Функции и режимы Access.

В отличие от текстовых редакторов и приложений разработки электронных таблиц, Access – программа многофункциональная. Хотя текстовые редакторы и обладают множеством очень сложных функций, все они в конечном счете служат следующим основным целям: обеспечивают ввод, форматирование и печать текстов. То же самое касается и электронных таблиц. Что касается Access, то у нее несколько рабочих режимов и следующие функции:

1. Организация данных. Эта функция включает создание таблиц и предоставление возможности пользователю работать с их данными в классическом табличном формате (со строками и столбцами).

2. Связывание таблиц и отбор данных. Здесь речь идет о возможности связывать между собой данные нескольких таблиц и отбирать их таким образом, чтобы создавать новые временные таблицы с необходимыми сведениями. Для этой цели в Access используются запросы.

3. Ввод и редактирование данных. Здесь речь идет не только о самой элементарной работе с данными в режиме таблицы, но и о разработке и использовании удобных форм для ввода, редактирования и просмотра данных. Режим формы является альтернативой табличному режиму работы с данными.

4. Представление данных. Эта функция обеспечивает создание отчетов, в которых всевозможные итоговые данные таблиц представлены в удобном и наглядном виде.

Все эти 4 функции Access образуют основную структуру организации данных (Рис.2)

Рис.2. Организация данных в Access

Режимы работы с базой данных Access:

1) режим формы,

2) режим таблицы,

3) режим запросов

4) режим отчетов.

Форма содержит в кратком виде данные одной записи и служит удобным способом просмотра или ввода данных. В режиме формы четко просматривается структура базы данных (информация о наименованиях полей, составляющих БД, длине соответствующего поля и типе хранимой в нем информации). Поля могут содержать текст, числа, даты или формулы.

Режим таблицы позволяет выполнять функции аналогичные режиму формы с той разницей, что работа в этом режиме выполняется одновременно с несколькими записями, представленными в виде таблицы, где столбцы таблицы представляют собой поля БД, а строки – записи.

Запросы предназначены для выборки и организации информации из базы данных некоторым заданным образом. В одном запросе можно использовать несколько различных условий, которые подключаются друг к другу через логические связки, такие как “И” (конъюнкция), “ИЛИ” (дизъюнкция) и др. Запрос, по сути, является обыкновенным вопросом, обращенным к базе данных, например: «Какие пациенты переболели бронхитом в текущем месяце?»

Отчеты предназначены для аккуратного итогового представления информации из базы данных. Подразумевается, что отчеты в конечном счете будут распечатаны на бумаге. При этом представленные в них данные могут быть взяты либо из таблицы, либо из запроса. В Access предлагается несколько шаблонов отформатированных отчетов, поэтому достаточно привлекательный отчет можно подготовить, даже не обладая большим опытом их создания.

Работа с базой данных складывается из нескольких этапов. Это:

1) создание базы данных;

2) ввод информации в базу;

3) извлечение информации из базы данных (с помощью запросов, фильтров и т.д.);

4) итоговое представление информации в виде отчетов.