Исходные данные к таблице «Наименование имущества»

2. Просмотрим исходные данные в режиме Формы:

- последовательно щелкнем закладку Формы, имя формы «Сведения об имуществе» и кнопку «Открыть».

Пример 7. Создание запроса на выборку данных из таблиц «Страхование имущества» и «Наименование имущества»

1. Создадим запрос к базе данных и включим в запрос следующие ­поля:

¾ Фамилия клиента;

¾ Наименование имущества;

¾ Страховая сумма.

¾ откроем закладку Запросы и щелкнем кнопку «Создать»;

¾ выберем режим Конструктор, щелкнем кнопку «ОК»;

¾ выберем имя таблицы «Страхование имущества» и щелк­нем кнопку «Добавить»;

¾ аналогично выберем имя таблицы «Наименование имуще­ства» и щелкнем кнопки «Добавить» и «Закрыть»;

¾ в окне диалога в ячейках первой строки выберем поля:

¾ из таблицы «Страхование имущества» поле Фамилия клиента;

¾ из таблицы «Наименование имущества» поля Наименование имущества и Страховая сумма;

¾ закроем окно запроса, щелкнув кнопку «Закрытие окна»;

¾ сохраним запрос под именем «Запрос 1».

2.Выведем результаты запроса на экран:

¾ выберем закладку Запросы и дважды щелкнем мышью по «Запрос 1».

¾ щелкнув мышью кнопку «Закрытие окна».

Пример 8. Создание отчета на основании данных «Запроса!»

2. Создадим отчет на основании данных «Запроса 1»:

¾ откроем закладку Отчеты и щелкнем кнопку «Создать»;

¾ выберем в качестве источника данных «Запрос 1»;

¾ выберем в окне диалога Мастер отчетов, а затем щелкнем кнопку «ОК»;

¾ в окне Создание отчета выберем имена полей, которые должны выводиться в отчете – Фамилия клиента, Наименование имущества, Страховая сумма;

¾ в окне диалога Добавить уровни группировки щелкнем кнопку «Далее»;

¾ в окне диалога Порядок сортировки щелкнем кнопку «Далее» ;

¾ в окне диалога Вид макета выберем вид отчета, например Ступенчатый, и щелкнем кнопку «Далее»;

¾ в окне диалога Заголовок выберем тип отчета, например Строгий, и щелкнем кнопку «Далее»;

¾ в окне диалога Задайте имя отчета введем имя заголовка «От­чет, созданный по Запросу 1» и щелкнем кнопку «Готово».

На экране будет выведен созданный отчет.

Пример 9. Установка связи таблицы «Наименование имущества» с электронной таблицей MS Excel. Расчет минимальной и максимальной страховых сумм с помощью программы MS Excel

1.Откроем таблицу «Наименование имущества»:

¾ щелкнем закладку Таблицы и выделим таблицу «Наимено­вание имущества»;

¾ выберем команды: Сервис, Связь с Office;

¾ выберем команду Анализ в MS Excel.

В результате выполнения команд откроется окно приложе­ния MS Excel с таблицей «Наименование имущества» базы данных «Договор», занимающая ячейки таблицы c Al: G9.

2.Продолжим работу в окне приложения MS Excel для расче­та минимальных и максимальных страховых сумм:

¾ установим указатель мыши в ячейку Е10 столбца «Страхо­вая сумма»;

¾ щелкнем кнопку «Вставка функции» на панели инстру­ментов;

¾ выберем функцию Статистические в поле Категория;

¾ выберем функцию МИН в поле Функция и щелкнем кноп­ку «ОК»;

¾ подтвердим диапазон ячеек E2:E9 щелкнем кноп­ку «ОК»;

В ячейке Е10 появится значение минимальной страховой суммы.

Аналогичным способом найдем максимальную страховую сум­му в ячейке Е11, выбрав функцию МАКС.

3.Сохраним таблицу в формате MS Excel:

¾ выберем команды: Файл, Сохранить как;

¾ введем имя таблицы «Наименование имущества»;

¾ щелкнем кнопку «Сохранить».

