Создание и работа с базой данных

ЗапускMicrosoft Access выполняется командой Пуск\Программы\ Microsoft Access,либодвойным щелчком по его значку или значку файла базы данных, имеющего расширение .mdb.

Если не открывается существующая база данных, при запуске Microsoft Access открывается диалоговое окно, в котором предлагается создать новую базу данных или открыть существующую. Выбор параметра Новая база данныхпозволит создать пустую базу данных, в которую затем могут быть добавлены таблицы, формы, отчеты и другие объекты.

Для создания базы данных по предлагаемым шаблонам выберите в этом диалоговом окне переключатель Мастера, страницы и проекты баз данных, нажмите кнопку ОК,а затем дважды щелкните значок подходящего шаблона базы данных во вкладке Базы данных. Укажите имя и каталог для создаваемой базы данных, нажмите кнопку Создать.Если при запуске Access открывается существующий файл, то на экране появляется окно программы, а внутри него окно базы данных.

Одновременно можно работать только с одной базой данных, хотя Access предоставляет возможность импорта/экспорта с другими базами данных. В процессе работы в окне Access могут быть открыты окна различных объектов базы данных

Окно базы данных содержит перечень имеющихся в базе данных объектов: таблиц, запросов, форм, отчетов, макросов и модулей, списки которых высвечиваются после щелчка по соответствующей закладке в левой части окна. Выбрав одну из закладок и выделив один из соответствующих закладке объектов, с помощью кнопки Конструкторперейти к просмотру и изменению выбранной таблицы, запроса, формы, отчета, макроса, модуля в режиме Конструктор, а по кнопке Открыть- к просмотру и изменению выбранной таблицы, запроса, формы в режиме Таблица. Нажатие кнопки Создать позволяет выбрать один из способов создания соответствующего выбранной закладкеобъекта. Создание может осуществляться с помощью соответствующего Мастераили самостоятельно. Использование Мастеров существенно упрощает создание базы данных, однако не вскрывает всех возможностей Access.

Создание базы данных включает несколько этапов:

1) определение структуры базы данных, когда устанавливается какие таблицы она должна включать и связи между таблицами, из каких полей состоит каждая таблица, каковы типи размеркаждого поля. Размер одного и того же поля во всех записях одинаков. Поэтому он должен быть достаточным для размещения содержимого поля в любой записи. В Microsoft Access существует два способа создания таблицы. Для ввода собственных данных можно создать пустую таблицу. Можно также создать таблицу, используя уже существующие данные из другого источника.

Так как таблицы – объекты, которые будут хранить большую часть данных приложения, подходить к проектированию таблиц необходимо со всей тщательностью. Правильная разработка таблиц включает много аспектов, которые достойны глубокого рассмотрения. Ниже приводятся некоторые базовые принципы разработки таблиц.

1. Необходимо избегать дублирования информации. Для каждой категории информации следует использовать отдельную таблицу. Например, не стоит хранить описания отделов в таблице, которая хранит информацию о служащих. Процесс проектирования таблиц, позволяющий исключать дублирование данных, называется нормализацией. Нормализация также позволяет экономить пространство базы данных и помогает предотвратить ошибки, которые могут возникать при наличии дублированной информации. В Access процедуры нормализации помогает выполнить мастер анализа.

2. Не следует хранить значения, которые могут быть легко вычислены из существующих значений. Например, не нужно хранить сумму всех позиций товарного заказа, так как ее можно вычислить с помощью простой формулы.

3. Для полей необходимо выбирать подходящий тип данных. Это поможет уменьшить размеры базы данных и увеличит скорость выполнения операций. При описании поля следует устанавливать для него тип данных наименьшего размера, позволяющий хранить нужные данные.

4. В каждой создаваемой таблице нужно стараться включать столбец или набор столбцов первичного ключа. Первичные ключи необходимы для установления между таблицами отношений один-ко-многим. Кроме того, многие базы данных поддерживают ограничения по первичному ключу, используя индекс, который может значительно повышать скорость поиска и операций сортировки. В составном ключе, включающем несколько полей, нужно использовать ровно столько полей, сколько для него необходимо.

