ПР 1, 2 (занятие 3-4) MS ACCESS

Робота з БД “Відділ кадрів”

1.Розробити структура бази даних “Відділ кадрів”

2.В середовище|середі| МS Ассеss реалізувати розроблену структуру бази даних.

3.Установить зв'язки між таблицями.

4.В кожну таблицю ввести|запровадити| по 10 записів.

Робота із|із| запитами, формами, звітами БД “Відділ кадрів”

6.Створити запити к базі даних “Відділ кадрів”

7.Створити форми бази даних “Відділ кадрів”

8.С помощью майстра запитів створити простий звіт на основі даних, вказаних в таблиці БД “Відділ кадрів”.

Задание|задача| 1.

Разработать структуру базы данных. Указать первичный ключ в каждой таблице, подчеркнув имя поля, которое будет ключевым, если такое поле есть в таблице или добавить новое. Указать типы связей между таблицами, обосновать выбор.

БД “Отдел кадров”:

Ответ.

Состав и характеристика полей таблицы “Штатное расписание”.

После создания структуры таблицы необходимо задать ключевое поле.

Как ключевое поле выбираем поле Должность, т.к. оно не содержит записей, что повторяются, а также будет использовано для связи с таблицей “Сотрудник”.

Состав и характеристика полей таблицы “Сотрудник”.

Для поля Должность выбираем тип Мастер подстановок. Это позволит облегчить заполнение даннными для данного поля.

Как ключевое поле выбираем поле Идент код , т.к. оно не содержит записей, что повторяются, а также будет использовано для связи с таблицей “Состав семьи”.

Состав и характеристика полей таблицы “Состав семьи”.

При создании поляИдент код как столбец подстановки используется поле Идент код из таблицы “Сотрудник”.

Поле Иден код выбрать как индексное поле. Для этого в разделе Свойства поля выбрать строку Индексированное поле и выбрать из выпадающего списка Да (допускаются совпадения).

Таблицы будут связаны между собой таким образом: таблицаСотрудникс таблицею Состав семьисвязываются по полю Идент код, с таблицею Штатное расписание– по полю Должность.

Задание|задача| 2

В среде МS Ассеss реализовать разработанную структуру базы данных. Установить связи между таблицами. Детально|подробно| описать свои действия. В каждую таблицу ввести по 10 записей. Представить копию экрана со схемой данных.

Ответ

Для создания новой базы данных выполнить|исполнить,проделать| такие действия:

В окне МS Ассеss выполнить|исполнить,проделать| команду Файл\Создатьили щелкнуть соответствующую пиктограмму.

В поле Созданиев правой части окна щелкнуть на строке Новая база данных|.

Появится окно Файл новой| базы| данных|.Вэтом окне в поле Папкавыбрать|избрать| и открыть папку, в которой|какой| будет создаваться новая БД. Потом в поле Имя файлаввести имя создаваемой БД ОТДЕЛ КАДРОВ и щелкнуть по кнопке Создать.

На экране появится БД ОТДЕЛ КАДРОВ, в окне которой|какой| нужно выбрать|избрать| режим работы Таблицыи щелкнуть на строку Создание таблицы| в режиме| конструктора.

Создать структуру таблицы ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, включив у нее указанные поля и выбрав|избрав| для них соответствующие типы.

В окне Конструктора таблиц|заполнить соответствующие разделы: Имя поля, Тип данных|, Описание.

В разделе Тип данных|для изменения|смены| типа раскрыть окно выбора типа, щелкнув по кнопке раскрытия списка, потом щелкнуть в строке, что содержит соответствующий тип. При этом в нижней части экрана в разделе Свойства поляпоявится информация о данном типе поля. При необходимости туда можно вносить изменения|смены|, для чего нужно щелкнуть в соответствующей строке, изъять предыдущее|предварительное| значение и ввести новое.

Например: для создания поля № по порядкув столбец Имя полявводим НПП|,потом переходим в столбец Тип данныїх|с помощью|посредством| клавиши Тab|,раскрываем список типов щелканием по стрелке и выбираем тип Числовой.После чего в разделе Свойства поляна вкладке Общиеустанавливаем размер поля Длинное целое|.Все другие свойства установления значений которых|каких| не предусмотрены, остаются такими которые|какие| они имеют по умолчанию в БД. Для этого поля другие свойства не изменяются. Теперь можно перейти к|до| созданию следующего поля.

