Звіти в Microsoft Access забезпечують виведення на друк або паперовий носій інформації з бази даних в зручному для сприйняття і роботи вигляді. Вони можуть містити дані з однієї або кількох таблиць (або запитів) і складатися як з однієї сторінки (наприклад, рахунок з реквізитами покупця та список замовлених товарів) так і з кількох сторінок (наприклад, каталог товарів або відомість видачі заробітної плати). В звіти можна помістити графіки та малюнки, додати нумерацію сторінок, виводити значення полів, що обчислюються. Записи, що відображаються в звіті, можна відсортувати за одним або кількома полями, а також згрупувати, застосовуючи до груп полів статистичні вирази.
Звіти як об’єкти бази даних розташовані в вікні бази даних на вкладці Отчеты.
Основні типи звітів, які можна створювати в Microsoft Access:
1. “В стовпець”. Такий звіт нагадує макет форми, всі поля виводяться в один стовпець. Зліва від кожного поля відображається значення, яке задається властивістю Подпись цього поля. Впорядкування полів може бути будь-яким, на одній сторінці звіту міститься один або кілька записів.
2. Рядковий. Кожен запис в такому звіті виводиться в окремому рядку, а кожне поле – в окремому стовпці. Підписи полів друкуються в якості заголовків рядків. Рядкові звіти дозволяються групувати дані за одним або кількома полями, а також друкувати підсумкову інформацію по групах та по звіту в цілому.
3. Поштові наклейки. З допомогою майстра можна швидко створити звіт, відформатований для друку поштових наклейок. Кожна така наклейка – це набір даних, розташованих в кількох полях одного запису (наприклад, адреса та ім’я людини)
4. Звіти з графіками та діаграмами.
Звіт можна створити кількома способами:
1. У режимі Конструктора.
2. З використанням засобуАвтоотчет.
Автоотчет дозволяє вказати таблицю або запит, які повинні стати джерелом даних для звіту, а також вибрати його макет (в стовпець або рядковий). Можливість вибору полів не передбачена: в автозвіт переносяться всі поля вихідної таблиці або запиту. Щоб створити звіт цим способом потрібно виконати такі дії:
1) В вікні бази даних клацнути на кнопці Отчеты панелі Объекты, натиснути кнопку Создать. З'явиться діалогове вікно Новый отчет, в якому потрібно вибрати формат автозвіту (в верхній частині вікна) та таблицю або запит в якості джерела даних (з розкривного списку в нижній частині вікна).
2) На екрані відобразиться новий звіт в вибраному форматі в режимі попереднього перегляду.
3) Якщо потрібно, зберегти створений звіт, виконавши команду Файл/Сохранить.
Примітка. Для таблиці, яка відкрита в режимі введення даних, можна швидко створити автозвіт “в стовпець”, клацнувши на кнопці сворення нового об’єкту на панелі інструментів та вибрати з меню команду Автоотчет.
Якщо таблиця не відкрита, а лише виділена, авто звіт можна створити, виконавши команду Вставка/Автоотчет.
Для доопрацювання подібного базового звіту слід скористатись більш досконалими засобами в режимі конструктора.
3. З використанням майстра створення звітів.
Майстер створення звітів дозволяє користувачу вибирати поля з таблиць або запитів, зовнішній вигляд та стиль оформлення звіту. Майстер працює з полями кількох таблиць або запитів і створює звіти з більш складною структурою, в якій допускається групування записів за кількома логічними категоріями.
Для створення звіту з допомогою майстра, потрібно виконати такі дії:
1) В вікні бази даних клацнути на кнопці Отчеты, потім двічі – на ярлику Создание отчета с помощью мастера. З’явиться перше діалогове вікно майстра створення звітів, в якому з розкривного списка потрібно вибрати таблицю (або запит), яка містить поля майбутнього звіта; перейти до наступного вікна майстра, клацнувши на кнопці Далее.
2) Включити до звіту потрібні поля з допомогою відповідних кнопок. Якщо є необхідність помістити в звіт поля з іншої таблиці (або запита), треба вибрати її в розкривному списку та додати поля. Між такими таблицями бази даних обов’язково повинні бути встановлені зв’язки; перейти до наступного вікна майстра, клацнувши на кнопці Далее.
3) Вибрати представлення даних. Якщо на попередньому кроці було вибрано кілька таблиць, на цьому кроці необхідно вибрати таблицю, по полям якої будуть групуватися записи. В якості підказки в правій частині вікна відображається зразок сторінки майбутнього звіта; перейти до наступного вікна майстра, клацнувши на кнопці Далее.
4) Згрупувати записи, вказавши поля, які будуть використовуватися як заголовки груп. Щоб задати групування по певному полю, слід клацнути на імені поля в списку зліва, а потім – на кнопці з знаком “>”; перейти до наступного вікна майстра, клацнувши на кнопці Далее.
5) Виконати сортування даних та обчислення, Майстер дозволяє вибрати до чотирьох полів сортування. Якщо поля містять числові дані, доступна кнопка Итоги, яка відкриває діалогове вікно, в якому можна встановити прапорці для застосування до числових полів статистичних функцій, наприклад для обчислення загальної суми, середнього значення, знаходження мінімального або максимального значення. Виконавши потрібні настройки потрібно клацнути на кнопці Далее.
6) Вибрати макет та орієнтацію звіта, налаштувати ширину полів для розташування на одній сторінці; перейти до наступного вікна майстра, клацнувши на кнопці Далее.
7) Вибрати стиль оформлення звіту; перейти до наступного вікна майстра, клацнувши на кнопці Далее.
8) На заключному етапі ввести потрібний заголовок звіта.
Врахувавши всі настройки, майстер створює звіт, зберігає його та відкриває в режимі Предварительный просмотр.
В діалоговому вікні Новый отчетдоступні також інші майстри, під керівництвом яких можна створити більш складні різновиди звітів: майстер Почтовые наклейки та Мастер диаграмм.
Створений з допомогою останніх двох способів звіт відкривається у вікні попереднього перегляду. Це вікно дозволяє побачити всі елементи звіта в тому вигляді, в якому вони будуть надруковані на папері. Для переміщення між сторінками звіту слід користуватись кнопками навігаційної панелі. Оцінивши переваги та недоліки створеного звіту можна перейти в режим конструктора для доопрацювання, або відправити звіт на друк.
Внести в макет звіту деякі зміни можна з допомогою засобів діалогового вікна Параметры страницы, яке відкривається командою Файл/Параметры страницы.
- На вкладці Поля можна вказати розмір полів сторінки, які підходять з точки зору користувача. Встановивши прапорець Печатать только данные, можна виключити зі звіту всі додаткові елементи (наприклад, заголовок, надписи полів, лінії сітки), залишивши для друку лише дані.
- На вкладці Страница вказуються: орієнтація звіта на сторінці, параметри паперу, пристрій для друку.
- На вкладці Столбцыможна варіювати параметри друку для звітів та наклейок, які складаються з великої кількості стовпців: кількість стовпців, інтервал між рядками і стовпцями, ширина і висота стовпця. Якщо в звіті встановлений друк кількох стовпців на сторінці, то активізується група Макет столбца, перемикачі якої задають порядок друку записів: Сверху вниз або Слева направо.
Вивести на друк (та візуально оцінити в режимі попереднього перегляду) можна не лише звіт, а й інші об’єкти бази даних (таблиці, форми або запити).
Примітка. Для таблиці, яка відкрита в режимі введення даних, можна швидко створити автозвіт “в стовпець”, клацнувши на кнопці сворення нового об’єкту на панелі інструментів та вибрати з меню команду Автоотчет.
