Створення звітів

Режим “Отчеты”вAccessвикористовується, коли потрібно обчислити проміжні і кінцеві підсумки, а також упорядкувати дані у вигляді (форматі), зручному для користувача. Щоб створити новий звіт, потрібно дати команду “Создать\Новый отчет”.

Найбільш простий і зручний звіт у вигляді простого списку певних даних створюється за допомогою команди “Автоотчет”, який по суті є майстром звіту, в котрому відсутні опції користувача. Є можливість створення автозвітів: “В столбец”,де кожне поле таблиці розміщується в окремому рядку і ліворуч назва поля, та “Ленточный”, де поля й записи розміщуються у вигляді стовпців. При цьому можливе регулювання ширини полів для більш повного заповнення вікна звіту.

Команда “Автоотчет”дає змогу створити прості звіти, тому що фактично не дозволяє контролювати конструкцію звіту. Доповнення і зміни у створений таким чином звіт уносяться за допомогою команди “Конструктор”. Даємо команду “Вид\Панель элементов” - на екрані з’являється панель (рис. 11), за допомогою “інструментів” можливе редагування звіту (введення або зміна назви звіту, шрифту, розміру, вирівнювання, проведення вертикальних та горизонтальних ліній і т. п. ) та доповнення звіту формулами для обчислення проміжних і кінцевих підсумків. Створений звіт можемо переглянути за допомогою команди “Просмотр”.

Для введення формул необхідні такі дії:

1. Виберіть звіт і дайте команду “Конструктор”.

2. Задайте висоту рядка “Примечания отчета”.

3. Перемістіть за допомогою маніпулятора “миша” кнопку “Поле” з панелі інструментів у рядок “Примечания отчета”.

4. Запишіть пояснювальний текст у “Поле №*”.

5. Клацніть маніпулятором “миша”по “Поле Свободный”.

6. Натисніть праву кнопку “миші”і дайте команду “Свойства”.

7. Виберіть пункт меню “Данные”,кнопкавиклику “Построителя выражений” - “. . .”.

8. Клацніть двічі у нижньому лівому вікні по папці “Функции”, потім “Встроенные функции”.

9. Задайте у середньому нижньому вікні категорію функцій “Статистические”.

10. Виберіть у нижньому правому вікні ім’я функції (наприклад, Avg, Count, Max, Min, Sum) і двічі клацніть маніпулятором “миша”.

11. Видаліть у верхньому вікні текст у дужках expr і встановіть покажчик “миші”.

12. Клацніть двічі у нижньому лівому вікні по папці “Запросы”, потім виберіть потрібний запит подвійним клацанням “миші”.

13. Виберіть у середньому нижньому вікні потрібне поле запиту подвійним клацанням “миші” або за допомогою кнопки “Вставить”.

14. Вставте необхідні оператори у вираз у дужках, для цього помістіть покажчик “миші” у визначену позицію поля виразу і виберіть одну з кнопок із знаками операцій, розташованих у середині вікна ”Построителя выражений”.

15. Натисніть кнопку “Оk”.

16. Задайте за необхідності формат поля, клацніть маніпулятором “миша”по полю, натисніть праву кнопку “миші”і дайте команду “Свойства\Формат поля”.

Для виконання операцій із групами записів виконайте наступні дії:

1. Виберіть звіт і дайте команду “Конструктор”.

2. Дайте команду “Вид\Сортировка и группировка”.

3. Введіть ім’я поля для групування і властивості групи.

Опція “Мастер отчетов”надає можливість створення звіту за 6 кроків (1-ий крок – вибір полів із таблиць; 2-ий крок – задаються рівні групування; 3-ій крок – задається порядок сортування (до 4 полів); 4-ий крок – створюється макет звіту, задається орієнтація сторінки; 5-ий крок – стиль звіту (звичайний, діловий і т. д.); 6-ий крок – надається ім’я звіту).