После создания структуры таблицы необходимо задать ключевое поле. Как ключевое поле выбрать|избрать| поле Должность.Для создания ключевого поля выделить поле, для чего щелкнуть слева от имени поля на полосе выделения. Потом выполнить|исполнить,проделать| команды Правка\Ключевое полеили щелкнуть по пиктограмме Ключевоеполе. Слева от имени поля появится изображение ключа.

После создания структуры таблицы необходимо сохранить ее, выполнивши команды Файл\ Сохранить или Сохранить как|... В окне Сохранение ввести имя созданной таблицы: ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, потом - щелкнуть ОК|. Таблица будет сохранена|сбережена| в БД ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ.

Аналогичным образом|чином| создать структуру таблицы СОТРУДНИК.

Для поля Должность после выбора типа Мастер подстановок| откроется первое диалоговое окно Создание подстановки|. В этом окне выбирается способ, которым|каким| столбец подстановки будет получать свои значения: из|с| таблицы или запроса. Потом нужно щелкнуть по кнопке Далее. В следующем диалоговом окне выбирается таблица ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, что содержит столбец подстановки. Потом также щелкнуть по кнопке Далее. В следующем окне выбирается поле Должность, что используется столбец подстановки, которое|какое| щелканием по кнопке «>» переносится в окно Выбранные поля, после чего снова щелкнуть по кнопке Далее. В следующем окне в случае необходимости задается порядок сортировки списка записей столбца подстановки, щелкнуть по кнопке Далее. Следующее окно позволяет изменить|сменить| ширину столбца подстановки. Щелкнуть по кнопке Готовый. Появится сообщение о том, что перед созданием связи необходимо сохранить|сберечь| таблицу. Для этого щелкнуть по кнопке Да и сохранить|сберечь| таблицу под именем СОТРУДНИК. При сохранении|сохранности| будет предложено создать ключевые поля. Следует отказаться от создания ключевых полей, для чего щелкнуть на кнопке Нет. В разделе Тип данных| будет указанный тип Текстовый, то есть тип, соответствующий типа поля подстановки из|с| таблицы ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ.

Как ключевое выбрать|избрать| поле Идент| код.

Закрыть окно структуры таблицы СОТРУДНИК и сохранить|сберечь| при этом таблицу с изменениями|сменами|.

Создать структуру таблицы СОСТАВ СЕМЬИ аналогичным образом|чином|. При создании поля Идент| код как столбец подстановки использовать поле Идент| код из|с| таблицы СОТРУДНИК.

Поле Идент| код выбрать|избрать| как индексированное|индексируемое| поле. Для этого в разделе Свойство поля выбрать|избрать| строку Индексированное поле, щелкнуть по кнопке раскрытия списка и выбрать|избрать| строку Да (Допускаются совпадения|).

Заполнить данными созданные структуры таблиц.

Заполнение таблиц целесообразное начинать с таблицы ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, поскольку поле Должность этой таблицы используется столбец подстановки для заполнения соответствующего поля таблицы СОТРУДНИК.

В окне Базы данных выбрать|избрать| нужную таблицу и щелкнуть по кнопке Открыть или дважды щелкнуть на значке нужной таблицы.

На экране появится структура БД в табличном виде.

Заполнение проводится по записям, то есть вводится информация для всей строки полностью|вполне,целиком|.

После заполнения таблицы ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ следует заполнить таблицу СОТРУДНИК, поскольку данные поля Идент| код из|с| таблицы СОТРУДНИК будут использоваться при заполнении таблицы СОСТАВ СЕМЬИ как столбец подстановки.

Для заполнения поля МЕМО| в таблице СОТРУДНИК нажать комбинацию клавиш SHIFT+F2, предварительно|заранее,загодя| установив курсор в поле МЕМО|. Для заполнения данными поля Должность в таблице СОТРУДНИК использовать список поля подстановки, раскрывая его щелканием мыши|миши| по кнопке раскрытия списка. Выбор нужной должности проводится щелканием мыши|миши| в соответствующей строке.

