Ключевое поле,либо выполнением команды Ключевое полепанели инструментов;

· Для обеспечения оптимальной производительности периодически после переопределения объектов базы данных выполняется Сжатие базы данных выбором в меню Сервис команды Служебные программы и подкоманды Сжать и восстановить базу данных.

2) ввод данных в таблицу выполняется в режиме Таблица, в который можно перейти с помощью кнопки Видпанели инструментов, или по команде Вид/Режим Таблицы, или двойным щелчком по имени закрытой таблицы, или выделив таблицу и нажав кнопку Открыть в окне базы данных, в следующем окне

Работа с таблицей в режиме Таблица предусматривает:

· Перемещение по таблице путем переноса курсора или с помощью линеек прокрутки, или поля номера записи в нижней левой части окна таблицы
;

· Изменение высоты строк или ширины столбцов путем перетаскивания мышью границ строк или столбцов в областях их маркировки, или команд Формат/ Высота строки, Формат/ Ширина столбца;

· Изменение порядка расположения столбцов путем выделения столбца (щелчок в области маркировки) и перетаскивания его области маркировки в нужное место;

· Выводна экран только необходимыхстолбцов достигается выделением не нужных столбцов и выполнением команды Формат/Скрыть столбцы с последующим восстановлением по команде Формат/Отобразить столбцы, или столбец можно убрать, перетащив его правую границу влево до исчезновения столбца;

· Фиксацию столбцов для их постоянного присутствия на экране путем выделения столбцов и выполнения команды Формат/Закрепить столбцы,отмена производится командой Формат/Освободить все столбцы;

· Вывод/Удаление сетки, разделяющей столбцы и строки, выбор режима оформления таблицы – по команде Формат/Режим таблицы или с помощью кнопок панели управления ;

· Выбор шрифтов по команде Формат/ Шрифт;

· Сохранение таблицыпо команде Файл/ Сохранить;

· Добавление новой записипо команде Вставка/Новая запись,а после ввода Записи/Сохранить запись;

· Выделение и изменение данных выполняется как обычно в Word или Exel;

· Копирование и вставку данных через Буфер обмена как обычно;

· Удаление строк достигается их выделением в области маркировки и клавишей Delete;

· Сортировку строк в порядке возрастания или убывания данных в столбце, где установлен курсор, выполняется с помощью кнопок По возрастаниюили По убыванию панели инструментов ;

· Сортировку строк по нескольким полямпо команде Записи/Фильтр/Изменить фильтрили кнопкой Изменить фильтр панели инструментов с указанием имен полей, по которым производится фильтрация с учетом дополнительных условий, налагаемых на значения этих полей;

· Предварительный просмотр таблицыперед печатью по команде Файл/ Предварительный просмотр,либо по кнопкеПредварительный просмотр панели инструментов;

· Печать таблицы с помощью кнопки Печать панели инструментов или по команде Файл/ Пе чать.

Для ввода данных в таблицу можно использовать формы, которые упрощают как ввод, так и вывод отдельных блоков данных. Формы позволяют выводить на экран не все поля блока данных, благодаря чему существует возможность блокирования доступа к конфиденциальной информации.

Создать форму можно одним из нижеперечисленных способов:

· Создание формы с помощью Автоформы. После выбора источника записей и макета формы (в столбец, ленточная или табличная) Автоформа создает форму, которая использует все поля источника записей и все поля из подчиненных источников записей.

· Создание формы с помощью мастера. Мастер задает подробные вопросы об источниках записей, полях, макете, требуемых форматах и создает форму на основании полученных ответов.

· Создание формы без помощи мастера

С помощью автоформможно создавать формы, в которых выводятся все поля и записи базовой таблицы или запроса. Если выбранный источник записей имеет связанные таблицы или запросы, то в форме также будут присутствовать все поля и записи этих источников записей. Для создания автоформы нужно щелкнуть значок Формы в окне базы данных в списке Объекты, нажать кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных и выбрать в диалоговом окне Новая форма один из следующих мастеров: Автоформа: в столбец (каждое поле располагается на отдельной строке; подпись находится слева от поля).; Автоформа: ленточная (поля, образующие одну запись, расположены в одной строке; их подписи выводятся один раз в верхней части формы).; Автоформа: табличная (Поля записей расположены в формате таблицы, где каждой записи соответствует одна строка, а каждому полю — один столбец; имена полей служат заголовками столбцов).

В этом же окне выбирается таблица или запрос, содержащие данные, на которых нужно основать форму.

