Формы и отчеты

· Тема занятия. Форма.

Информация баз данных хранится в таблицах, но с ними не очень удобно работать. Для ввода, редактирования и печати информации предназначаются формы и отчеты. | Вы познакомитесь с ними на этом занятии, в упражнениях которого рассматриваются следующие темы: | мастер форм; | конструктор форм;

· Мастер форм

Мастер форм позволяет сберечь время и быстро сконструировать привлекательную форму для записей любой таблицы. | С помощью команды Файл → Открыть (File → Open) откройте базу данных Контакты, созданную на предыдущем занятии. | В окне базы данных щелкните на кнопке Формы (Forms).

· Конструктор форм

Недостатком форм, создаваемых мастером, является то, что они однообразны и не содержат пояснительных надписей.

· Элементы управления

При открытии конструктора форм на экране появляется панель элементов (см. рис. 18.3). Если ее нет, щелкните на кнопке Панель элементов панели инструментов. С помощью кнопок панели элементов в форму можно добавлять различные объекты, типы которых перечислены в табл. 18.1.

· Заголовок и примечание

До сих пор вы имели дело с формами, в которых одновременно отображалась только одна запись. Однако параметры формы можно настроить так, чтобы в ее окне демонстрировался длинный список одинаковых форм, содержащих данные разных записей таблицы. Чтобы включить этот режим, выполните следующие действия.

· Отчет. Мастер отчетов.

В целом отчеты похожи на формы, но они, как правило, предназначаются для вывода информации из базы данных на принтер. Поэтому в отчетах данные форматируют так, чтобы их было удобно размещать на отдельных страницах.

· Конструктор отчетов

Если внимательно присмотреться к отчету, показанному на рис. 18.14, можно заметить несколько недостатков. Вот их список: | названия таких полей, как Фамилия и Имя, явно лишние, их следует убрать; | информация о человеке занимает слишком много места, ее можно представить компактнее;

· Группировка и сортировка

Отчет, который вы сконструировали в двух предыдущих упражнениях, имеет еще один существенный недостаток. Фамилии людей из списка Контакты выводятся не по алфавиту.

· Вывод результатов. Предварительный просмотр.

Несмотря на многообразие объектов баз данных, все они печатаются с помощью одних и тех же приемов. Вид печатной копии отчета или формы определяется расположением элементов управления в окне конструктора. Таблицы и запросы вообще практически не имеют параметров форматирования.

· Печать таблиц и запросов

Чтобы распечатать активный объект (таблицу, запрос, форму или отчет) базы данных, выполните следующие шаги. | Выберите команду Файл → Параметры страницы (File → Page Setup). Откроется окно диалога, которое позволяет настроить размер страницы, ее ориентацию и поля (рис. 18.22).

· Файловые операции

Чтобы поддерживать базу данных в надлежащем порядке, необходимо периодически выполнять некоторые служебные процедуры. Вероятно, наиболее важной из них является резервное копирование данных, которое выполняется с помощью стандартных средств Windows для работы с файлами.

· Контрольное упражнение. Подведение итогов.

Чтобы закрепить приемы работы с формами и отчетами, выполните самостоятельно следующие операции. | Для создания нового отчета запустите мастер отчетов. | Включите в отчет поля даты и описание контакта, а также фамилию и имя. | Выберите вариант просмотра по таблице Список.