Поле Код_Контакты содержит служебную информацию, обеспечивая связь записей двух таблиц. Не помещайте такие поля в отчет никогда, кроме случаев отладки взаимосвязей таблиц базы данных.
7. Выберите в списке Таблицы и запросы таблицу Список.
8. Переместите в список Выбранные поля поля Дата и Описание, добавив их к по лям таблицы Контакты.
9. Щелкните на кнопке Далее.
Во втором окне мастера можно выбрать способ расположения данных — упорядоченные по записям таблицы Контакты, а затем уже по записям таблицы Список, или наоборот. Схема группировки отображается в правой части окна диалога.
Рис. 43.Пятое окно мастера отчетов
10. Оставьте вариант Контакты и щелкните на кнопке Далее.
11. В следующем окне не назначайте дополнительной группировки. Просто щелк ните на кнопке Далее.
12. Четвертое окно мастера отчета позволяет задать порядок сортировки записей. Выберите в списке 1 пункт Дата и щелкните на кнопке Далее.
Следующее окно, показанное на рис. 43, позволяет выбрать способ расположения полей и ориентацию страницы.
15. В следующем окне мастера выберите вариант оформления Строгий и щелкните на кнопке Далее.
16. Введите в качестве заголовка текст Список контактов и щелкните на кнопке Готово.
Мастер сформирует отчет и откроет его в отдельном окне в режиме предварительного просмотра (рис. 44). В нем видно, что сначала идет фамилия первого человека, информация о нем и список контактов с ним, затем располагаются те же данные, касающиеся второго человека, и т. д. В целом отчет выглядит неплохо и может устроить нетребовательного пользователя.
Упражнение 6. Конструктор отчетов
Если внимательно присмотреться к отчету, показанному на рис. 44, можно заметить несколько недостатков. Вот их список:
· названия таких полей, как Фамилия и Имя, явно лишние, их следует убрать;
· информация о человеке занимает слишком много места, ее можно представить компактнее;
· некоторые подписи следует заменить более понятными;
· поле Дата слишком коротко, оно не вмещает дату в длинном формате.
Давайте исправим указанные недочеты в конструкторе отчетов.
1. Чтобы переключиться в режим конструктора, выберите команду Вид > Конструктор.
Рис. 45.Конструктор отчетов
В схеме отчета (рис. 45) присутствует несколько разделов. Их назначение указано в табл. 4. Поля и подписи можно размещать в любом разделе отчета, регулируя этим их положение на странице.
2. Щелчком выделите надпись Фамилия.
3. Нажатием клавиши Delete удалите надпись.
ТАБЛИЦА 4. Разделы отчета
Раздел
Назначение
Заголовок отчета
(Report Header)
Печатается в самом начале отчета один раз. Выводится и скрывается командой Вид > Заголовок/примечание отчета
Верхний колонтитул
(Page Header)
Печатается в верхнем поле каждой страницы.
Выводится и скрывается командой Вид > Колонтитулы
Заголовок группы КолКонтакты
Появляется в начале каждой группы записей, соответствующих очередному значению поля КодКонтакты (то есть того поля, по которому назначена группировка)
Область данных
Основные данные отчета
Нижний колонтитул
Печатается в нижнем поле каждой страницы. Выводится и скрывается командой Вид > Колонтитулы
Примечание отчета
Печатается в самом конце отчета. Выводится
и скрывается командой Вид > Заголовок/примечание отчета
4. Повторяя шаги 2 и 3, удалите из раздела Заголовок группы Код_Контакты надписи Имя, Дата и Описание. Назначение соответствующих полей очевидно и не нуждается в пояснении.
5. Щелкните на горизонтальной линии, расположенной ниже поля Название Компании, правой кнопкой мыши и выберите команду Вырезать.
6. Аналогичным приемом удалите три оставшиеся линии раздела Заголовок группы Код_Контакты. Нет смысла выводить подписи полей адреса, названия компании и телефона в заголовке каждой группы. Достаточно будет поместить соответствующие надписи в верхний колонтитул страницы.
7. Поместите указатель мыши между заголовками разделов Верхний колонтитул и Заголовок группы Код_Контакты, чтобы его значок превратился в двунаправленную стрелку. Нажмите кнопку мыши и перетащите заголовок группы вниз, освобождая место для верхнего колонтитула.
8. Щелчком выделите надпись Адрес. Нажмите клавиши Ctrl+X, чтобы вырезать ее.
9. Щелкните на заголовке раздела Верхний колонтитул и нажмите клавиши Ctrl+V, чтобы вставить вырезанную надпись в верхний колонтитул.
10. Выделяя надписи колонтитула и перетаскивая их мышью за маркер верхнего левого угла либо передвигая нажатием клавиши Ctrl и клавиш со стрелками, разместите их так, как показано на рис. 46.
Рис. 46.Перемещение надписей между разделами
11. Щелкните на надписи Адрес. Повторным щелчком на ней включите режим редактирования и замените текст на Почтовый адрес.
12. Описанным выше приемом измените текст подписей НазваниеКомпании и РабочийТелефон соответственно на Компания и Телефон.
13. Переставьте поля раздела Заголовок группы Код_Контакты, разместив их в две строки. Фамилия и имя — в первой строке, а остальные три поля — во второй.
14. Щелкните правой кнопкой мыши на жирной линии, расположенной в разделе Заголовок отчета. Выберите в контекстном меню команду Копировать.
15. Щелкните на заголовке раздела Заголовок группы Код_Контакты и нажмите клавиши Ctrl+V, чтобы вставить в этот раздел дубликат линии.
16. Нажимая клавиши Ctrl+V, переместите линию вниз, под вторую строку полей данных.
17. Снова нажмите Ctrl+V, добавив вторую линию вдоль верхнего края раздела.
18. Перетащите заголовок раздела Область данных вверх, убрав излишнее пустое пространство.
19. Щелчком выделите поле Дата. Увеличьте его горизонтальный размер, перетащив вправо серединный маркер правой границы поля.
Рис. 47.Модифицированная структура отчета
20. Растяните поле Описание вправо до границы отчета. Окончательный вид новой структуры отчета показан на рис. 47.
21. С помощью команды Вид > Предварительный просмотр переключите отчет в режим вывода данных. В новом варианте, показанном на рис. 48, информация размещается намного компактнее.
22. Закройте отчет. При появлении запроса о необходимости сохранения новой структуры отчета щелкните на кнопке Да.
