Теоретичні відомості

Система управління базами даних Microsoft Access входить до складу пакета Microsoft Office. Вона дає змогу розв’язувати широке коло завдань користувачів.

База даних– це сукупність даних, яким властива структурованість і взаємопов'язаність, а також незалежність від прикладних програм.

База даних може містити в собі відомості про наявні в магазині товари, про співробітників, про номери телефонів жителів міста. За допомогою баз даних легко вести облік товарів, документацію, звітні відомості.

Запуск системи Microsoft Access здійснюється аналогічно тому, як запускається будь-яка прикладна програма. Після її завантаження на екрані з’являється вікно створення або відкриття бази даних.

Робота в СУБД Ассеss починається з відкриття вже існуючої бази даних чи створення нової. При цьому з'являється вікно бази даних. У рядку заголовка виводиться ім'я відкритої бази даних.

Структурно таке вікно розділене на три області. У лівій частині вікна розташована панель Об'єкти, куди включені кнопки об'єктів бази даних: таблиць, запитів, форм, звітів, сторінок, макросів і модулів. Після щиглика на такій кнопці відкривається вкладка відповідних об'єктів бази даних. На малюнку уже відкрита вкладка Таблиці, і на екран виводиться список всіх існуючих таблиць відкритої бази даних. Тут же можна створити новий об'єкт обраного чи типу модифікувати існуючий.

Панель інструментів, що дозволяє працювати з цими об'єктами, переглядати дані про них, а також вибирати, у якому вигляді буде відображатися список об'єктів, розташована у верхній частині вікна, відразу під рядком заголовка.

На панелі інструментів знаходяться кнопки для роботи з об’єктами:

- Кнопка Открыть — відкриває для чи перегляду запускає на виконання обраний об'єкт.

- Кнопка Конструктор — дозволяє змінити обраний об'єкт у режимі конструктора.

- Кнопка Создать — створює новий об'єкт обраного типу.

- Кнопка “Х” — видаляє поточний об'єкт.

Чотири кнопки праворуч дозволяють вибрати вигляд значків.

Всі об'єкти бази даних Access зберігаються в одному загальному файлі - файлі бази даних, що має розширення .mdb. Файл нової бази даних містить приховані системні таблиці, у які надалі буде заноситися інформація про всі інші об'єкти бази даних. Тому робота з даними в Access починається зі створення файлу бази даних.

Основними об'єкта­ми СУБД Ассеss є табли­ці, форми, запити, звіти, мак­роси, модулі.

Таблиці баз даних при­значені для збереження да­них про характеристики об'­єктів предметної області. Кожному об'єкту відповідає один рядок таблиці. Дані, що містяться в одному рядку, називаються записом. Кожний рядок складається з однакової кількості клітинок, які називаються полями. У поля заносяться дані про певну характеристику об'єкта. Однотипні поля, розміщені одне під одним, складають стовпчик таблиці, якому присвоюється ім'я. Кожний стовпчик таблиці опи­сує характеристику об'єктів даного класу.

Форми створюються для введення, перегляду, коригування взаємопов'язаних даних у базі. Зовнішній вигляд форми відповідає звичайному документові.

Запити потрібні для вибору з бази даних інформації за пев­ним критерієм або системою критеріїв. За допомогою запиту можна також додати, вилучити чи відновити дані в таблиці або на основі вже існуючих таблиць створити нові.

Звіти призначені для формування вихідного документа, що виводиться, як правило, на друк.

Макроси необхідні для об'єднання певної послідовності дій під час виконання багатоетапної процедури обробки інформації в одне ціле.

Модулі містять програми, написані однією з алгоритмічних мов, для реалізації нестандартних процедур обробки інформації.

Базу даних у СУБД Access можна створити двома способами.

1. Створити порожню базу даних.

2. Створити нову базу даних на основі одного із шаблонів Access.