Цель работы: научиться формировать выходные формы в соответствии с заданными параметрами; производить сортировку и группировку данных в отчете
Отчет - это информация, организованная и отформатированная в соответствии с указаниями пользователя. Окно отчета может находится в одном из трех режимов:
режим конструктора предназначен для создания новых и изменения существующих отчетов
режим предварительно просмотра образца предназначен для предварительной оценки правильности шрифтового оформления и расположения элементов управления в отчете
режим предварительного просмотра перед печатью
Основы конструирования отчета
По аналогии со всеми ранее рассмотренными объектами, отчеты можно проектировать самостоятельно, или прибегнуть к помощи Мастера. Проектирование отчетов во многом аналогично проектированию форм.
Перед началом конструирования отчета пользователь должен произвести подготовительную работу, в результате которой определяется требуемый макет отчета.
На рис.19 приведены разделы пустого бланка отчета в режиме конструктора отчетов.
Наличие всех выше представленных разделов, а также их добавление или удаление определяется в режиме конструктора на вкладке Упорядочить в группе Отображение опциями Колонтитулы страницы; Заголовок/примечание отчета.
Отчеты могут формироваться как на основе таблиц, так и на основе запросов.
выводиться только в начале отчета
выводиться в верхней части каждой страницы
содержит записи из таблицы или запроса
выводиться в нижней части каждой страницы
выводится только в конце отчета
Рисунок 19 - внешний вид бланка отчета в режиме конструктора
Обычно записи в напечатанном отчете требуется расположить в определенном порядке. Для определения порядка сортировки отчета, необходимо при работе мастера по созданию отчета указать, по каким полям провести сортировку или использовать опцию Группировка на вкладке Конструктор в группе элементов Группировка и итоги.
Верхняя часть окна предназначена для определения порядка сортировки записей в отчете. При сортировке записей можно использовать до 10 полей и выражений, причем одно и то же поле или выражение можно использовать несколько раз.
Нижняя часть окна предназначена для задания группировки данных. Группирование позволяет разбить записи на логические группы и напечатать вводную и групповую информацию для каждой группы.
После того, как в окне «Сортировка и группировка» будут указаны сортируемые поля, можно создать группы, добавив заголовки и примечания групп. Свойство «Заголовок группы» используется для добавления или удаления заголовка группы, а свойство «Примечание» для добавления или удаления примечания группы.
Заголовок группы обычно используется для изображения данных, определяющих группу, и представляет собой отдельный раздел отчета, печатаемый в начале каждой группы.
Примечание группы обычно используется для изображения результатов групповых вычислений и представляет собой отдельный раздел отчета, печатаемый в конце каждой группы.
Задание 14.
ü Создайте с помощью мастера отчет Прайс-лист на основе таблицы Справочник продукции, отсортируйте его по наименованию продукции.
ü Отредактируйте созданный отчет в соответствии с внешним видом, представленным на рис.20.
Рисунок 20 - внешний вид Прайс-листа в режиме конструктора
ü Сформируйте с помощью мастера отчет Книга продаж в соответствии с рис. 2. Отчет формируется на основании запроса Для книги продаж. Для вычисления итоговых показателей используйте функцию SUM в разделе Примечание отчета. Созданный отчет представлен в приложении 4.
ü Создайте отчет По продукции соответствующий выходному бланку, представленному на рис. 3. Отчет рекомендуется создавать на основании запроса По продукции отредактировав его соответствующим образом. Созданный отчет представлен в приложении 5.
ü Создайте отчет По дате соответствующий выходному бланку, представленному на рис. 4. Отчет рекомендуется создавать на основании запроса По дате отредактировав его соответствующим образом. Созданный отчет представлен в приложении 6.
ü На основе Книги продаж сформируйте отчет в разрезе грузополучателей с накоплением итогов по суммам продаж. Вид отчета приведен на рис.21. Сохраните отчет под именем Группировка по грузополучателям.
КНИГА ПРОДАЖ
Грузополучатель
Дата
Наименование продукции
Количество
Стоимость
НДС
Всего
•••
•••
•••
•••
•••
•••
•••
•••
•••
•••
•••
•••
ИТОГО ПО (грузополучателю)
•••••••••
•••••••••
•••••••••
• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •
Грузополучатель
•••
•••
•••
•••
•••
•••
•••
•••
•••
•••
•••
•••
ИТОГО ПО (грузополучателю)
•••••••••
•••••••••
•••••••••
• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •
ОБЩИЙ ИТОГ
•••••••••
•••••••••
•••••••••
Рисунок 21 - внешний вид отчета по грузополучателям
ü Сформируйте отчет в разрезе наименования продукции. Созданный отчет представлен в приложение 7. Сохраните отчет под именем Группировка по продукции.
ü Создайте отчет группирующий данные по дате отгрузки, отформатировав его по своему усмотрению. Сохраните отчет под именем Группировка по дате.
ü Создайте бланк счет фактуры в соответствие с рис. 5., сохранив отчет с именем Счет-фактура.
Перечень объектов созданных в ходе выполнения работы представлен в приложении 8.