Основные понятия

Запросы предназначены для отбора данных, удовлетворяющих заданным критериям (например, данных о клиентах, проживающих в определенном регионе, данных о торговых операциях за последний квартал.. Результатом выполнения запроса является набор записей, собранных в таблице, который называется Recordset (динамический, временный набор данных). В объекте Recordset допускается добавление, изменение и удаление записей. В нем отображаются также записи, добавляемые, удаляемые или изменяемые в исходных таблицах.

Для создания запроса выполните следующие действия:

В менюВид активизируйте командуОбъекты базы данных, а в открывшемся подменю — командуЗапросы. Выполните щелчок па кнопкеСоздать.На экране появится диалоговое окноНовыйзапрос, в котором программа предложит выбрать способ создания запроса:

— Конструктор — создание запроса без помощи мастера,

— Простой запрос создание простого запроса на основе выбранных полей;

— Перекрестный запрос — создание запроса, данные в котором имеют компактный формат, подобный формату представления данных в электронных таблицах,

— Повторяющиеся записи — создание запроса, выбирающего повторяющие­ся записи из таблицы или простого запроса;

— Записи без подчиненных - создание запроса, выбирающего из таблицы записи, не связанные с записями из другой таблицы.

Диалоговое окноДобавление таблицы состоит из трех вкладок —Таблицы, Запросы и Таблицы и запросы. На них осуществляется выбор таблиц и запросов, используемых при разработке запроса.

Окно конструктора запроса разделено на две части. В верхней половине находятся окна таблиц со списками полей. Имя каждой таблицы отображается в строке заголовка такого окна. При составлении запроса на основе нескольких таблиц между ними необходимо установить связь, задав отношение, между полями. В противном случае результат обработки запроса может оказаться некорректным.

Разработка запроса выполняется в несколько этапов:

1. Добавление полей в запрос.

2. Установка критериев отбора записей.

Сортировка записей.

В процессе разработки большинства запросов используется часть полей таблиц. Иногда требуется включить в запрос все поля таблицы. Это можно выполнить несколькими способами:

1. Маркируйте все поля, выполнив двойной щелчок на строке таблицы в верхней части окна конструктора запроса, и перетащите их в первую строку бланка запроса. Access 97 автоматически разместит каждое поле таблицы в отдельной колонке.

2. Маркируйте символ * в списке полей таблицы и перетащите его в бланк запроса. В результате все поля таблицы будут включены в запрос. но в бланке появится только запись Имя Таблицы.*..

Оба способа дают одинаковый результат. Однако второй имеет следующее преимущество: когда в исходной таблице добавляются или удаляются поля, автоматически изменяется и запрос.