Оскільки розробка звітів нагадує створення форм, робота в режимі конструктора під час доопрацювання звітів аналогічна роботі з формами в режимі конструктора. Щоб відкрити звіт в режимі конструктора, слід виділити його назву та клацнути на кнопці Конструктор панелі інструментів вікна бази даних.
Звіт може складатися з кількох розділів.
1. Заголовок – містить інформацію загального характера, яка друкується один раз на початку (як правило, це напис з назвою звіту. Крім цього, в заголовок можна віднести одну або кілька окремих сторінок, на яких оформляється титульна сторінка звіту або містяться діаграми та малюнки.
2. Верхній колонтитул – містить інформацію, яка повинна виводитись зверху на кожній сторінці звіту, наприклад для приєднаних елементів керування або номера сторінок.
3. Заголовок групи. В рядку заголовка вказується поле, по якому відбувається групування записів.
4. Область даних, в якій містяться фактичні дані з полів таблиці.
5. Нижній колонтитул – містить інформацію, яка повинна виводитись знизу на кожній сторінці звіту, наприклад деякі підсумкові відомості або номера сторінок.
6. Область приміток – містить відомості, які повинні бути надруковані один раз в кінці звіта, одразу після нижнього колонтитула останньої сторінки (поточна дата, підсумком дані по всі сторінкам звіту, інформація про розробників звіту)
Якщо звіт створюється в режимі конструктора “з нуля”, то в робочій області вікна конструктора відображаються лише розділи верхнього та нижнього колонтитулів і область даних. Вивести на екран інші розділ можна, скориставшись командою меню Вид/Заголовок/примечание отчета. Для додавання або видалення колонтитулів використовується команда Вид/Колонтитулы. Розміри всіх розділів можна змінювати довільним чином.
При роботі в режимі конструктора звітів доступні такі ж панель елементів і список полів, як і при роботі з формами. Використовуючи переміщення і вирівнювання елементів керування та приєднаних до них надписів, можна скорегувати недоліки роботи майстра при створенні звіта за застосувати до нього форматування.
Для великих текстових полів та полів МЕМО, які містять записи змінної довжини, зручно використовувати властивості Расширение и Сжатие, які встановлюються на вкладці Макет вікна властивостей елемента керування. Застосування опції Расширение дозволяє при заданій ширині елемента керування варіювати його висоту, а опція Сжатие дає можливість позбутися пустих рядків в полі, автоматично зменшуючи його висоту.
Для оформлення зовнішнього вигляду звітів можна використовувати лінії та прямокутники, налаштувати ефекти форматування, використати налаштування для макета: тип, колір, ширину межі вибраного графічного елемента.
Якщо в звіті потрібно надрукувати частину інформації на окремій сторінці, використовується розділювач сторінок, який можна розмістити в будь-якому місці звіта, крім колонтитула. Для вставки розділювача сторінок потрібно клацнути на кнопці Разрыв страницы панелі елементів (при цьому вказівник змінить вигляд на знак “+”), помістити вказівник в потрібному місці звіта, клацнути лівою кнопкою миші. При цьому в лівій частині звіту з’вляться маркери розділювала сторінок (чорні крапки). Заголовок звіта буде друкуватися не суцільним текстом, а розіб’ється на два підрозділи, кожен з яких почнеться нової сторінки. Для збереження внесених змін потрібно зберегти звіт.
В звіт можна помістити будь яке графічне зображення, наприклад, логотип компанії, малюнок або відскановану фотографію. Найчастіше малюнки розміщуються в розділі заголовку або приміток звіта.
Щоб додати в звіт готове зображення, потрібно виконати таку послідовність дій.
1. Відобразити на екрані панель елементів (якщо вона не відображена), вибравши команду Вид/Панель элементов.Для розміщення зображення в розділі заголовка потрібно збільшити цей розділ, перетягнувши мишею вниз межу верхнього колонтитула.
2. Клацнути на кнопці Рисунок панелі елементів (вказівник змінить вигляд), помістити вказівник в місце, де буде зображення, утримуючи натиснутою ліву кнопку визначити його розмір, після чого відпустити кнопку миші (з’явиться діалогове вікно Выбор рисунка).
3. В діалоговому вікні Выбор рисунка, використовуючи розкривний список Папка, знайти папку, в якій зберігається потрібне зображення та вставити його в звіт.