Аналогично заполняется данными поле Идент| код в таблице СОСТАВ СЕМЬИ.

Чтобы изменить|сменить| связь между таблицами для автоматизации обновления связанных полей.

Выполнить|исполнить,проделать| команду Сервис\Схема данных| или выбрать|избрать| пиктограмму Схема данных|. Появится окно Схема данных|.

Выполнить|исполнить,проделать| команду Связи\Изменить связь|. Откроется окно Изменение связей|. В поле Таблица/Запрос выбрать|избрать| таблицу ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ. В поле Связанная таблица/Запрос появится имя таблицы СОТРУДНИК, связанной|повязанной| с таблицей ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ по полю Должность.

Для автоматической поддержки целостности|цельности| БД установить флажок Обеспечение целостности| данных|. Установить также флажки Каскадное обновление| связанных| полей| и Каскадное удаление| связанных| полей|. В окне Тип отношений| будет указанный тип один-ко-многим|.

Соответствующим образом изменить|сменить| связь между таблицами СОТРУДНИК и СОСТАВ СЕМЬИ.

Задание|задача| 3.

Создать следующие запросы к|до| базе данных:

1. Запрос на выборку данных из|с| одной таблицы;

2. Запрос на выборку данных из|с| двух или трех таблиц;

3. Параметрический запрос.

Детально|подробно| описать действия по созданию запросов и навести|привести| копии экранов с бланками разработанных запросов.

Ответ.

1. Запрос на выборку данных из|с| одной таблицы.

Создадим запрос, что содержит поля: Идент| код, Фамилия, Имя, Отчество, Дата нар, который|какой| отображает список только тех сотрудников, фамилии которых|каких| начинаются с буквы "К". Список отсортируем| по дате рождения по возрастанию.

Для этого необходимо выполнить|исполнить,проделать| такую последовательность действий.

Выбираем объект Запросы,щелкаем пункт меню Создать.Открывается окно Новый запрос|,в котором|каком| выбираем режим создания запроса Конструктор.Открывается окно Запросы: запрос| на выборку|и активизируется окно Добавление таблицы|,в котором|каком| следует выбрать|избрать| из списка таблицу Сотрудник(щелкнув мышью|мишой| на имя таблицы), после чего нажать на кнопку Добавитьи закрыть окно Добавление таблицы|.

Дальше необходимо выбрать|избрать| нужные поля и задать способы сортировки и условия отбора из|с| таблицы. Для этого:

- выделить поля Идент| код, Фамилия, Имя, Отчество, Дата нарс помощью|посредством| мыши|миши| в комбинации с клавишами SHIFTили СTRLи отбуксировать на бланк построения запроса QВЕ|в строку Поле.Поля можно перемещать в бланк QВЕ|и в одиночку|по одиночке,по одному,поодиночке|.

- для поля Дата нарустановить сортировку записей по возрастанию. Для этого щелкнуть в строке Сортировкав столбце поля Дата нар,появится кнопка со стрелкой, нажатие на которую|какую| раскрывает окно выбора типа сортировки. Выбрать|избрать| тип сортировки по возрастанию|;

- для реализации в запитые условия выбора сотрудников, фамилии которых|каких| начинаются с буквы "К", в строке Условие отбора|в столбце Фамилияввести условие Like "К*".

Закрыть окно конструктора запроса, сохранить в памяти с именем . В окне базы данных появится файл запроса с именем Fаm_к.

Выполнить|исполнить,проделать| запрос на выборку. Для этого выделить запрос Fаm_ки щелкнуть по кнопке Открыть.На экран выводится таблица, в которой|какой| отображаются все записи с фамилиями, которые начинаются на букву К, записи отсортированные по дате рождения по возрастанию.

2. Запрос на выборку данных с из|с| двух или трех таблиц.

Создадим запрос, в результате выполнения которого|какого| будут полученные сведения о сотрудниках, которые не имеют родственников.

До отчета включим поля, которые|какие| содержат идентификационный код, фамилию, имя, отчество рабочего, а также его дату рождения.

При выбранной|избранной| вкладке Запросщелкнуть по кнопке Создать.

