СОЗДАНИЕ ОТЧЕТОВ

Отчет – это гибкое и эффективное средство для организации данных при выводе на печать. С помощью отчета требуемые сведения можно вывести в удобном для пользователя виде.

Отчеты — это объекты (документы), формируемые в режиме on-line, связанные с объектами данных (таблицами и запросами). С помощью отчетов можно предварительно просмотреть и распечатать информацию.

Отчеты Access – это компоненты интерфейса приложения, во многом схожие с формами. Они имеют такие же разделы, как и формы (с добавлением заголовков и примечаний групп). Фактически отчеты можно рассматривать как упрощенные формы, предназначенные для распечатки данных.

СПОСОБЫ СОЗДАНИЯ ОТЧЕТОВ:

- с помощью Мастера отчетов;

- в режиме Конструктор.

Отчет, созданный с помощью Мастера отчетов, как правило, дорабатывается в режиме Конструктор.

Задание 1. Создать отчет для вывода на печать данных о компьютерах. Для этого понадобятся данные из таблиц Производитель и Компьютер.

Действия.

1. Вкладка Создание à группа Отчеты àМастер отчетов.

2. В диалоге с Мастером отчетов построить отчет:

1 шаг:

– выбрать источник данных из списка Таблицы и запросы: – таблицу Производитель;

– из области Доступные поля выбрать поля, для отчета, в следующем порядке: Код производителя, Название, Страна;

– в качестве источника выбрать таблицу Компьютер;

– выбрать поля, для отчета, в следующем порядке:

Название модели, Процессор, Частота, RAM, HDD, Цена;

2 шаг – выбрать вид представления данных: Производитель, Далее;

3 шаг – добавить уровень группировки по полю Страна (выделить из списка Страна, нажать накнопке ), Далее;

Уровни группировки добавляются (рис. 31), если значение выбранного поля будет повторяться в отчете или если пользователь собирается выделить поле по каким-либо соображениям, Далее;

Рис. 31. Окно Мастера создания отчетов. Добавление уровней группировки

4 шаг:

– задать сортировку по полю Название модели (допускается несколько уровней сортировки) (рис. 32);

Рис. 32. Окно задание поля для сортировки записей

– установить вид вычислений для полей с числовыми данными. Для этого в диалоговом окне, которое открывается через кнопку Итоги, установить для поля Цена параметры вывода итогов (Флажок þ MA 2007x® переключатель ¤ данные и итоги (рис. 33) ® ОК), Далее;

Рис. 33. Задание параметров вывода итогов в отчете

5 шаг – определить вид макета для отчета:

– Макет – ¤ Структура 1;

- Ориентация – ¤альбомная;

– þ Настроить ширину полей для размещения на одной странице, Далее;

6 шаг – выбрать стиль заголовка – Обычная, Далее;

7 шаг:

– задать имя отчета – ввести с клавиатуры Прайс-лист фирмы C&KIT);

– в группе переключателей Дальнейшие действиявыбрать переключатель ¤ Просмотреть отчет, Готово.

3. Сохранить созданный отчет.

Задание 2. Отредактировать отчет Прайс-лист фирмы C&KIT.

Действия.

1. Открыть отчет в режиме Конструктор.

2. В область заголовка вставить рисунок:

– Инструменты конструктора отчета à Конструктор à группа Элементы управления à кнопка Рисунок (или кнопка Эмблема) àпапка ClipArt
(C:\Program Files\Microsoft Office\CLIPART\PUB60COR).

3. Выполнить редактирование рисунка:

– открыть окно свойств поля (КМ®Свойства);

- в окне свойств открыть вкладку Макет;

- в поле Установка размеров (стоит по умолчанию По размеру рамки) выбрать из раскрывающего списка Вписать в рамку.

4. Сохранить изменения.

5. Перейти в режим Предварительного просмотра (см. Приложение 4, рис. 1).

6. Распечатать одну из страниц отчета.

Задание 3. Самостоятельно выполнить:

1. Сформировать отчет по запросу Договор-заказ (раздел 7.1.3. Создание запросов с вычисляемым полем, задание 4). Группировку установить по дате договора.

2. Отредактировать и отформатировать отчет:

– вставить рисунок (раздел 8. Создание отчетов задание 2),

– изменить расположение полей,

– вставить итоговое вычисляемое поле (см. составной формы и диаграммы, задание 2, п.п 2-4) ,

– изменить фон, выделить отдельные поля рамками и др.

3. Распечатать первую и последнюю страницу отчета.

Контрольные вопросы

1. Указать типы объектов, которые формируют пользовательский интерфейс приложения.

2. Можно ли в отчете отредактировать данные? Ответ пояснить.

3. Как создать отчет? Описать технологии создания отчетов.