Назви полям дає користувач, назви типів стандартні, а значення полів випливають зі змісту конкретної задачі. Розглянемо загальні властивості числового поля: розмір поля (байт, ціле, довге ціле, 4 байти, 8 байтів), формат (основний, грошовий, процентний експоненціальний тощо), кількість десяткових знаків після коми, підпис поля, значення за замовчуванням, умова на значення повідомлення про помилку введення, обов’язкове поле, індексоване поле.
Отже, структура таблиці – це структура запису, тобто сукупність назв полів, їх типів та властивостей, визначених користувачем під час аналізу конкретної задачі. Структура визначає послідовність розташування даних у записі на фізичному носії і вигляд даних на екрані.
Базу даних в Access створюють у вигляді однієї чи декількох таблиць. Для цього після запуску програми треба виконати таку послідовність команд.
У вікні MicrosoftAccess на панелі Приступая к работе натиснути Создать файл…e на панеліСоздание файлавибратиНовая база данных… e вибрати потрібну папку і дати назву файлові e Создать e в отриманому головному вікні бази даних активізувати закладку Таблицы e Создать.
Надалі суттєво не плутати назву файла БД і назви таблиць, які є в БД. Назва файлу, наприклад db1, відображається у рядку заголовка головного вікна БД (рис. 76), а назви таблиць – на закладці об’єкта Таблицы.
Вікно Microsoft Access складається з таких елементів (рис. 75):
Ø рядка, в якому є назва програми, та кнопки керування вікном програми;
Ø рядка основного меню;
Ø панелі інструментів (База данных);
Ø головного вікна бази даних, яке, у свою чергу, складається з: рядка, в якому є назва поточної бази даних, і кнопки керування вікном БД, вікно закладок об’єктів (Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты тощо) та груп (Избранное), панелі інструментів (рис. 76) та робочого вікна поточного об’єкта чи групи;
Ø рядка статусу, що містить деякі відомості про поточну базу даних.
Рис. 75. Головне вікно СУБД Microsoft Access2003
Рис. 76. Панель інструментів головного меню бази даних
Головне меню Microsoft Access складається з таких пунктів: Файл – робота з файлами баз даних (створення, збереження, відкриття, друкування тощо), Правка – редагування баз даних (копіювання, вставка, вирізання, відміна дії тощо), Вид – перегляд об’єктів бази даних, Вставка – додавання об’єктів до бази даних, Сервис – сервісні функції (встановлення параметрів настройки Microsoft Access), Окно – робота з вікнами баз даних та Справка – виклик довідкової інформації.
Як вже зазначалось вище, роботу з програмою Access розпочинають у головному вікні на закладці Таблицы зі створення структури командою Создать.
Є декілька способів створення структури:
Ø режим таблиці;
Ø використання конструктора таблиці;
Ø використання майстра бази даних;
Ø імпорт таблиці.
Робота користувача складається з двох етапів: створення структури таблиці за допомогою конструктора і введення даних у таблицю в режимі таблиці.Найчастіше структуру створюють командою e Режим таблицы e ОК (або Создание таблицы в режиме конструктора). Користувач у цьому випадку задає:
Ø назви полів методом введення назви;
Ø тип даних методом вибору типу із запропонованого списку;
Ø описи, які не є обов’язковими;
Ø додаткові властивості (характеристики) полів (лише у разі потреби) методом заповнення таблиці властивостей: довжину поля; значення за замовчуванням; умови на значення, яке вводитимуть; формат поля; індексованість поля тощо (рис. 77).
Рис. 77. Вікно конструктора таблиці
У найпростіших БД достатньо задати назви полів і зазначити їхні типи, оскільки властивості фіксуються автоматично згідно з принципом замовчування.
Структуру будь-коли можна модифікувати. У раніше створену структуру нове поле вставляють командою Вставка e Строки. Відокремлене поле вилучають командою Правка e Удалить строки. Можна змінити порядок розташування полів, перетягуючи їхні назви вниз чи вгору.
Після створення структури вікно конструктора треба закрити зі збереженням таблиці у файлі на диску з якоюсь назвою: Митниця, Зарплата тощо.
Щоб увести дані в таблицю, її потрібно відкрити в режимі таблиці з головного вікна бази даних: Об’єкт Таблицы e виберіть назву e .
Дані в таблицю вводять звичайно з клавіатури (або через буфер обміну). Зовні таблиця подібна до електронної. Ширину стовпців і висоту рядків змінюють методом перетягування розмежувальних ліній.
Для прискореного введення у поля даних, що є елементами деякого стандартного списку, наприклад списку посад, назв міст тощо, у конструкторі таблиці для відповідного поля у типі даних потрібно увімкнути Майстра підстановки і створити (ввести) список даних: у полі Тип данных вибираємо Мастер подстановок e ž Будет введен фиксированный набор значений e Далее e у Столбец 1 вводимо потрібний список значень e Далее e задаємо підпис e Готово. Цим списком можна користуватися у режимі введення даних у таблицю.
Стовпці можна ховати чи показувати командою Формат e Скрыть столбцы / Отобразить столбцы.
Щоб деякі стовпці не зміщувались під час перегляду широкої таблиці, їх фіксують на екрані командою Формат e Зафиксировать або вивільняють – Формат e Освободить все столбцы.
Для створення стандартних баз даних є спеціальні засоби – майстри. Достатньо виконати вказівки майстра і структура бази даних готова.
Між таблицями можуть бути встановлені зв’язки. Для налагодження зв’язків між таблицями призначена команда Сервис e Схема данных (або кнопка на панелі інструментів).
e Режим таблицы e ОК (або 
Создание таблицы в режиме конструктора). Користувач у цьому випадку задає:
.
на панелі інструментів).