При работе с приложением обработки данных обычно является актуальным вопрос, как использовать те данные, которые уже были накоплены раньше другими программными средствами и, следовательно, имеют другой формат. Возникают проблемы и по передаче данных из разрабатываемого приложения в другие форматы.
Microsoft Access поддерживает два способа использования данных из внешних источников.
· Импорт данных в новую таблицу Microsoft Access. При этом данные преобразуются из другого формата и копируются в Microsoft Access. Также можно импортировать объекты в текущую базу данных Microsoft Access или проект Microsoft Access.
· Связывание данных. При этом устанавливается подключение к данным другого приложения без их импорта, что позволяет просматривать и редактировать данные как в исходном приложении, так и в базе данных Access. (В предыдущих версиях Microsoft Access для данного процесса использовался термин «присоединение».)
При импорте данных создается их копия в новой таблице базы данных Access или проекта Access. В ходе процесса исходная таблица или файл не изменяются.
Импортируемые данные нельзя сразу добавлять в существующие таблицы (за исключением импорта электронных таблиц или текстовых файлов). Однако после импорта таблицы можно добавить данные в другую таблицу, выполнив запрос на добавление в базе данных Access или сохраненную процедуру в проекте Access.
Допускается импорт не только таблиц, но и других объектов баз данных, например, форм или отчетов из другой базы данных Access или проекта Access.
В базах данных Access связывание данных позволяет читать и, в большинстве случаев, обновлять данные из внешних источников, не импортируя их. Формат внешнего источника данных не изменяется, что позволяет продолжать использование файла в программе, в которой он был создан, но, помимо этого можно добавлять, удалять или редактировать его данные с помощью Microsoft Access. Связывание таблиц возможно только в базах данных Access, но не в проектах Access.
В Microsoft Access для обозначения связанных таблиц и таблиц, хранящихся в текущей базе данных, используются разные значки. Если удалить значок связанной таблицы, удаляется связь с таблицей, но не сама внешняя таблица.
Существует два способа выполнения импорта или связывания данных.
1. Откройте или создайте базу данных Access либо создайте проект Access, в котором будут содержаться импортированные таблицы (или, в случае базы данных Access, связанные таблицы), а затем выполните команду Импорт или Связь с таблицами из подменю Внешние данные меню Файл.
2. При работе в базе данных Access непосредственно откройте внешнюю базу данных, включая dBASE, Paradox и Exchange, или любой источник данных ODBC, включая Microsoft SQL Server и Microsoft Visual FoxPro. Microsoft Access автоматически создаст новую базу данных Access в той же папке, где находится внешняя база данных, и добавит ссылки на каждую таблицу внешней базы данных.
Для импорта, экспорта и связывания данных используются встроенные драйверы ISAM (Index-Sequential Access Method – Индексно-последовательный метод), драйверы ODBC (Open Database Connectivity – Открытый доступ к данным), поставщики данных OLE DB (Object Properties Example - .
Встроенные драйверы устанавливаются автоматически в процессе инсталляции Access. Из драйверов ODBC в комплект поставки Microsoft Access входят три драйвера – Microsoft SQL Server ODBC driver (Sqlsrv32.dll), FoxPro ODBC driver (vfpodbc.dll) и Oracle ODBC driver (msorcl32.dll). В архитектуре ODBC приложение (например, Access или программа Microsoft Visual Basic) подключается к диспетчеру драйверов ODBC, который, в свою очередь, использует конкретный драйвер ODBC (например, драйвер Microsoft SQL ODBC) для подключения к источнику данных (в данном случае, к базе данных SQL Server). В Access источники данных ODBC используются для подключения к внешним по отношению к Access данным, не имеющим встроенных драйверов.
OLE DB — это архитектура компонентов базы данных, реализующая эффективный доступ по сети и через Интернет к источникам данных многих типов, в том числе реляционным источникам данных, почтовым файлам, неформатированным текстовым файлам и электронным таблицам. В архитектуре OLE DB приложения, получающие доступ к данным, называют потребителями данных (например, Microsoft Access 2000 или Microsoft Visual Basic 6.0), а программы, обеспечивающие внутренний доступ к данным, называют средствами доступа к базам данных. В Access также можно установить четыре провайдера: OLE DB Microsoft OLE DB Provider for SQL Server, Microsoft Jet 4.0 OLE DB Provider), OLE DB Provider for ODBC Drivers, OLE DB Provider for Oracle.
Чтобы сделать более удобным частое выполнение операций импорта, их можно автоматизировать путем создания макроса или создания процедуры на языке Visual Basic для приложений. Это полезно, например, при импорте данных по определенному расписанию или при наличии нестандартных или сложных требований к импорту данных.
Рассмотрим подробнее использование внешних данных с помощью встроенных драйвером Microsoft Access.