Открывается окно Новый запрос|,в котором|каком| выбрать|избрать| режим создания запроса Записи без подчиненных|.

В первом окне с названием "Поиск записей|, не имеющих| подчиненных|" мастер выведет на экран список для выбора основной таблицы, в котором|каком| выбрать|избрать| таблицу Сотрудники нажать кнопку Далее.

В следующем окне выбрать|избрать| таблицу, что содержит подчиненные записи. Это таблица Состав семьи.Нажать кнопку Далее.

В следующем окне мастера проверить, что таблицы Сотрудники Состав семьисвязаны по полю Идент| код(поля, по которым|каким| связанные таблицы, выделены). Если это не так, в каждом списке полей обеих таблиц выделить поле Идент| коди щелкнуть на кнопку «<=>», что расположена между списками. Нажать кнопку Далее.

На экране появится новое окно, в котором|каком| отображенные поля, которые могут быть включены к|до| отчету. В этом окне в левом поле в списке выделить по очереди|поочередно| поля Идент|код, Фамилия, Имя, Отчество, Дата нар,которые|какие| должны отображаться в отчете, и перенести их в левое поле с помощью|посредством| кнопки «>».

Дальше нажать кнопку Готово.

Проверяем исправленный отчет и храним|бережем| его под именем Без родственников.

3. Параметрический запрос.

При выполнении параметрического запроса выводится диалоговое окно с приглашением ввести параметр для условия отбора записей. Параметров может быть несколько.

Создадим запрос, в результате выполнения которого|какого| будут выводиться поля Фамилия, Имя, Отчество, Идент| коди Стаж работысотрудника, фамилия которого|какого| будет указана в запросе как параметр отбора.

При выбранном|избранном| режиме работы Запросщелкнуть по кнопке Создать.

Открывается окно Новый запрос|,в котором|каком| выбрать|избрать| режим создания запроса Конструктор.

Открывается окно Запрос 1: запрос| на выборку|и активизируется окно Добавление таблицы|,в котором|каком| выбрать|избрать| таблицу Сотрудник,щелкнуть по кнопке Добавить,после чего закрыть окно Добавление таблицы|.

С помощью|посредством| мыши|миши| переместить поля Фамилия, Имя, Отчествои Идент| код, Стаж работыиз|с| выбранной|избранной| таблицы в бланк построения запроса.

В столбце Фамилиюв строке Условие отбора|ввести в квадратных дужках|скобках| сообщения, которое|какое| будет выводиться на экран при выполнении запроса, а именно: [Введите фамилию].

Выбрать|избрать| из|с| пункта меню Запросподпункт Параметры.Появится окно Параметры запроса|,в котором|каком| в столбце Параметрввести то же сообщение без квадратных дужек|скобок|. В столбце Тип данных|выбрать|избрать| тип Текстовый.

Закрыть запрос, на вопрос о сохранении|сохранности| ответить положительно, сохранить|сберечь| запрос с именем Идент_код.

Выполнит запрос, щелкнув по пункту меню Открыть. На экране появится окно Введите значение| параметрадля ввода фамилии сотрудника, информацию о котором|каком| необходимо получить, например о Старченко, или Строкову, после чего щелкнуть по кнопке ОК|.

На экране появится таблица с данными о выбранном|избранном| сотруднике.

Задание|задача| 4.

Создать следующие формы базы данных:

1. Три формы для ввода значений к|до| таблицам базы данных;

2. Соединенную форму, что включает две раньше|ранее| созданные;

3. Форму по данным любого|какого-нибудь| запроса.

Детально|подробно| описать действия по созданию форм и навести|привести| копии экранов с видом разработанных форм.

Ответ.

1. Создадим формы для заполнения таблиц: Сотрудник, Состав семьи, Штатное расписание.

В окне БД выбрать|избрать| объект Формы.Щелкнуть пункт меню Создать. Появится диалоговое окно Новая форма.

Выбрать|избрать| из списка пункт Конструктор.Потом в списке Вьиберите в качестве| источника| данных| таблицу| или| запрос|выбрать|избрать| имя таблицы Сотрудник.

Если на экране отсутствующий список полей выбранной|избранной| таблицы для построения формы, выбрать|избрать| пункт меню Вид\ Список.

