Access позволяет импортировать файлы рабочих листов (XLS). Таблица 8 представлена в формате данных на рабочемлисте Excel, который наиболее подходит для импорта в базу данных Имена всех нолей должны находится в первой строке таблицы, а оставшиеся строки содержат данные. Тип данных в каждой ячейке одного столбца должен быть одинаковым. Это позволяет упростить процесс импорта данных в таблицу базы данных.
Все ячейка, входящие в импортируемый диапазон, должны иметь фиксированные, а не вычисляемые значения. Когда импортируемая ячейка содержит не само значение, а формулу, по которой оно вычисляется, Access игнорирует значение ячейки и объявляет ее пустой. Чтобы импорт рабочего листа в таблицу базы данных прошел успешно, необходимо заменить все формулы фиксированными значениями. Для этого:
Ø Сохраните рабочий лист Excel под другим именем; откройте его копию;
Ø Выделите диапазон ячеек, который нужно импортировать;
Ø Скопируйте выделенный диапазон в Буфер обменаWindows, выбрав командуПравка, Копировать, не снимая выделения с диапазона выберите команду Правка, Специальная вставка;
Ø В появившемся диалоговом окне выберите переключательЗначения и нажмите кнопку<ОК>;
Ø Cохраните рабочий лист и используйте его для импорта данных. Предполагается, что таблица Access уже создана, но пустая. Это значит, что структура таблицы определена, а сама таблица не заполнена. Можно заполнить таблицу частично (1-3 записи).
Вариант импорта данных рабочего листа Excelв Новую таблицу Access здесь не рассматривается.
Ниже описана последовательность действий для импорта подготовленных данных рабочего листа Excel в созданную таблицу БД Access.
Действия:
· Запустить Access и открыть базу данных, в которую необходимо импортировать данные. Активизировать окно базы данных.
· Выбрать командуФайл, Внешние данные, Импорт.
· Перейти в. папку, в которой содержится файл рабочего листа Excel. В раскрывшемся списке Тип файлавыделить элемент Microsoft Excel.Выделить имя файла и нажать кнопку <Импорт>. Access запустит Мастера Импорта электронной таблицы.
· Выбрать переключательЛисты.
· Выделитьимя рабочего листа с импортируемой таблицей.В нижней части первого окнаМастера импорта выводится образец данных из выделенного элемента электронной таблицы.
· Нажать кнопку Далее >, чтобы перейти к следующему шагуМастера.
· Установить флажокПервая строка содержит заголовки столбцов.Нажать кнопкуДалее >, чтобы перейти к третьему шагуМастера.
· В третьем окнеМастера выбрать опциюВ существующую таблицу(в пустую таблицу или частично заполненную). Из раскрывающегося списка выбрать таблицу, в которую нужно импортировать данные. Нажать кнопку Далее >.
· Нажать кнопку <Готово>.
Система управления базами данных Access определяет типы данных полей импортируемой таблицы, просматривая первые 20 строк импортируемого диапазона ячеек. Чтобы узнать, какие типы данных полей были выбраны при импорте рабочего листа, нажмите кнопку<Конструктор>.
· Все свойства полей импортированной таблицы можно изменить.
Приемы работы с таблицами баз данных
В окне базы данных можно выполнять множество операций с таблицами, включая следующие:
Ø Переименование таблиц
Ø Удаление таблиц
Ø Копирование таблиц в базе данных
Ø Копирование таблицы из другой базы данных.
Эти задачи можно выполнить непосредственно в окне или с помощью команд меню.
Задание 5.6.Скопировать таблицуОплата коммунальных услуг втекущей базе данных Действия:
· В окне базы данных выделить таблицуОплата коммунальных услуг.
· Щелкнуть по кнопке<Копировать>
· Щелкнуть по кнопке<Вставить>
· Ввести новое имя таблицы.
С таблицей базы данных в режиме таблицы можно работать приемами управления с помощью мыши.
