Введение

Это методическое пособие предназначено для изучения систем управления базами данных (СУБД) на примере программы MS Access, входящей в стандартный пакет MS Office. Работа содержит краткие теоретические сведения и курс лабораторных работ, основная цель которых – дать знания и укрепить навыки, достаточные для самостоятельного изучения СУБД.

Для начала работы с данным пособием необходимо знать и уметь:

ü основные приемы работы с операционной системой MS Windows;

ü текстовый редактор MS Word (краткое знакомство);

ü табличный процессор MS Excel (краткое знакомство);

ü основные приемы работы с графическими объектами MS Office;

ü уверенно использовать манипулятор типа "мышь";

ü работу с контекстным меню.

В общем смысле любая база данных (БД) – это один или несколько файлов, содержащих связанную между собой по смыслу информацию, и представляющую собой некую информационную модель описываемых объектов. В узком смысле БД – это обычная таблица, содержащая записи (строки), которые состоят из полей (столбцов), хранящих однотипную информацию об экземплярах объектов. В качестве объекта может выступать любой предмет или живой организм из окружающей нас действительности (например, товары, работники организации, транспортные средства и т.д.). Следует учитывать, что разные информационные модели одного и того же объекта могут в чем-то совпадать, но и в чем-то резко отличаться друг от друга в зависимости от того, кто и с какой целью эти модели использует. Пусть в качестве объекта выступает "гражданин страны". Тогда БД отдела кадров и БД уголовного розыска совпадут по таким атрибутам объекта, как: ФИО, дата и место рождения, полученное образование, но "разбегутся" по таким атрибутам, как: место работы, занимаемая должность; статьи совершенных преступлений, сроки и места отбывания наказаний.

Практически все современные СУБД основаны на реляционной модели управления базами данных. Название "реляционная" (relational) связано с тем, что каждая запись содержит информацию, относящуюся только к одному экземпляру описываемого объекта. В таких БД сведения об экземплярах объекта не дублируются (что привело бы к недопустимому распуханию БД), а связываются по тем или иным полям (атрибутам). Например, при описании того или иного товара нецелесообразно каждый раз вносить в атрибуты каждого экземпляра объекта сведения о его поставщиках. Гораздо экономичнее хранить подробные сведения о всех поставщиках всех товаров в отдельной таблице и связывать ее с другими таблицами по номеру (коду) поставщика.

Можно выделить три основные функциональные возможности СУБД:

¨ определение данных (data definition) – вы можете определить, какая именно информация об экземплярах объекта будет храниться в вашей БД, т.е. задать структуру и тип данных, указать, как эти данные будут связаны между собой, а также задать форматы и критерии проверки правильности вносимых данных;

¨ обработка данных (data manipulation) – вы можете обрабатывать хранящиеся данные различными способами и вычислять любые интересующие вас итоговые значения;

¨ управление данными (data control) – вы можете указать, кому разрешен доступ к БД, а также кому предоставлено право ее редактирования и модификации.