Теоретичні відомості

Мета: навчитися створювати структуру таблиці та вводити дані, працювати з формами, з фільтрами і запитами, оформлювати звіти.

План

1. Поняття бази даних.

2. Поняття структури таблиці, запису, поля.

3. Складові вікна Microsoft Access.

4. Створення бази даних.

5. Введення даних у таблицю. Майстер підстановок.

6. Робота з формами.

7. Робота з фільтрами і запитами.

8. Прості та складені умови.

9. Реляційні зв’язки між таблицями.

10. Схема даних.

11. Оформлення звітів.

Теоретичні відомості

База даних (БД) – це єдине, централізоване сховище структурованих даних певної предметної області (під предметною областю тут розуміють, наприклад, школу, підприємство та ін.), до якої мають доступ багато програм. Кожна програма має доступ до конкретних даних бази даних за допомогою спеціальної програми, яка одержала назву «система управління базою даних (СУБД)».

БД створюють, якщо є потреба регулярно опрацьовувати великі обсяги однорідної інформації: списки абітурієнтів, студентів з їхніми оцінками, співробітників підприємства чи фірми з анкетними даними, розклади руху різних видів транспорту, пропозиції товарів на ринку, облік матеріалів на складах тощо.

Робота з БД має такі етапи:

Ø створення структури БД;

Ø введення даних;

Ø редагування структури і даних;

Ø пошук інформації в БД;

Ø оформлення звітів.

В Access база даних – це файл з розширенням .mdb, який містить дані у вигляді однієї чи кількох таблиць. Окрім таблиць, у файлі БД можуть бути такі об’єкти: форми, запити, макроси, модулі.

Розглянемо структуру таблиці. Таблиця в БД складається з рядків (записів) і стовпців.

Запис містить інформацію про один елемент бази даних: одну людину, книжку, продукцію, рейс тощо. Він складається з полів, які формують структуру запису. Структура запису фактично визначає структуру таблиці і всієї БД, якщо в ній є лише одна таблиця.

Поле – це мінімальна (але найважливіша) порція інформації в записі, над якою визначені операції введення, виведення, перетворення тощо. Воно має ім’я, значення, характеризується типом і низкою додаткових властивостей.

Нижче наведено приклади типів, назв і значень полів (табл. 2).

Таблиця 2