Є два основні способи подання даних в базах даних для візуального огляду:
1) у вигляді таблиці;
2) у вигляді форми.
У більшості інформаційних систем форма використовується для збирання і зберігання даних. Форми оточують нac усюди. Деякі форми (наприклад заява про прийняття на роботу) є прикладом простого збирання інформації, інші (наприклад комп'ютерні податкові форми), використовуються для обчислень. Бувають форми, що виконують роль звітів, наприклад, платіжна відомість або накладні.
Access дає змогу створювати форми, які можна використовувати для введення, управління, перегляду і друкування даних.
Форма – це об’єкт бази даних, призначений для введення і відображення інформації. Форма подібна до бланка чи карточки, вона обов’язково містить елементи (поля), до яких користувач вводить дані. Прикладами форми є будь-який бланк, сторінки з паспорта, бібліографічна карточка на книжку в бібліотеці.
У програмі Access прийнято створювати базу даних спочатку у вигляді таблиці, а пізніше відображати її у вигляді форм.
Форми дають деякі переваги у відображенні даних порівняно з їх відображенням у режимі таблиці, а саме:
- можуть відображати тільки один запис на екрані у “вертикальному” форматі;
- можуть відображати поля, які користувач не може редагувати, а також поля, які користувач може редагувати;
- можуть розроблятися так, щоб бути максимально схожими з робочими (паперовими) формами;
- дають змогу змінювати послідовність полів; щоб полегшити введення даних і зробити його зручним;
- можуть містити поля з кількох таблиць. У режимі таблиці на екрані відображаються дані лише з однієї таблиці;
- можуть мати спеціальні поля з функціями, наприклад поле зі списком і поле з виразом;
- можуть містити графіки й діаграми;
- дають змогу автоматизувати задачі введення, а також створити меню користувача.
Окрім кращої візуалізації даних, форми мають ще додаткові можливості. Зокрема, на формі можна зручно розташувати:
- поля типу OLE з картинками, фотографіями тощо;
- елементи керування: кнопки, перемикачі;
- надписи: заголовки форми або рубрики;
- обчислювальні поля (це також елементи керування) для відображення результатів обчислень, виконаних на базі наявних полів;
закладки (багато сторінкові форми, де поля групують за змістом на різних закладках);
- підпорядковані форми;
Можна також розмалювати форму або задати фоновий рисунок-заставку.
Форми призначені в першу чергу для одночасної роботи тільки з одним записом. Режим форми дозволяє легко працювати з таблицями, які містять велику кількість полів, оскільки вся інформація по одному запису (наприклад, товару або абоненту) одразу відображається в формі на екрані.
Форми в Access можуть бути створені як для однієї таблиці, так і для кількох пов’язаних між собою таблиць. Тоді можливим стає з допомогою форми вводити дані одразу в кілька таблиць, притримуючись умови цілісності даних. Крім того, в якості джерела даних для форми може використовуватись як сама таблиця, так і розроблений для неї запит, забезпечуючи тим самим відображення найактуальнішої інформації.
В Microsoft Access можна створити форми різних типів. Основні з них:
• “В стовпчик” (повноекранна форма). Класичний варіант, коли всі поля виводяться в один стовпчик. Зліва від кожного поля відображається значення, яке вказано в властивості “Підпис поля”. Поля можна впорядковувати в довільному порядку.
• Рядкова. Являє собою середнє між формою “в стовпець” і табличним представленням даних. В вікні форми відображається кілька записів, а поля, які складають один запис, відображаються в одному рідку. Підписи полів виводяться в якості заголовків стовпців.
• Таблична. Дані в такій формі представлені в стилі електронних таблиць Microsoft Ехсеl, коли кожному запису відповідає один рядок таблиці, а кожному полю – один стовпець. В вікні форми можна змінювати ширину стовпців і висоту рядків, а також виконувати інші операції, які використовуються для на лаштування зовнішнього вигляду таблиці в режимі таблиці.
• Зведена форма і зведена діаграма. Дозволяють обробляти дані і ефективно здійснювати їх графічний аналіз.
• Кнопкова. Керуюча форма, яка відкриває інші форми або звіти бази даних.
Розробка форм
Форми є лише іншим способом відображення табличних даних. Першим кроком у створенні форм є створення таблиці або аналіз її структури. Часто через неправильно створену таблицю виникають проблеми в роботі з формами. Необхідно пам’ятати, що властивості полів і властивості таблиць (наприклад Условие на значениеі Тип данных) допомагають покращити якість даних. Вони є найкращим захистом від інформаційного “сміття”.
Добре розроблена форма проста у використанні. Форми потрібно створювати так, щоб полегшити введення даних. Наприклад, “перевантажені” форми, які містять багато полів на невеликій ділянці екрана, дратують користувача, що, в свою чергу, призводить до введення даних з помилками. Щоб вирішити цю проблему, треба продумувати можливість використання кількох різних форм або розбиття даних на кілька сторінок однієї форми.
