Бази даних можуть містити тисячі і десятки тисяч записів.
Типову задачу опрацювання даних формулюють так: серед записів відшукати в БД ті, які задовольняють деякий критерій (умову), і вивести їх на екран, папір чи створити з них іншу таблицю.
Для відшукання потрібних даних використовують команду Найти (кнопка на панелі інструментів), а також фільтри і запити.
Команда Правка e Найти дає змогу відшукати записи у великій таблиці за деякою нескладною умовою пошуку у всій базі чи в конкретному полі.
Фільтри застосовують у випадку нескладних умов пошуку і виведення даних на екран чи папір. На відміну від команди Найти тут зайві записи не висвітлюються. Є три типи фільтрів: фільтр за вибраним, фільтр за формою і розширений фільтр. Доступ до команд роботи з фільтрами можна отримати одним із трьох способів:
1) виконати команду основного меню Записи e Фильтр;
2) виконати команду з контекстного меню;
3) скористатися кнопками команд на панелі інструментів:
Ø Фильтр по выделенному ;
Ø Изменить фильтр ;
Ø Применение фильтра/Удалить фильтр .
Щоб повернути початкове відображення таблиці після застосування фільтру, натисніть Удалить фильтр .
Для шукання даних користувач будує умови: прості і складені.
Прості умови – це числа, тексти, вирази, математичні співвідношення, наприклад: 5; “Артист”; Артист; >3; =4; <>3; <date() – усі дати до вчора включно; Like[А-Г] – прізвища, які починаються на А, Б, В, Г; Like “Ap*” – слова, які починаються на Ap; 69???? – шестизначні номери телефонів, які починаються на 69, тощо. Умови записуються відповідно до правил мови SQL.
Складені умови – це умови, побудовані з простих за допомогою логічних операцій not (не), and (і), or (або). Наприклад, not 2; between 3 and 4; between date() – 30 and date() – дати за минулі 30 днів від сьогоднішньої, between 21/4/99 and 21/5/99 – між двома датами.
У конструкторах фільтрів і запитів умови вводять у рядок умов. Умови, які стосуються різних полів і мають сполучник (логічну операцію) “и”, записують в одному рядку конструктора умов. Умови, які стосуються одного поля і мають сполучник “или”, розташовують одну під одною.
Запит – це засіб відшукання записів, перетворення таблиць і створення на їхній основі нових. На відміну від фільтра запит є структурним елементом бази даних, що має назву, яка поміщається на закладку Запросы головного вікна БД.
Розрізняють декілька типів запитів. Найпростішим є звичайний запит (інша назва запрос на выборку), який відображає на екрані вибрані з БД записи. Ці запити не змінюють таблиці БД.
Для створення нової таблиці, що міститиме вибрані записи, внесення змін у таблиці використовують запросы на преобразование.
Тип запиту можна змінювати командами Запросы e Тип запроса.
Запит створюють вручну в режимі конструктора або за допомогою Майстра запиту на базі деякої таблиці чи декількох таблиць, яку/які додають до запиту.
Щоб створити запит вручну, треба виконати таку послідовність команд, стартуючи з головного вікна бази даних:
Вікно БД e Запросы e Создатьe Конструктор e ОК e Добавить таблицу, наприклад, Таблица1 e закривають вікно Добавление таблицы – Закрыть.
Отримують вікно (бланк) Конструктора запитів, яке потрібно буде заповнити (рис. 80). Конструювання запиту складається з декількох етапів.
Рис. 80. Вікно Конструктора запиту
1. Рядок Поле міститиме назви полів, які користувач хоче відобразити у запиті. Щоб заповнити цей рядок, у вікні таблиці Таблица1 вибирають усі чи потрібні поля і перетягують їх у рядок Поле на бланку. Інший спосіб: рядок Поле заповнюють, клацнувшу в ньому і вибравши назву кожного поля із запропонованого списку.
2. Задають, якщо потрібно, режим упорядкування записів (методом вибору режиму зі списку поля Сортировка) і режим відображення полів на екрані (поле Вывод на экран).
3. Вводять умови пошуку в рядок Условие отбора.
4. Щоб запустити запит на виконання, виконують команди Запрос e Запуск чи натискають на кнопку запуску, на якій зображено знак оклику .
5. Для редагування запиту треба повернутися в режим конструктора.
6. У разі потреби змінюють тип запиту командою з меню Запрос e вибирають потрібний тип із запропонованого списку.
7. Коли запит готовий, закривають конструктор зі збереженням запиту з певною назвою у файлі БД.
Загальна схема роботи із запитами на внесення змін така:
1) виконують звичайний запит на вибірку записів;
2) змінюють тип запиту, наприклад на створення нової таблиці;
3) запускають запит на виконання – буде створена нова таблиця з відібраними записами.
Окрім згаданих вище, є й інші типи запитів: перекрестный, результат роботи якого нагадує зведену електронну таблицю; на виявлення записів, що повторюються – повторяющиеся записи; на виявлення записів, що не мають підпорядкованих записів у якійсь іншій таблиці – записи без подчиненных.
Реляційні зв’язки між таблицями
Дві або більше таблиці, які мають поля з однотипними даними, між якими встановлено зв’язок, називаються реляційними. Зв’язки можуть бути трьох видів: зв’язок один до одного (1 Û 1); один до багатьох (1 Û ¥); багато до багатьох (¥Û ¥). Такі зв’язки встановлюються під час створення підпорядкованої форми чи запиту на пошуки записів без підпорядкованих. Реляційні зв’язки дають змогу звести до мінімуму дублювання одних і тих же даних (полів) у різних таблицях.
Для реляційного зв’язку зазвичай використовують поле таблиці, значення в якому не повторюються, наприклад поле типу Счетчик, числове поле з номерами курсантів за списком у журналі тощо (поле з прізвищами не підходить, бо в БД можуть бути однофамільці). У конструкторі таблиці такому полю присвоюють ключ (командою з головного меню Правка e Ключевое поле або командою з контекстного меню поля). Відповідне поле другої таблиці може бути неключовим – воно має назву поля зовнішнього ключа.
Задавши ключове поле в першій таблиці, можна налагоджувати зв’язки між таблицями командою Сервис e Схема данных.
За допомогою вікна Добавить таблицы вибирають і долучають потрібні таблиці у вікно Схема данных. Зв’язок налагоджують методом перетягування і накладання назви поля з однієї таблиці на назву однотипного поля в іншій, між якими встановлюється відповідність один до одного, один до багатьох чи багато до багатьох. У вікні Связи потрібно увімкнути перший перемикач Обеспечение целостности данных e ОК. Після натискання на кнопку ОК зв’язок між таблицями буде відображений графічно (рис. 81).
Рис. 81. Зв’язок один ко многим
Зв’язок можна анулювати, клацнувши на лінії зв’язку і натиснувши на клавішу Delete на клавіатурі. Після цього можна встановити інший тип зв’язку між таблицями. Вікно схеми даних закривають зі збереженням зв’язків, давши відповідь Да на відповідний запит програми.
Реляційними є також форми, запити і звіти, побудовані за кількома реляційними таблицями. Для створення реляційних запитів, звітів і форм спочатку відкривають їхні конструктори, у вікно конструктора додають таблиці і формують зв’язки, якщо вони не були задані раніше. Після цього у бланк конструктора заносять назви полів з різних таблиць (методом перетягування чи іншим).
на панелі інструментів), а також фільтри і запити.
;
;
.
.
(командою з головного меню Правка e Ключевое поле або командою з контекстного меню поля). Відповідне поле другої таблиці може бути неключовим – воно має назву поля зовнішнього ключа.