База данных–это реализованная с помощью компьютера информационная модель, отражающая состояние объектов и их отношения. Информационной моделью (или структурой данных) называют совокупность взаимосвязанных данных. Базы данных, соответственно типам информационных структур, делят на три класса:табличные (реляционные), сетевые, иерархические.
С понятием базы данных тесно связано понятие системы управления базой данных (СУБД). Это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, ее наполнением содержимым, редактирования содержимого и отображаемых данных в соответствии с заданных критерием, упорядочения, оформления и последующей выдачи на устройства вывода или передача по каналам связи.
База данных, созданная в СУБД Access, является реляционной базой данных. Основным объектом этой базы являются взаимосвязанные двумерные таблицы, состоящие из однотипных строк-записей. Каждая строка, в свою очередь, составлена из полей и называется записью. Если записей в таблице нет, то это значит, что структура базы данных образованна только набором полей. При изменении состава полей базовой таблицы, изменяется структура базы данных и, соответственно, образуется новая база данных.
Для однозначного определения каждой записи таблица должна иметь уникальный ключ (первичный ключ). Этот ключ может состоять из одного или несколько полей. По значению ключа отыскивается единственная запись.
Основные свойства полей таблиц баз данных СУБД Microsoft Access:
Имя поля – определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовка столбцов таблиц);
Тип поля – определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле;
Размер поля – определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле;
Формат поля – определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю (например, № телефона через разделитель);
Маска ввода – определяет форму, в которой вводятся данные в поле (средство автоматизации ввода данных);
Подпись – определяет заголовок столбца таблицы для данного поля. Если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойства Имя поля;
Значение по умолчанию – то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных);
Сообщения об ошибке – текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных;
Обязательное поле – свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы;
Пустые строки – свойство, разрешающее ввода пустых строковых данных (в основном это касается текстовых данных);
Индексированное поле – если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются. По этому полю также проверяются значения записей на наличие повторов.
Свойства полей различаются в зависимости от типа данных. В базе данных Microsoft Access выделяют следующие типы данных:
Текстовый– тип данных, используемый для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов);
Поле Мемо – специальный тип для хранения больших объемов текста (до 65535 символов);
Числовой – тип данных для хранения действительных чисел;
Дата/время – тип данных для хранения календарной даты и текущего времени;
Денежный – тип данных для хранения денежных сумм;
Счетчик – специальный тип данных для хранения уникальных (неповторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием.
Логический тип предназначен для хранения логических данных (могут принимать только два значения, например: Да или Нет);
Поле объекта OLE – специальный тип данных, предназначенный для хранения объектов OLE, например мультимедийных;
Гиперссылка– специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов Интернета. При щелчке на ссылке автоматически происходит запуск браузера и воспроизведение объекта в его окне.
Перед созданием базы данных должна быть определена логическая структура базы – состав таблиц, их структура и межтабличные связи. Объектами базы данных помимо таблиц являются также запросы, формы, отчеты, макросы и модули, создание которых существенно упрощает работу пользователя с массивами данных.
Запросы обеспечивают быстрый и эффективный доступ к данным из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является таблица, которая может быть использована наряду с другими таблицами базы данных при обработке данных.
В запросе данные можно упорядочивать, фильтровать, объединять и производить с ними необходимые итоговые вычисления. Запрос может формироваться с помощью – запросов по образцу (QBE) или с помощью языка структурированных запросов (SQL).
Формы служат для организации внесения информации в таблицы различными пользователями, их использование позволяет легко автоматизировать ввод данных и исключить ошибки ввода. Формы могут также использоваться для просмотра запросов и таблиц на экране.
Отчет формируется для создания бумажного документа, т.е. для распечатки данных.
Для реализации практических задач пользователя разработчику приходится использовать средства программирования: язык макрокоманд и язык Visual Basic for Application (VBA). Макросы позволяют автоматизировать повторяющиеся операции. Модули можно использовать для сложных вычислений. Макросы и модули, созданные программистом, оперируют запросами, формами и отчетами и объединяют разрозненные действия в единую задачу пользователя.
Все таблицы базы данных, а также другие объекты Access – формы, запросы, отчеты, макросы и модули, построенные для этой базы, и внедрение объекты – могут размещаться на диске в одном файле базы данных формата .mdb .