1. Каждая запись имеет слева кнопку (маркер записи). Щелчок по этому маркеру выделяет всю запись. Щелчок правой кнопкой на выделенной записи открывает контекстное меню (рис.22), которое позволяет удалять, копировать и перемещать записи и управлять высотой строки.
2.
Щелчок на заголовке столбца выделяет весь столбец, а щелчок правой кнопкой на выделенном столбце открывает контекстное меню (рис.23), которое позволяет отсортировать записи по данному полю, вставить новый столбец и прочее.
Рис 22. Контекстное меню выделенной строки
Рис 23. Контекстное меню выделенного столбца
3. Фильтр по выделенному — это используемый Access способ быстрого отбора записей по выделенному образцу. Например, поместив курсор в столбецУслуги в записи, в которой значение поля равноГази нажать кнопку<Фильтр по выделенному>. На экране отобразятся только записи об оплате загаз.Для задания выбора и просмотра значений, которые не удовлетворяют предыдущему выбору, следует щелкнуть правой кнопкой на строках и столбцах и выбрать командуИсключить выделенное.На экране отобразятся все записи, исключая записи оплатыза газ (инверсный выбор). Фильтр по выделенному можно использоватьк результирующему набору записей (набор записей, полученный в результате фильтра по выделению), но выделяя второй (третий) раз значения полей для других условий отбора. Таким образом можно выбрать записи удовлетворяющие нескольким условиям.
4. Можно ввести сколько угодно условий выбора записей. Для управления выбором следует воспользоваться командой Записи, Фильтр, Расширенный фильтр. В бланке окна Фильтрв строке Полевводятся (выбираются) имена полей для условий фильтра. В строке бланка Условиеотбора вводятся условия фильтра. После заполнения бланка условиями отбора следует выполнить фильтр по команде Фильтр, Применить фильтр. На экране будут отображены записи, удовлетворяющие условию отбора.
Самостоятельная работа:
Произвести выбор данных в таблицеОплата коммунальных услугв соответствии условия отбора по варианту (1-20). Для выбора используйте одну из перечисленных в пунктах 2,3,4 технологий фильтрации данных. Сохранить результирующую таблицу данных под другим именем.
Варианты условий выбора платежей:
1. за газ по Центральному району
2. за свет по Центральному району
3. за кв. м по Центральному району
4. за газ по Индустриальному району
5. за свет по Индустриальному району
6. за кв. м по Индустриальному району
7. за газ по Первомайскому району
8. за свет по Первомайскому району
9. за кв. м по Первомайскому району
10. за газ по Торговому району
11. за свет по Торговому району
12. за кв. м по Торговому району
13. за 13 апреля 1999
14. за 17 апреля 1999
15. за 19 апреля 1999
16. за 26 апреля 1999
17. пеня составляет 1 %
18. пеня составляет 5%
19. пеня составляет 7%
20. пеня составляет 9%
Резюме
§ Создать таблицу можно с помощью режима таблицы, конструктора, мастера таблиц, импорта таблиц и связей с таблицами.
§ Структура таблицы включает имена полей, типы данных и описания.
§ Каждая таблица имеет поле первичного ключа, которое является индексом и должно содержать уникальное значение для каждой записи.
§ Если одного поля для задания уникальности недостаточно, то используется первичный ключ по нескольким полям.
§ Создав структуру таблицы, поля можно переупорядочивать, вставлять, удалять, переименовывать.
§ В некоторых типах полей данные нельзя редактировать. Это поля типа Счетчик, вычисляемое, блокированное, исключенное, поле с блокированными записями, а также поля из некоторых типов запросов.
§ Использование кнопокФильтр по выделенномуи Изменить фильтрпозволяет задавать порядок сортировки или фильтры для ограничения отображения записей в таблице.
§ Внешний вид таблицы можно изменить, упорядочивая поля, изменяя отображаемую ширину столбца или высоту строки и изменяя шрифты отображения.
§ В окне базы данных можно переименовывать, удалять, копировать и вставлять таблицы.
В окне базы данных выделить таблицуОплата коммунальных услуг.
Щелкнуть по кнопке<Копировать>
