В Access существуют два способа ввода и обработки информации: с помощью таблицы и с помощью формы. Если записи изменяются или вставляются редко, для ввода, изменения и отображения данных следует использовать таблицу. Кроме того, режим таблицы рекомендуется применять, если необходимо получить полный обзор данных. Но если данные часто меняются или база постоянно пополняется новыми записями, надлежит применять форму. Кроме того, в режиме формы можно выделить данные, относящиеся к определенной записи, например данные об определенном клиенте.
Любая форма создается на основе Access-таблицы. Вся информация формы содержится в управляющих элементах (полях), некоторые из них напрямую связаны с полями базовой таблицы. В таких элементах можно отобразить и изменить содержимое соответствующих полей таблицы. Форма может также служить защитой БД от действий неквалифицированных пользователей.
Форма может быть создана «вручную» с помощью Конструктора форм, и автоматически, с помощью Мастера форм или путем использования экспресс –формы - Автоформы.
Экспресс –форма на основе выбранной таблицы автоматически создает одну из следующих форм:
- Автоформа – в столбец;
- Автоформа – ленточная;
- Автоформа – табличная.
Приступим к разработке форм для ввода данных в созданные нами таблицы. Метод проектирования формы выберем по следующей таблице.
Название таблицы
Метод проектирование Формы
Комментарий
Компьютеры
Автоформа – в столбец
Для каждой записи использует одну страницу формы.
Подходит для записей с большим числом полей.
Мониторы
Автоформа – ленточная
Для каждой записи отводится отдельная строка таблицы.
Представляет обзор нескольких записей одновременно.
Клиенты
Мастер форм
Автоматически создает форму, основываясь на выбранных полях таблиц и запросов.
Принтеры
Автоформа – табличная
1. Создание Автоформы. Перейдите в раздел Формы окна БД и нажмите кнопку Создать.
2. В окне Новая форма, в котором будет предложено выбрать один из способов создания формы, выберите Автоформа: ленточная.
3. В нижнем окне Выберите в качестве источника данных таблицу или запрос укажите таблицу Компьютеры и нажмите ОК.Через некоторое время на экране появиться готовая форма.
4. Создай все остальные виды форм.
5. Создание форм с использованием Мастера – форм.В разделе Формы нажмите Создать ÞМастер форм.
6. В открывшемся окне Мастера форм выберите таблицу Принтеры, а всписке Доступные поля - поля для создаваемой формы. С помощью кнопки переноса (>>) перенесите все поля в список Выбранные поля и, нажав на кнопку Далее, перейдите к следующему окну Мастера форм.
7. В следующем окне Мастера форм активизируйте опцию в один столбец, ленточный, табличный, выровненный (в зависимости от того, форму какого вида Вы хотите по лучить) и нажмите кнопку Далее.
8. В диалоговом окне, которое появится на экране, в списке стилей оформления форм выберите подходящий стиль (например, Стандарт) и нажмите Далее.
9. В следующем диалоговом окне установите опцию Открыть форму для просмотра и ввода данных и назовите форму Принтеры и нажмите кнопку Готово.
Лабораторная работа № 9
Отчеты
В данной работе рассматриваем последний этап создания БД – составление отчетов. необходимость в создании отчета возникает в тех случаях, когда нужно наглядно представить на экране или распечатать сводную информацию БД. Для получения такой информации должны быть выполнены подсчеты во всех группах данных. По структуре и оформлению отчет подобен форме. Однако он имеет ряд преимуществ: - во первых, позволяет отображать все данные, а во-вторых, представляет возможность группировать данные по различным критериям.
Мы попробуем составить проект отчета, который
- позволял бы получить обзорную информацию о заказах на компьютеры, реализуемые фирмой;
- содержал бы итоги по продажам определенных моделей компьютеров.