4. Якщо розміри зображення не співпадають з розмірами рамки, потрібно скорегувати його розміри, з допомогою контекстного меню зображення (клацнути на ньому правою кнопкою миші)/Свойства/Макет/Установка размеров/По размеру рамки.
5. В режимі попереднього перегляду переконатись, що новий вигляд звіту придатний для друку.
Якщо зображення є OLE-об’єктом, для його вставки в звіт потрібно клацнути на кнопці Свободная рамка объекта панелі елементів, а потім в діалоговому вікні Вставка объектавибрати тип нового об’єкта або знайти вже існуючий файл.
Для групування записів по визначеному полю в режимі конструктора використовується діалогове вікно Сортировка и группировка, яке викликається командою Вид/Сортировка и группировка.
Для створення нової групи в звіті слід виконати послідовність дій.
1. В вікні Сортировка и группировкав першому рядку стовпця Поле/выражение, а потім вибрати потрібне поле для групування з розкривного списку справа в цій комірці. Групування та сортування записів можна виконувати не лише на конкретному полі, й виразі, на початку якого потрібно ставити знак “=” (наприклад, =[Стоимость]*[Количество])
2. Вибрати порядок сортування (за зростанням або за спаданням)
3. В нижній частині діалогового вікна вкзати відповідні параметри:
1) Заголовок группы – вибрати Да для зміни структури звіта, в результаті чого в звіті з’явиться новий розділ Заголок группы.
2) Примечания группы - вибрати Да, якщо потрібні примітки до створеної групи або Нет, якщо примітки не потрібні.
3) Группировка – задається спосіб групування даних (наприклад, за значеннями або кількістю символів, що співпадають).
4) Не разрывать– ця властивість визначає, як будуть надруковані елементи, що належать одній групі. Вибравши потрібну опцію:
- Нет – немає ніяких обмежень, розділи групи можуть розташовуватись на сусідніх сторінках;
- Вся группа – група обов’язково буде надрукована на одній сторінці;
- С первыми данными– заголовок може бути надрукований на сторінці, тільки в тому випадку, якщо разом з ним буде надрукований перший запис з області даних.
Якщо потрібно розмістити в звіті дані, що обчислюються, створюється новий вільний елемент керування Поле, який має обчислювальне значення. Вираз (або формула), за яким відбувається обчислення, може містити значення полів однієї або кількох таблиць, а також функції та вирази. Найпростішими прикладами розміщення в звіті обчислювальних полів можуть бути розміщення лічильника сторінок та відображення поточної дати з допомогою команд Вставка/Номера страниц або Вставка/Дата и время..
Щоб помістити в звіт обчислювальне поле, потрібно вибрати кнопку Поле панелі елементів, помістити вказівник в потрібне місце звіта та визначити його розміри з допомогою правої кнопки миші. Двічі клацнувши на новому елементі керування, ввести вираз в діалоговому вікні, що відкриється. Будь-який вираз або формулу потрібно починати знаком “=”.
Створене обчислювальне поле можна відформатувати з допомогою інструментів форматування. Короткі вирази можна вводити безпосередньо в обчислювальне поле, а для введення довгих виразів зручно використовувати Постоитель выражений (клацнути на кнопці “…” справа від рядка властивостей Данные) або вікно Область ввода (натиснути Shift+F2).
Контрольні запитання
1. Як відкрити звіт в режимі конструктора?
2. З яких розділів складається звіт?
3. Як оформити зовнішній вигляд звіту?
4. Які додаткові елементи можна помістити в звіт?
5. Як виконати групування записів по певному полю?
6. Як помістити в звіт дані, що обчислюються?
7. Які засоби зручно використовувати для введення довгих виразів?
Якщо потрібно розмістити в звіті дані, що обчислюються, створюється новий вільний елемент керування Поле, який має обчислювальне значення. Вираз (або формула), за яким відбувається обчислення, може містити значення полів однієї або кількох таблиць, а також функції та вирази. Найпростішими прикладами розміщення в звіті обчислювальних полів можуть бути розміщення лічильника сторінок та відображення поточної дати з допомогою команд Вставка/Номера страниц або Вставка/Дата и время..
Створене обчислювальне поле можна відформатувати з допомогою інструментів форматування. Короткі вирази можна вводити безпосередньо в обчислювальне поле, а для введення довгих виразів зручно використовувати Постоитель выражений (клацнути на кнопці “…” справа від рядка властивостей Данные) або вікно Область ввода (натиснути Shift+F2).