Создание отчетов

Отчеты предназначены для вывода информации на печать. Часто данные в них располагаются в табличной форме. В отличие от распечаток таблиц или запросов отчет дает более широкие возможности сортировки и группировки данных, он предоставляет возможность добавлять итоговые значения, а также поясняющие надписи, колонтитулы, номера страниц, стили и различные графические элементы.

Создавать отчеты в базе данных Access можно несколькими способами:

19) с помощью Мастера отчетов;

20) на основе таблиц или запросов;

21) в режиме Конструктора.

1. В окне базы данных выполните команду: вкладка ленты Создание → панель инструментов Отчеты → Мастер отчетов.

2. Выберите из списка таблицу (или запрос), которая будет использована как источник данных (например, запрос Адреса клиентов).

3. В появившемся диалоговом окне Создание отчетов (рис. 9) переместите все доступные поля в область «выбранные поля».

Рисунок 9 - Мастер отчетов

4. С помощью Мастера отчетов создайте отчет Дни рождения. В качестве источника данных используйте таблицу Сотрудники.

5. Иногда в отчетах требуется вычислять итоговые значения, среднее, минимальное или максимальное значения, а также проценты. Для этого запустите Мастер отчетов и в качестве источника данных укажите запрос Сумма заказа.

6. В диалоговом окне Мастера, в котором задается порядок сортировки записей, нажмите кнопку Итоги (рис. 10).

Рисунок 10 - Вычисление итоговых значений в отчетах

7. В диалоговом окне Итоги (рис. 11) для полей Сумма и Налог установите флажки в столбце sum, чтобы посчитать итоговую сумму.

Рисунок 11 – Итоги

8. Далее выполните все шаги Мастера и нажмите кнопку Готово.

9. Создайте отчет Дни рождения, используя в качестве источника данных запрос Дни рождения.

10. Составьте отчет Выполненные заказы, в котором будут данные о компании и сумме заказа. Вычислите итоговую сумму, среднее значение (Avg) и максимальную сумму для каждой фирмы.

Контрольные вопросы

1. Для чего предназначены отчеты?

2. Какие способы создания отчетов вы знаете?

3. Как в отчетах можно посчитать итоговые значения?

4. Какие итоговые значения можно посчитать в отчетах?

5. Как в Access напечатать почтовые наклейки?

Литература

1. Microsoft Offict 2007. Все программы пакета. Самоучитель / А. Н. Тихомиров, А. К. Прокди, П. В. Колосков и др. – СПб. : Наука и Техника, 2008. – 608 с.

2. Краинский, И. Word 2007. Популярный самоучитель / И. Краинский. – СПб. : Питер, 2008. – 240 с.

3. Сергеев А.П. Самоучитель Microsoft Office 2007. Учебное пособие. – Вильямс, 2007.

4. Уокенбах, Д. Microsoft Office Excel 2007. Библия пользователя.: Пер. с англ. / Д. Уокенбах. – М. : ООО «И.Д.Вильямс», 2008. – 816 с.

5. Фуллер Л.У., Кук К., Кауфельд Д. Microsoft Office Access 2007 для Чайников. – Диалектика, 2007.