База данных открывается щелчком по ярлычку Access на рабочем столе или через кнопку [Пуск]выбрать Все программы – Microsoft Office – Microsoft Office Access 2007. В открывшемся окне Microsoft Access (рис. 1.3) выбрать файл базы данных, указанный преподавателем, например, \\moon\z25\База53, и щёлкнуть по нему, если вашего файла с базой нет в окне, то обратитесь к пункту 1.4. Откроется файл База53, в котором собрано 6 таблиц, уже заполненных данными (рис. 1.5). Под этим именем файл в дальнейшем будет сохраняться сам собой после каждого закрытия объекта базы данных.
Таблица и форма «Типы»
В таблице Типы разъясняется классификация товаров, принятая в нашей базе данных. Внешний вид заполненной таблицы показан на рис. 6.1. Создавать таблицу удобнее всего в режиме Конструктор. Создание состоит в именовании полей и назначении свойств полей.
Рис. 6.1 Таблица Типы
Порядок создания таблицы подробно изложен в пункте 2.3. Таблица, создаваемая в режиме Конструктор, показана на рис. 6.2.
Имена и свойства полей нашей таблицы Типы перечислены в приведённой далее таблице 6.1.
Таблица 6.1
Имя поля
Тип данных
Размер
Обязательное
Индексированное
Тип
Счётчик
Длинное целое
Да.
Ключевое!
Да (совпадения не допускаются)
Категория
Текстовый
Да
Да (совпадения не допускаются)
Описание
Поле МЕМО
-
Нет
Нет
Изображение
Поле объекта OLE
-
Нет
Нет
Готовую таблицу можно заполнять в режиме таблицы, но удобнее для заполнения использовать форму. Форму создадим сразу же после создания таблицы, до её заполнения.
Рис. 6.2 Таблица Типы, создаваемая в режиме Конструктор
ФормаТипы для заполнения таблицы Типы создаётся с помощью вкладки Создание инструментальной ленты (рис. 1.6). Для этого надо щёлкнуть в Области переходов по таблице Типы, затем по кнопке Форма. На экране появится автоматически созданная форма в режиме макета (рис. 6.3).
Рис. 6.3 Созданная форма в режиме макета
Форму можно сразу же сохранить, щёлкнув по соответствующей кнопке, а можно отложить сохранение: форма и её содержимое сохранятся по окончании работы с формами после вопроса, надо ли сохранять изменения макета формы. Ответить надо щёлкнув по кнопке Да. Готовая форма показана на рис. 6.4. Если в виде формы не устраивают размеры окошек (полей) или надписей, то их несложно изменить, перейдя в Режим макета или Конструктор. Как доработать форму, описано в пункте 3.3.
Заполнять форму текстовыми данными несложно: печатая с клавиатуры. Поле Тип, имеющее свойство Счётчик, заполняется автоматически, после перехода в следующую ячейку. Переход от одного поля к другому происходит после нажатия на клавишу {Tab}. Переход к очередной записи в форме делается щелчком по кнопке Следующая запись: 4, а для возврата к предыдущей используется кнопка Предыдущая запись:3. Записи для заполнения формы Типы, а значит и одноименной таблицы, можно увидеть в рис. 6.1.
Рис. 6.4 Готовая форма Типы с заполненными полями и вставленным рисунком
Последнее поле формы – рисунок. Поскольку рисунки хранятся в папке Рисунки на сервере, то для вставки рисунка надо наставить указатель мыши на окошко Изображение внутри формы и подать команду Вставить объект с использованием правой кнопки мыши. В ответ появится окно Microsoft Office Access (рис. 6.6). В окне надо выбрать надпись Создать из файла и щёлкнуть по кнопке [Обзор]. Появится окно Обзор.
Рис. 6.6 Окно Microsoft Office Access
В окне Обзор (рис. 6.7) надо найти на диске, например, z25 на "Сервер для Студентов (moon)" (X:) папку Рисунки и открыть её. Для этого в окне Обзор щелкнуть по кнопке Мой компьютер и открыть среди появившихся дисков z25 на "Сервер для Студентов (moon)" (X:). Найти и открыть папку Рисунки.