4.Закроем окно программы MS Excel.

Пример 10. Представление данных таблицы «Страхование имущества» формате MS Word

1.Представим данные таблицы «Страхование имущества» в формате MS Word:

¾ щелкнем закладку Таблица и выберем таблицу «Страхова­ние имущества»;

¾ щелкнем кнопку «Открыть»;

¾ выделим данные таблицы «Страхование имущества»;

¾ выберем команды Сервис, Связь с Office;

¾ выберем команду Публикация в MS Word;

¾ зададим нужный формат текста (по умолчанию расшире­ние файла - RTF) и нажмем кнопку «ОК».

В результате выполнения команд откроется окно приложе­ния MS Word с таблицей «Страхование имущества» базы дан­ных «Договор».

2. Сохраним таблицу в программе MS-Word:

¾ выберем команды: Файл, Сохранить как;

¾ введем имя таблицы «Страхование имущества»;

¾ щелкнем кнопку «Сохранить». 4,

Закроем окно программы MS Word.

Пример 11. Создание запроса на языке SQL

1. Создадим запрос, выбрав из таблицы «Страхование имуще­ства» данные о клиентах, договора с которыми были заключены Инспектором Гавриловой А.К.:

¾ откроем закладку Запросы и щелкнем кнопку «Создать»;

¾ выберем режим Конструктор и щелкнем кнопку «ОК»;

¾ выберем имя таблицы «Страхование имущества» и щелк­нем кнопки «Добавить» и «Закрыть»;

¾ выберем команды: Вид, Режим SQL;

Программа MS Access отобразит на экране пустое окно SQL.

¾ введем следующие SQL инструкции:

SELECT [Страхование имущества]. Инспектор, [Страхование имуще­ства]. [Фамилия клиента], [Страхование имущества]. [Адрес клиента]

FROM [Страхование имущества]

WHERE ((([Страхование имущества]. Инспектор)= 'Гаврилова А.К.'))

ORDER BY [Страхование имущества]. [Фамилия клиента]

¾ закроем окно запроса, щелкнув кнопку «Закрытие окна»,

сохранив его под именем «Запрос 2».

2. Выведем результаты запроса на экран:

¾ выберем закладку Запросы и дважды щелкнем мышью по «Запрос 2».

— щелкнув кнопку «Закрытие окна».

Пример 12. Представление структуры таблицы «Страхование имущества» в формате MS Word

1. Представим структуру таблицы «Страхование имущества» в формате MS Word:

¾ щелкнем мышью закладку Таблица и выберем таблицу «Страхование имущества»;

¾ выберем команды: Сервис, Анализ и Архивариус;

¾ в окне диалога Архивариус выберем таблицу «Страхование имущества» и щелкнем кнопки «Выделить» и «ОК»;

Архивариус отформатирует и выведет на экран страницы со структурой таблицы «Страхование имущества»;

¾ выберем команду Публикация в MS Word;

¾ зададим нужный формат текста (по умолчанию расшире­ние файла — RTF) и щелкнем кнопку «ОК».

В результате выполнения команд откроется окно приложе­ния MS Word со структурой таблицы «Страхование имуще­ства» базы данных «Договор».

2.Сохраним таблицу в MS Word:

¾ выберем команды : Файл, Сохранить как;

¾ введем имя таблицы «Структура» и щелкнем кнопку «Со­хранить».

3.Закроем окно программы MS Word:

4.Выйдем из программы Ms Access:

Пример 13. Создание базы данных и обмен данными с приложениями MS Office

1.Загрузим программу MS Access.

2.В окне запроса выберем команду Новая база данных.

3.Щелкнем кнопку «Создать» и введем имя «База 1».

4.В окне выберем пункт меню Таблицы. Для создания табли­цы воспользуемся опцией Конструктор, выбранной из окна диало­га Новая таблица.

5.В окне Конструктора таблиц зададим имена полей, тип дан­ных, их описание, а также уникальный ключ (таблица 5).

Таблица 5