Проектирование базы данных

Перед созданием новой реляционной базы данных с помощью Access пользователь должен определить, из каких таблиц состоит БД, какие данные нужно поместить в каждую таблицу, как связать таблицы, т. е. должна быть определена структура БД. Указанные вопросы решаются на этапе проектирования базы данных без использования компьютера, а с помощью бумаги и карандаша.

Разработка структуры БД начинается с составления списка полей. В соответствии с типом данных, размещаемых в каждом поле, определяется тип для каждого поля. Далее необходимо распределить поля по базовым таблицам, чаще всего по функциональному признаку. Например, при создании БД, содержащей сведения о сотрудниках предприятия, целесообразно в одну таблицу поместить данные, относящиеся к профессиональной деятельности работника, в другую – данные об образовании, в третью – о месте проживания и т. д. В дальнейшем при таком распределении полей по таблицам пользователю будет легче ориентироваться в информации, содержащейся в базе.

Структура таблицы определяется не только совокупностью столбцов (полей), типом и размером каждого столбца, но и ключевым полем, которое задаётся для каждой таблицы (в реляционной БД). Значение ключевого поля не может повторяться в строках (записях) таблицы. Записи однозначно должны быть идентифицированы значением ключевого поля. Если в таблицах нет полей, которые используются как ключевые, то в качестве ключевого поля можно выбрать поле Код типа Счётчик.

Распределив поля по таблицам и определив в каждой таблице ключевое поле, пользователь создаёт чертёж, называемый схемой данных. Схема данных включает в себя таблицы, каждая из которых состоит из заголовка таблицы и перечня содержащихся в ней полей. Связи между таблицами должны быть отображены в виде линий, соединяющих ключевые поля таблиц.

Закончив этап проектирования, пользователь приступает к созданию базы данных с помощью СУБД Access.