Рис.6.7 Окно Обзор. На диске Х:\ выбрана папка Рисунки, а в ней – рисунок Тип1.
Из открывшегося списка рисунков надо выбрать нужный, например, Тип1, и щёлкнуть по кнопке [ОК]. Затем щёлкнуть по кнопке [ОК] предыдущего окна. Рисунок появится в предназначенном для него окошке Изображение (рис. 6.4).
Для поля Изображение, в которое вставлен рисунок, необходимо задать свойства. Для этого надо щёлкнуть правой кнопкой мыши внутри рамки рисунка Изображение. В появившемся меню надо выбрать надпись: Свойства. Появится окно свойств рисунка: Присоединённая рамка объекта. В окне свойств (рис. 6.5) надо выбрать окошко Установка размеров и, щёлкнув по кнопке 6 справа в этом окошке, выбрать Вписать в рамку. Тогда рисунки будут точно помещаться в отведённую рамку Изображение.
Рис. 6.5 Окно свойств рамки объекта OLE (рисунка)
Если в оформлении формы что-либо не устраивает, например, размеры полей или тексты надписей, то всё это легко исправляется после перехода в Режим макета или Конструктор (пункт 3.3).
По окончании заполнения всех записей таблицы Типы надо закрыть форму. С помощью Области переходов надо открыть таблицу Типы и убедиться, что все записи, внесённые через форму, попали на свои места. Может оказаться неудачной ширина столбцов таблицы. Изменить ширину можно, передвигая границы столбцов при помощи мыши (пункт 2.2).
Установление связей между таблицами
Чтобы таблицы образовали целостную базу данных, между ними должны быть установлены связи. Связывается ключевое поле главной таблицы с одноимённым полем таблицы подчинённой. Для создания связей необходимо в группе Показать или скрыть, расположенной на вкладке Работа с базами данных, щёлкнуть по кнопке Схема данных (рис. 6.8).
Рис. 6.8 Группа Показать или скрыть вкладки Работа с базами данных
Откроется окно с таким же названием и диалоговые окно Добавление таблицы (рис. 6.9). Сразу после открытия окно Схема данных пустое. В нём следует разместить все таблицы базы данных. Делается это последовательным выбором каждой таблицы во вкладке Таблицы окна Добавление таблицы и щелчком по кнопке [Добавить].
Рис. 6.9 Окно Добавление таблицы
После переноса таблиц в окно Схема данных, таблицы принимают вид прямоугольников, как на рис. 6.10. Названия ключевых полей выделены в них значком ключика.
После переноса всех таблиц надо их разместить примерно так, как на рис. 6.10. Таблицы перетаскиваются с помощью мыши, ухватив таблицу за заголовок. Следует также изменить и размер таблиц с тем, чтобы названия всех полей поместились внутри прямоугольника, а полосы прокрутки исчезли.
Рис. 6.10 Схема данных
Связи между таблицами устанавливаются по образцу рис. 6.10. Мышью выделяется ключевое поле главной таблицы. Оно в таблице (рис. 6.10) помечено значком ключика, а на линии связи со стороны главной таблицы стоит метка 1. После выделения ключевого поля его протягивают мышью к одноимённому полю связанной таблицы, которое на рис. 6.10 помечено знаком ¥.
Сразу же после протягивания будущей связи возникает диалоговое окно Изменение связей. В нём назначаются основные свойства связей (обеспечение целостности, каскадное обновление связанных полей, каскадное удаление связанных записей), как это сделано на рис. 6.11. Когда свойства назначены, надо щёлкнуть по кнопке [Создать]. Связь будет создана и обозначена на схеме данных, как показано на рис. 6.10. Таким же путём образуются все связи базы данных по образцу рис. 6.10. Процесс создания связей описан в пункте 2.5.
