Самый простой способ создания формы для ввода, отображения и редактирования данных из одной таблицы или запроса.
В Access используются следующие виды автоформ.
- Автоформа, организованная “в столбец”. Поля каждой записи отображаются в виде набора элементов управления, расположенных в один или несколько столбцов.
- Табличная автоформа. Форма выглядит так же, как обычная таблица Access.
- Ленточная автоформа. Поля каждой записи отображаются в отдельной строке. Данный вид формы удобен для работы с большими массивами данных.
- Автоформа в виде сводной таблицы или сводной диаграммы. Новый вид автоформ для Access 2002 (будут рассматриваться позднее).
Автоматически созданная форма включает все поля источника данных.
Для создания автоформы достаточно выбрать соответствующий тип в диалоговом окне Новая форма. Диалоговое окно Новая форма вызывается из окна База данных.
III. Создание формы с помощью Мастера
С помощью Мастера форм можно создавать формы на основе одной таблицы (или запроса) и формы на основе нескольких связанных таблиц и запросов. Возможно первоначальное создание формы с помощью Мастера и дальнейшее совершенствование ее в Конструкторе.
Мастер форм разбивает процесс создания формы на несколько этапов. При необходимости в процессе работы Мастера могут быть созданы две подчиненные формы. Этапы создания форм могут отличаться при конструировании форм различных видов.
1. Выбор таблиц, запросов и их полей для отображения в формах.
2. Выбор представления данных (в какой таблице указатель записей будет перемещаться при использовании кнопок управления). Определение подчиненная форма или связанные формы будут использоваться. Подчиненная форма, отображается в старшей форме. Связанная форма вызывается при щелчке по управляющей кнопке.
3. Выбор внешнего вида формы.
4. Определение названия формы (форм) и варианта дальнейшей работы.
IV. Создание и модификация форм в режиме Конструктора
Работа с формами в режиме Конструктора можно создать новую форму. Настроить различные свойства ранее созданной формы, изменить ее внешний вид, структуру, функциональность.
При работе в режиме Конструктора форм используются следующие компоненты.
1. Панель инструментов Панель элементов. Предназначена для добавления в форму новых элементов управления.
2. Панель инструментов Конструктор форм. На этой панели продублированы основные команды меню, используемые в режиме Конструктор форм.
3. Панель инструментов Формат (форма/отчет). Предназначена для форматирования выделенных элементов управления (задание цвета фона и рамок, задание стиля и цвета текста).
4. Вертикальная и горизонтальная линейки, предназначенные для разметки формы по заданным размерами выделения нескольких соседних элементов управления.
5. Правая и нижняя границы макета формы позволяют задать соответственно ширину и высоту формы.
6. Вертикальная и горизонтальная полосы прокрутки, оказавшиеся за границами окна.
Макет формы состоит из разделов. Любая форма может включать следующие разделы.
1. Заголовок формы и примечания формы.
Определяют соответственно верхнюю и нижнюю части формы. Могут содержать текст, графику и другие элементы управления. При печати многостраничной формы эти разделы отображаются только соответственно на первой и последней страницах.
2. Верхний и нижний колонтитулы.
Определяют соответственно верхний и нижний колонтитулы страниц при печати формы. Отображаются только когда форма открыта в режиме Предварительного просмотра. При печати многостраничной формы отображаются соответственно в верху и внизу каждой страницы.
3. Область данных.
Определяет основную часть, содержащую данные полученные из источника. Данный раздел может содержать элементы управления, отображающие данные из таблиц и запросов, а также надписи.
Из всех перечисленных разделов обязательным является только раздел Области данных. Для добавления других разделов выполняются команды меню Вид, Заголовок/Примечание формы или Колонтитулы. Высоту любого раздела можно изменить.
Для упрощения размещения элементов в окне Конструктора форм оно может содержать сетку, которую можно скрыть/отобразить с помощью команды меню Вид, Сетка.
При создании новых форм используются параметры, заданные с помощью вкладки Формы и отчеты диалогового окна Параметры (Сервис-Параметры).
С помощью этой вкладки можно задать имя существующей формы, которая будет использована в качестве шаблона оформления новых форм, исключая формы созданные с помощью Мастера. Также можно задать способ выделения объектов формы и назначить использование по умолчанию процедур VBA для обработки событий форм, элементов управления или отчетов.