Создать новую таблицу и определить ее структуру можно, выбрав в окне базы данных во вкладке Таблицы один из вариантов:

либо нажав кнопку Создать (выполнив команду меню Вставка\Таблица). В последнем случае, на экране появляется диалоговое окно, в котором можно выбрать необходимый метод:

При создании с помощью Мастера таблиц, пользователю предлагается выбрать категорию и образец таблицы, а также нужные образцы полей:

Далее с помощью мастера задается имя таблицы, ключевое поле и устанавливаются связи с другими таблицами базы данных.

При создании таблицы путем ввода данных, введите данные непосредственно в появляющуюся пустую таблицу. При сохранении таблицы Microsoft Access проанализирует данные и автоматически присвоит каждому полю соответствующий тип данных и формат.

Определение структуры новой таблицы при ее создании в режиме Конструктора происходит в окне, имеющем следующий вид:

Здесь для каждого поля вводится его название, тип данных хранимых в поле (выбирается из списка), описание, которое будет выводиться в строке состояния при выборе этого поля в режиме Таблица, свойства поля.

Различают следующие типы данных:

· текстовый (алфавитно-цифровые данные до 255 символов),

· поле МЕМО -тексты до 65 535 символов,

· числовой {Байт - целые числа от 0 до 255 (занимает 1 байт), Целое - целые числа от -32 768 до +32 767 (занимает 2 байта), Длинное целое - целые числа от -2 147 483 648 до +2 147 483 647 (занимает 4 байта), С плавающей точкой (4 байта) - числа с точностью до 6 знаков от -3.4Е38 до +3.4Е38, С плавающей точкой (8 байт) - числа с точностью до 10 знаков от -1.797Е308 до +1.797Е308},

· Дата/Время,

· Денежныйс 4 знаками после запятой,

· Счетчик- уникальное длинное целое, генерируемое Access при создании каждой новой записи,

· Логический -поля, содержащие только одно из двух возможных значений, таких как «Да/Нет», «Истина/Ложь», «Вкл/Выкл» (1 бит),

· Объект OLE- объекты (например, документы Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, рисунки, звуки и другие двоичные данные), созданные в других программах, использующих протокол OLE.

· Гиперссылка -поле, в котором хранятся гиперссылки на адрес в Интернете или какой-либо файл на диске.

· Мастер подстановок -создает поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы или из списка значений, используя поле со списком. При выборе данного параметра в списке типов данных запускается мастер для автоматического определения этого поля.

Свойства полей зависят от выбранного типа данных и включают:

· размер поля - данная процедура используется для задания максимального числа символов, которые могут быть введены в текстовое поле, а также для указания диапазона и типа числовых данных, которые разрешается вводить в числовое поле.

· формат поля:

§ для Текстового и Мемо типов данных пользователь может задать свой формат;

§ для типов Числовой, Денежный, Счетчик существует стандартный набор форматов (стандартный 12345,678, денежный 1 234,56 р., фиксированный 1234,56, с разделителями тысяч 1 234,56, процентный 20%, экспоненциальный );

§ для типа Дата/Время существует стандартный набор форматов (полный 15.04.94 05:30:10 РМ, длинный формат даты Среда, 15 апреля 1994, средний формат даты 15-апр-94, краткий формат даты 15.04.94, длинный формат времени 05:30:10 РМ, средний формат времени 5:30 РМ, краткий формат времени 17:30);

§ для логического типа Да/Нет, Истина/Ложь, Вкл/Выкл;

· число десятичных знаков;

· маска ввода, которая будет видна при вводе данных в это поле, например для даты (__.__.__);

· подпись поля - более описательное имя поля, которое будет выводится в формах и отчетах;

· значение, которое выводится в поле по умолчанию;

· условие на значение, например, <100 означает, что значение поля должно быть меньше 100;

· сообщение об ошибке выводится на экран, когда вводимое значение не удовлетворяет условию на значение;

· обязательное поле –определяет обязательность ввода данных

· пустые строки– ввод пустой строки путем ввода пары прямых кавычек ("") означает «известно, что значение отсутствует».

· индексированное поле определяет построение для поля индекса.

Мощь реляционных баз данных заключается в том, что с их помощью можно быстро найти и связать данные из разных таблиц при помощи запросов; форм и отчетов. Для этого каждая таблица должна содержать одно или несколько полей, однозначно идентифицирующих каждую запись в таблице. Эти поля называются ключевыми полями таблицы. Если для таблицы обозначены ключевые поля, то процессор базы данных (в Access – Microsoft Jet) предотвращает дублирование или ввод пустых значений в ключевое поле.