Создание таблицы Базы данных

После загрузки ACCESS на экран выводится диалоговое окно (Рис.1), с помощью которого можно:

q Выбрать: Новая база -Вы создаете пустую базу, в которую могут быть добавлены таблицы, формы, отчеты и другие объекты.

q Выбрать: Мастера, страницы и проекты баз данных - Вы получаете доступ к объектам, созданным по шаблонам, предлагаемым разработчиком (например, база данных Главная книга, и т.д.)

q Выбрать: Открыть базу данных- Вы имеете возможность открыть ранее созданную базу, список имен которых располагается ниже.

Рассмотрим последовательно каждый из предложенных вариантов. Вы сами определите впоследствии, какой Вам подходит лучше.

Пункт Новая база.

Система сразу предлагает сохранить создаваемую базу, открыв стандартное окно сохранения файла (Рис.2), с помощью которого Вы можете выбрать диск (через окошко Папка), папку для сохранения, а затем дать имя создаваемой таблице БД : По умолчанию, в качестве имени предлагается имя db1, тип файла – база данных Access, имеющий расширение mdb. Присвоим создаваемой базе имя Партнер (а дальше – Ваше имя).

Щелкнув по кнопке Сохранить, Вы выведете на экран диалоговое окно создания объектов Access (таблицы, запросов, форм,..). По умолчанию Вам предлагается создать таблицу. При этом система опять предложет несколько вариантов создания таблиц:

q Создание таблицы в режиме конструктора (Создание таблицы путем определения имен полей, типов данных и свойств полей). Именно этот метод мы с Вами будем использоватьпри создании таблицы. Подробно опишем его позже.

q Создание таблицы с помощью мастера (Создание таблицы путем выбора из списка распространенных таблиц и полей данных для делового и личного применения).

Выбрав этот вариант (Рис.4), Вы сможете выбрать таблицу для личного или делового использования, а затем из прокручиваемого списка Образцы таблиц саму таблицу, например, Контакты. После выбора нужной таблицы следует отобрать нужные поля из прокручиваемого списка Образцы полей, перенося их двойным щелчком мыши по имени нужного поля в окошко Поля новой таблицы. Щелкнув по кнопке <Далее>, выводим на экран окно, с помощью которого вводим имя новой таблицы (Рис.5).

После ввода имени созданной таблицы, щелкнув по кнопке <Далее>, Вы получаете возможность: изменить структуру таблицы, если вы что-то хотите изменить (можно менять тип полей, размер, наименования,..); ввести данные непосредственно в поля таблицы; вводить данные в таблицу, работая в более удобном режиме Форма, создаваемом Мастером (рис.6).

Рисунок 5

Щелкнув по кнопке <Готово>,получаем возможность работать в выбранном режиме.

q Создание таблиц путем ввода данных. На экран выводится таблица для ввода данных:

При создании таблицы таким способом, Access автоматически, по введенной информации, определит тип полей Вашей таблицы (текстовый, числовой и т.д.). Все поля такой таблицы имеют следующие имена: поле1, поле2, поле3,… Чтобы изменить названия полей следует воспользоваться Конструктором или щелкнуть правой клавишей мыши по имени и выбрать из контекстного меню пункт Переименовать столбец.

После заполнения полей, необходимо щелкнуть мышкой по кнопке Вид –Режим таблицы и на экран выведется окно для ввода имени созданной таблицы:

По умолчанию предлагается имя Таблица1..

Рассмотрим теперь Создание таблицы в режиме конструктора.

При таком способе создания таблицы, мы имеем возможность работать в диалоговом окне, c помощью которого можно задавать имена полей, определять их тип, выбирая его из прокручиваемого списка тип данных.

После выбора типа данных, мы имеем возможность определить свойства поля, которые зависят от типа поля, используя область Свойства поля, расположенную в нижней части окна.

В столбце Описание можно ввести пояснительный текст, который будет выводится во всех случаях при выборе этого поля в строке состояния (нижняя часть экрана Access). Это очень удобно, так как этот текст будет появляться и при выборе других объектов приложения.