V. Создание элементов управления с помощью панели инструментов Панель элементов и с помощью кнопки Список полей
Создание большинства элементов управления, аналогично соответствующим действиям, например, в Delphi. Рассмотрим ситуации содержащие определенные особенности.
Панель элементов содержит кнопку Мастер. Если эта кнопка нажата, то при создании многих элементов, например, Список, Поле со списком вызывается Мастер элементов.
В этом случае выполняются следующие этапы работы с Мастером.
Если для формы задан источник данных то на первом этапе работы с Мастером можно установить переключатель Поиск записи в форме на основе значения, которое содержит список. В режиме Формы выделение элемента в этом списке будет приводить к переходу на соответствующую запись в форме. Переход реализуется с помощью процедуры обработки события После обновления, созданной Мастером.
Чтобы создать элемент управления Список с помощью Мастера. Нужно выполнить следующую последовательность действий.
1. На панели элементов нажать кнопку Мастера, если она не была нажата ранее.
2. На панели элементов нажать кнопку Список.
3. Поместить указатель мыши в область нужного раздела формы. Поместить объект Список на экранную форму.
4. В появившемся диалоговом окне выбрать способ получения формой значений для выбора.
Если для ускорения процесса перехода по большому количеству записей возникает потребность в создании специального поля со списком, при выборе элемента, в котором в форме будет отображаться соответствующая запись из источника данных. В этом случае в рассматриваемом диалоговом окне нужно установить переключатель Поиск записи в форме на основе значения, которое содержит поле со списком.
5. В появившемся втором диалоговом окне указать таблицу или запрос, значения из которого должны появляться в списке.
6. В третьем диалоговом окне определяются поля таблицы отображаемые в списке.
7. В следующем диалоговом окне отображаются выбранные ранее поля. Если ключевое поле не содержит информации которую нужно предъявлять пользователю то устанавливается флажок Скрыть ключевой столбец. В этом же окне можно задать ширину столбцов. Чтобы настроить ширину столбца по ширине самого длинного значения, достаточно подвести указатель мыши к правой границе столбца и дважды щелкнуть левой кнопкой мыши.
8.
8. В последнем диалоговом окне можно указать название, которое будет использоваться в качестве метки для создаваемого списка.
При создании элементов управления без помощи Мастера свойства элементов нужно настраивать вручную с помощью окна свойств элемента управления.
Для создания элементов управления можно использовать кнопку Список полей. При нажатии указанной кнопки отображается окно, содержащее список полей из источника данных формы. Достаточно выделить нужное поле и с помощью мыши перетащить его в область одного из разделов формы.
При работе с формой переход от одного элемента управления к другому осуществляется с помощью мыши или клавиатуры. Изменить последовательность перехода при нажатии клавиши <Tab> можно с помощью команды Последовательность перехода.
Для выравнивания элементов управления используются команды Формат - Привязать к сетке, Формат – Выровнять – По узлам сетки, Формат – Выровнять – По левому (правому, нижнему, верхнему) краю, Формат – Размер. Для нескольких выделенных элементов доступны команды: По размеру данных, по самому высокому, по самому широкому, По самому узкому, Формат – Интервал по вертикали (горизонтали).
Для изменения взаимного расположения и группировки элементов управления используются команды Формат – На задний (передний) план, Формат – Группировать (разгруппировать).
Значения свойств всей формы, ее разделов и каждого элемента управления в форме задаются в окнах свойств соответствующих элементов. Для отображения на экране окна свойств формы, раздела или элемента управления достаточно его выделить и выполнить команду Свойства.
Access предоставляет возможности и для динамического изменения форматирования элементов управления при работе с формой в режиме Формы или режиме Таблица в зависимости от выполнения некоторых условий. Это средство называется формат по условию. Для применения этого свойства нужно в режиме Конструктора выделить необходимый элемент управления и выбрать команду Формат - Условное форматирование. В результате появится диалоговое окно Условное форматирование, позволяющие задать от одного до трех условий, от выполнения которых зависит формат элемента управления. Условия могут быть трех типов:
- значение элемента управления некоторым образом сравниваются с константой или со значением выражения;
- задается логическое выражение, значение которого определяет выполнилось ли условие;
- условием является получение фокуса данным элементом управления.
В этом случае выполняются следующие этапы работы с Мастером.
