В предыдущем упражнении в форму было добавлено шесть элементов управления: два поля ввода (Дата и Описание), одно поле со списком Код_Контакты и три надписи, по одной рядом с каждым полем.
ТАБЛИЦА 3.Элементы управления форм и отчетов
Значок
Название
Назначение
Надпись (Label)
Надписи создаются автоматически вместе с элементами типа текстовое поле, поле со списком и т. п. Они разъясняют смысл поля ввода. Дополнительные надписи могут использоваться для заголовков и пояснений
Поле (Text Box)
Используется для ввода и отображения информации полей таблиц и запросов, для вывода результатов вычислений
Группа переключателей (Option Group)
Группа переключателей ссылается на некоторое поле таблицы. Каждый переключатель группы соответствует определенному целочисленному значению этого поля
Выключатель (Toggle Button)
Позволяет вводить информацию типа да/нет. Величине «да» или «истина» соответствует утопленное положение выключателя
Переключатель (Option Button)
Элемент группы переключателей, в которой может быть отмечен только один из них (его кружок выглядит зачерненным)
Флажок (Check Box)
Предназначен для представления полей типа да/нет. Отмеченный квадратик соответствует величине «да», а пустой — «нет»
Поле со списком
Разрешает как непосредственный ввод значения в поле, так и его выбор в раскрывающемся списке предопределенных значений
Список (List Box)
Позволяет выбирать данные из набора пунктов и не разрешает непосредственный ввод значений
Кнопка
Щелчок на такой кнопке выполняет команду, с помощью которой можно перейти в другую форму, переместиться по записям и выполнить многие другие операции
Рисунок
Рисунок любого графического формата с рамкой
Свободная рамка объекта
Объект OLE, не связанный ни с каким источником данных
Присоединенная рамка объекта
Объект OLE, связанный с полем данных таблицы или запроса
Разрыв
страницы
Линия, по которой формируется перевод страницы при выводе формы или отчета на принтер
Набор вкладок
(Tab Control)
Позволяет разместить на одном и том же пространстве экрана несколько наборов элементов управления. Удобен в тех случаях, когда элементы легко разделяются на логические группы
Подчиненная форма/отчет
Вставляет в форму (или отчет) область с другой формой (или отчетом), связанной с главной
Линия
Добавляет прямую линию
Прямоугольник
Рисует прозрачный или непрозрачный прямоугольник с цветной границей любой толщины
Другие
элементы
Открывает меню с элементами управления, не вошедшими в панель элементов
Чтобы с помощью панели элементов добавить в форму декоративные объекты, выполните следующие шаги.
1. Поместите указатель мыши на угол области формы.
2. Перетащите этот угол вправо вниз, чтобы немного увеличить форму.
3. С помощью команды Правка > Выделить все выделите все элементы формы.
4. Нажмите клавишу Ctrl и, не отпуская ее, нажатиями клавиш со стрелками передвиньте элементы формы так, чтобы они были отцентрированы относительно новых границ формы.
5. Щелкните на кнопке Прямоугольник панели элементов.
6. Растяните мышью диагональ прямоугольника, чтобы он окружил все элементы формы (рис. 37).
8. В палитре кнопки Толщина линии/границы выберите толщину 4 пикселя.
9. Щелкните на кнопке Рисунок панели элементов.
10. В левом нижнем углу формы растяните рамку рисунка.
Рис. 38.Параметры рисунка
11. В открывшемся окне выбора файла найдите папку, в которую был установлен Office XP (обычно она называется Microsoft Office), раскройте вложенную в нее папку Office10\Broadcast, выберите файл NS_logo.gif и щелкните на кнопке ОК. (Вместо этого файла можете вставить любой другой не слишком большой рисунок.)
По умолчанию рисунки вставляются в форму в режиме урезания рисунка рамкой элемента. Чтобы изменить режим размещения, выполните следующие действия.
12. Щелкните на рисунке правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Свойства.
13. В списке Установка размеров вкладки Макет открывшегося окна параметров выберите пункт Вписать в рамку, как показано на рис. 38. Теперь рисунок будет растягиваться и сжиматься вместе с рамкой элемента, подстраиваясь под ее размеры.