Типы полей представлены на Рис.10, а свойства этих полей на Рис.11 :

Давайте рассмотрим некоторые основные свойства полей таблицы, перед тем как создать свою первую таблицу. Рассмотрим свойства полей по вкладке Общие:

Свойство Размер поля

Тип поля Описание

Текстовое Может принимать значение от 0 до 255. по умолчанию 50

Числовой Может принимать значение: байт –целые числа от 0 до 255; целое – числа от –32768 до 32767; длинное целое от –2147483648 до 2147483647; действительное – для хранения чисел с десятичными знаками заданной точности; и т.п.

Свойство Формат поля

Текстовый, МЕМО Можно задать специальный формат для отображения данных

Числовой Может принимать значение: основной – формат, установленный по умолчанию; денежный; и т.д

Дата/время Система предложит варианты ввода этой величины

Логический Выводятся варианты значений: да/нет; вкл.выкл и т.д.

Свойства Подпись

Для всех полей Можно более содержательно дать название поля

Свойство Условие на значение

Для всех полей Можно ввести условие, которое при вводе должно быть истинным. Можно задать список значений, среди которых будет Ваше. Например, есть поле Город, в котором могут быть лишь: Ялта, Алушта, Севастополь

Свойство Сообщение об ошибке

Для всех полей Можно указать текст об ошибке, которое будет выводиться, если вводимые данные не соответствуют вводу.

Свойство Пустые строки

Текстовый, поле МЕМО Можно разрешить ввод пустых строк

Свойство Индексированное поле

Текстовый, числовой, Дата/время, Денежный, счетчик, Логический Индексирование поля ускоряет доступ к данным, хранящимся в нем.

Это мы рассмотрели свойства полей по вкладке Подстановка.

Свойство Описание

Тип элемента управления Задает тип управления, используемый по умолчанию для отображения данного поля в формах, отчетах и объектах в режиме таблицы. Предлагается три варианта: Поле, Список, Поле со списком.

Тип источника строк Если был выбран Список или Поле со списком, можно задать тип источника данных: Таблица/запрос, Список значений, Список полей.

Источник строк Для Таблицы/запроса или Список полей – указать таблицу или запрос, из которого поступают значения для списка; Если выбран Список значений – введите эти значения, отделяя их точкой с запятой.

Присоединенный столбец Значение указанного столбца используется в качестве элемента управления. Если столбец один, установите 1.

Число столбцов Укажите число столбцов, поступающих из источника

Заглавие столбцов Установив ДА, выведете значение подписи в качестве заголовка столбца списка

Ширина столбцов Укажите значение для ширины столбцов, разделяя их точкой с запятой.

Число строк Для Поля со списком это число определит число строк в раскрывающемся списке

Ширина списка По молчанию – Авто, т.е. ширина раскрывающегося списка равна ширине элемента управления. Можно указать другое подходящее значение

Ограничиться списком Установив Да, в поле можно ввести только значения из списка.

Вернемся к рисунку 10 и рассмотрим такой тип полей, как Мастер подстановок. Выбрав его для поля, Вы выводите окно создания подстановок:

Можно выбрать «столбец подстановки»: в этом случае на экран выведется диалоговое окно, с помощью которого Вы сможете выбрать таблицу, из которой будет взят столбец для подстановки (Рис.13).

В нашем случае это некая таблица Контакты Щелкнув по кнопке <Далее> Вы выведете следующее окно, с помощью которого сможете отобрать столбцы для подстановки, дважды щелкнув левой клавишей мыши по имени нужного поля (Рис.14).

После чего система предложит выбрать ширину столбца, ввести подпись столбца и щелкнуть по кнопке <Готово> - Ваша подстановка создана!

Выбрав «Будет введен фиксированный набор значений», Вы сможете последовательно работая в диалоговых окнах, ввести список значений для подстановки (Рис.15). Сначала следует указать число столбцов, по умолчанию это 1. Затем в поле Столбец1 необходимо последовательно вводить все значения списка для подстановок. После создания списка, щелкнув по кнопке <Далее>, Вы получите возможность задать подпись столбцу подстановок. Щелкнув по кнопке <Готово>, завершить создание подстановок.