Все поля из списка переместить на форму (в одиночку|по одиночке,по одному,поодиночке| или предварительно|заранее,загодя| выделив с использованием клавиши SHIFTи мыши|миши|), для выделения всех полей выполнить|исполнить,проделать| двойное щелкание мышью|мишой| на заглавии окна Список полей|.

Все, что содержится в области данных, является элементами управления. Здесь|тут| присутствующие элементы управления только двух типов: связанное поле (одноименное поле таблицы, на базе которой|какой| созданная форма) и присоединенная надпись (перемещается вместе со своим элементом управления).

Отформатировать поля и разместить их на форме в надлежащих|подобающих| местах.

Просмотреть форму в режиме Формы, щелкнув на команде Открыть.Если вид формы не удовлетворяет, открыть форму в режиме Конструктора и внести необходимые изменения|смены|, потом еще раз сохранить|сберечь| форму.

Аналогичным образом|чином| создать формы Состав|слог,склад| семьии Штатноерасписание.

2. Создадим соединенную форму, что включает две раньше|ранее| созданные таблицы: Сотрудники Состав семьи.

В окне БД, при выбранном|избранном| режиме работы Формы,выделить форму Сотрудник.Она будет основной. Щелкнуть по пункту меню Конструктор.

Расположить окна БД и Конструктора с открытой формой Сотрудниктак, чтобы они не перекрывали друг друга. В окне БД выбрать|избрать| форму Состав семьи.Переместить ее в окно формы Сотрудникна свободное место в правой части формы.

Сохранить|сберечь| форму Сотрудникпод именем Сотрудник_сложная, используя команду Файл\ Сохранить как|...

3.Создадим форму с данными параметрического запроса с именем Идент| код.

В окне БД, при выбранном|избранном| режиме работы Формы щелкнуть пункт меню Создать. В окне Новая форма выбрать|избрать| из списка пункт Мастер форм. Потом в списке Выиберите в качестве| источника| данных| таблицу| или| запрос| выбрать|избрать| запрос Идент_код.

В окне на первом шаге все поля из списка Доступные поля перенести в список Выбранные поля, для чего нажать кнопку «>>».

Щелкнуть кнопку Далее.

На втором шаге создания формы с помощью|посредством| мастера в окне Создание форм выбрать|избрать| внешний вид формы и щелкнуть Далее.

На третьем шаге мастера самостоятельно выбрать|избрать| стиль оформления формы, щелкнуть Далее.

На следующем шаге мастера можно изменить|сменить| имя, под которым|каким| будет сохраненная|сбереженная| форма, после чего щелкнуть на кнопку Готово.

Для пересмотра|просмотра| результата в соответствующее поле следует ввести фамилию сотрудника.

Задание|задача| 5.

С помощью|посредством| мастера запросов создать простой отчет на основе данных, указанных в таблице БД “Отдел кадров”:

Детально|подробно| описать действия по созданию отчета и вывести|привести| отчет в работе.

Ответ.

Создадим отчет, что содержит список сотрудников предприятия с полями: Фамилия, Имя, Отчество, Идент| код, Должность, Оклад.

Выбираем объект Отчеты и пункт меню Создать. Появляется окно Новый отчет|, в котором|каком| выбрать|избрать| пункт Мастер отчетов| и нажать кнопку ОК|.

На первом шаге мастера а в списке, что раскрывается, с перечнем|перечислением| таблиц и запросов указать как источник|родник,исток| данных таблицу СОТРУДНИК и переместить поля: Фамилия, Имя, Отчество, Идент| код, Должность со списка доступных полей до списка выбранных|избранных| полей. Потом выбрать|избрать| из|с| списка таблицу ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ и так же|подобным образом,таким же образом,точно так же| переместить поле Оклад к|до| списку выбранных|избранных| полей.

На следующем шаге указываем для группировки|группирования| поле Должность и нажимаем кнопку Далее.

Потом указываем поле Фамилия для сортировки по росту и нажимаем кнопку Далее.

Выбираем вид макета для отчета Ступенчатый, нажимаем кнопку Далее.

Дальше выбираем стиль оформления и указываем имя отчета – Сотрудники.