14. Закройте окно параметров.
Упражнение 4. Заголовок и примечание
До сих пор вы имели дело с формами, в которых одновременно отображалась только одна запись. Однако параметры формы можно настроить так, чтобы в ее окне демонстрировался длинный список одинаковых форм, содержащих данные разных записей таблицы. Чтобы включить этот режим, выполните следующие действия.
1. В конструкторе формы Список щелкните на свободном пространстве правой кнопкой мыши.
2. Выберите в контекстном меню команду Свойства, чтобы открыть окно свойств формы, показанное на рис. 39.
Рис. 39.Параметры форматирования формы
3. В списке Режим по умолчанию вкладки Макет выберите пункт Ленточная форма.
4. Закройте окно параметров.
В подобных ленточных формах для размещения заголовков и пояснительных надписей удобно пользоваться дополнительными разделами — заголовком и примечанием формы, которые остаются на месте при прокручивании ленточной формы. Чтобы добавить эти разделы, сделайте следующее.
5. Выберите команду Вид > Заголовок/примечание формы, в окне конструктора формы появятся дополнительные области, показанные на рис. 40.
6. Щелкните на кнопке Надпись панели элементов.
7. Растяните мышью прямоугольник в разделе Заголовок формы.
8. Введите текст Список контактов.
9. Нажмите клавишу Esc, чтобы выйти из режима редактирования текста, но оставить надпись выделенной.
10. В списке Размер панели инструментов Форматирование выберите число 22.
11. Щелкните на кнопке По центру.
12. Поместите указатель на верхний край полосы Область данных и, нажав кнопку мыши, перетащите ее вверх, уменьшив область заголовка до необходимых размеров.
Рис. 40.Добавление заголовка и примечания
Рис. 41.Ленточная форма
13. Повторив шаги 6-8, введите в примечание формы текст Если при добавлении контакта вы не нашли нужного человека в списке Фамилии, с помощью формы Контакты добавьте информацию об этом человеке в новую запись таблицы Контакты.
14. Перетащите нижний край формы вверх, уменьшив ее по высоте.
15. Щелкните на кнопке Вид.
Теперь в окне формы может разместиться сразу две записи, как показано на рис. 41. Такую форму можно листать с помощью полосы прокрутки. Заголовок и примечание формы отображаются в верхней и нижней частях окна, не смещаясь при прокручивании записей.
Отчет
В целом отчеты похожи на формы, но они, как правило, предназначаются для вывода информации из базы данных на принтер. Поэтому в отчетах данные форматируют так, чтобы их было удобно размещать на отдельных страницах. Отчеты поддерживают самые разнообразные способы оформления и позволяют группировать данные, разбивая их на логически цельные блоки.
Упражнение 5. Мастер отчетов
Чтобы облегчить работу пользователя, в Access имеется специальный мастер, который при недостатке времени позволяет быстро создавать довольно привлекательные отчеты. Давайте поручим мастеру построение отчета о контактах с разными людьми.
1. В окне базы данных щелкните на кнопке Отчеты.
2. Дважды щелкните на значке Создание отчета с помощью мастера.
В отчет нужно добавить как информацию о людях, так и данные о контактах с ними. Для этого следует сгруппировать вместе все контакты с одним человеком и распечатать их список ниже области с данными об этом человеке. Затем нужно вывести информацию о следующем человеке и список контактов с ним и т. д. Такой порядок печати записей позволит быстро найти полный список контактов с любым из ваших коллег. В первом окне мастера, показанном на рис. 42, нужно указать все поля, включаемые в отчет.
Рис. 42.Выбор полей для отчета
3. В раскрывающемся списке Таблицы и запросы первого окна мастера отчета выберите таблицу Контакты.
4. В списке Доступные поля выделите поле Фамилия.
5. Щелчком на кнопке > переместите выбранное поле в список Выбранные поля.
6. Повторяя шаги 4 и 5, добавьте в список Выбранные поля Имя, Адрес, Название Компании, Рабочий Телефон.