Microsoft Access применяет к форме автоформат, который использовался последним. Если до этого формы с помощью мастера не создавались и не использовалась команда Автоформат в меню Формат, будет применяться стандартный автоформат. Можно также создать автоформу в столбец, базирующуюся на открытом источнике записей или на источнике записей, выделенном в окне базы данных. Выберите команду Автоформа в меню Вставка или щелкните стрелку рядом с кнопкой Новый объект на панели инструментов и выберите команду Автоформа.

Если выбранный источник записей имеет связанные таблицы, автоформа добавит элемент управления «Подчиненная форма», выводящий связанные таблицы в виде таблиц и подтаблиц.

Процесс создания формы с помощью мастера и создания формы без помощи мастера (в режиме конструктора) подробно описан в соответствующих разделах справки по Microsoft Access.

3)Поискинформации в таблицах осуществляется с помощью команды меню Правка/Найти. Окно Заменить, которое можно вызвать либо щелчком по соответствующей вкладке в окне Поиск, либо командой Правка/Заменить, действует аналогично вышеупомянутому окну, с тем отличием, что оно не просто находит необходимые данные, но и меняет их на информацию, введенную в соответствующее поле.

Использование Фильтров позволяет из всего множества записей в таблице выбрать лиши те, которые удовлетворяют заданным пользователем параметрам. Более подробную информацию по работе с фильтрами можно получить в соответствующих разделах справки Microsoft Access.

Поиск информации в базе данных может осуществляться также на основании условий отбора, содержащихся в запросе. Эти условия применяются к содержимому определенных полей таблиц. В ряде случаев Microsoft Access предлагает автоматическое создание запросов, и пользователю не приходится самостоятельно их создавать.

Без использования мастеров создаются запросы: запрос на выборку; запрос с параметрами; перекрестный запрос; запросы на изменение (создание таблицы, удаление, добавление и обновление записей); запрос на автоподстановку значений.

Мастераиспользуются для создания запросов: простой запрос на выборку, перекрестный запрос, запрос на поиск повторяющихся записей, запрос на поиск записей без подчиненных записей в других таблицах

· Для создания запроса, являющегося основой формы или отчета, попытайтесь использовать мастер форм, мастер отчетов. Мастера создают формы и отчеты для объектов, основанных на нескольких таблицах.

· Чтобы упростить создание запросов, которые будут выполняться независимо или использоваться как базовые для нескольких форм или отчетов, пользуйтесь мастерами запросов. Мастера запросов автоматически выполняют основные действия в зависимости от ответов пользователя на поставленные вопросы. Если было создано несколько запросов, мастера можно также использовать для быстрого создания структуры запроса. Для настройки запроса переключитесь в режим конструктора.

· Для создания запросов на основе обычного фильтра, фильтра по выделенному фрагменту или поля «Фильтр для», сохраните фильтр как запрос.

Если ни один из перечисленных методов не удовлетворяет требованиям, запрос можно создать самостоятельно в режиме конструктора.

Создание запросов для выделенной в окне базы данных или открытой таблицы выполняется с помощью кнопки Новый объект/Запрос панели инструментов или кнопке Создать в закладке Запросы базы данных. Создать запрос можно с помощью Мастера, либо самостоятельно (выбор режима Конструктор в окне Новый запрос).

Например, при работе с таблицей Клиент можно указать критерий, позволяющий отыскать всех абонентов, проживающих по одному адресу. Достаточно было бы указать искомый адрес в качестве критерия поиска для поля «Адрес». В процессе просмотра всех записей в качестве результата поиска были бы отобраны записи, содержащие указанный адрес в поле «Адрес»:

4) формирование отчетов для печати в виде полноценных документов с использованием средств форматирования и дополнительной обработки данных.

Существуют следующие варианты:

· Создание отчета с помощью Автоотчета. После выбора источника записей и макета (в столбец, ленточный или табличный) Автоотчет создает отчет, который использует все поля источника записей и применяет последний использованный автоформат.

· Создание отчета с помощью мастера. Мастер задает подробные вопросы об источниках записей, полях, макете, требуемых форматах и создает отчет на основании полученных ответов.

· Создание отчета без помощи мастера – самостоятельное создание отчета в режиме конструктора

Создание отчетов для выделенной в окне базы данных или открытой таблицы или запроса выполняется либо с помощью команды меню Вставка/Отчет, либо кнопки Создать в закладке Отчет базы данных. В появляющемся после этого диалоговом окне Новый отчетможно выбрать один из предложенных вариантов создания отчета.