Створення звітів

Лабораторна робота №5

Тема. MS Access. Звіти. Створення звітів.

Мета: навчити студентів створювати та використовувати звіти.

Обладнання: комп'ютери з системою управління базами даних Microsoft Access, завдання для роботи.

І. Теоретичні відомості.

Створення звітів

При роботі з базами даних досить часто необхідно обробляти та виводити інформацію на монітор або принтер. Це можна робити за допомогою звітів. У звіт користувач може вибирати данні з однієї або декількох таблиць чи запитів БД, робити необхідні обчислення та оформляти його в найбільш зручній формі

Для побудови звіту необхідно:

· відкрити вікно файлу БД, вибрати закладку “Отчеты”;

· клацнути на кнопці “Создать”;

Відкривається вікно для створення нового звіту, де у правому верхньому вікні вказано варіанти побудови звіту:

Ø “Конструктор” – побудова звіту користувачем;

Ø “Мастер отчетов” – побудова звіту за допомогою програмних засобів Access;

Ø “Автоотчет: в столбец” – вибрані або розрахункові поля видаються у звіті в колонку;

Ø “Автоотчет: ленточный”– відрізняється від попереднього тим, що при цьому варіанті не встановлюються розміри сторінки;

Ø “Диаграмма” – інформація вибраних полів використовується для побудови діаграм або графіків;

Ø “Почтовые наклейки” – використовуються для розсилки пошти шляхом підготовки адресних етикеток з наступним наклеюванням їх на поштові конверти.

Для створення звіту:

· вибираємо варіант побудови звіту “Мастер отчетов”;

· вибираємо таблицю або звіт, з яких будемо використовувати інформація для побудови звіту;

· клацаємо на кнопці “ОK”;

· відкриваються вікна для створення простих звітів (подібно операції щодо створення простого запиту), де вибираємо необхідні поля для звіту, рівні групування (при необхідності), порядок сортування (при необхідності), вид та стиль макету звіту, назву звіту.

Опція “Просмотр отчета” – вказує, що на екран буде виведено результат роботи звіту побудованого за допомогою “Мастера отчетов” (активна по замовчуванню).

Опція “Изменение структуры отчета” – на екрані з’являється варіант побудованого звіту для внесення в нього змін користувачем. Залишаємо без змін та клацаємо на кнопці Готово. На екрані з’являється вікно результатів виконання звіту.

Редагування звіту:

· вибрати необхідний звіт та натиснути кнопку “Конструктор”.

· на екрані з’явиться звіт, побудований за допомогою “Мастера отчетов”, який має розділи:

ü “Заголовок отчета” – в цьому розділі може знаходитись заголовок звіту, відомості про дату та час створення, автора і т.д.

ü “Верхний колонтитул” – використовується в основному для формування шапок (постійної інформації) вихідних звітів.

ü “Область данных” – основна область,де виводяться дані полів БД, розрахункові показники та інші дані.

ü “Нижний колонтитул” – використовується для розміщення номерів сторінок та допоміжних даних.

ü “Область приметаний отчета” – можна розміщувати підсумкові результати, допоміжні дані.

Розділ “Область данных” у звіті обов’язковий.

Для того, щоб у звіті були присутні розділи “Заголовок отчета” та “Область приметаний”, необхідно ввійти в пункт меню “Вид” та поставити "галочку" біля пункту "Заголовок / Примечание отчета".