Слияние документов

В мощных текстовых процессорах имеется возможность слияния документов. Для выполнения этой процедуры необходимо иметь:

§ главный документ, содержащий постоянную информацию;

§ документ — источник для хранения переменной информации.

Главным документом может быть стандартная форма справки или приглашения, стан­дартное письмо, надписи на конверте, т.е. форма любого стандартного текста и т.д.

Документ-источник должен представлять собой базу данных (или таблицу), состоя­щую из однотипных записей. В документе-источнике содержатся данные, которыми будет заполняться главный документ.

Рассмотрим следующий пример слияния документов: писать письма многочисленным адресатам одного и того же содержа­ния — малоинтересное занятие. Текстовый процессор автоматизирует этот трудоем­кий процесс, соединяя постоянную часть письма с данными, характеризующими адресатов. При этом пользователь должен создать специальный адресный файл. Ад­ресный файл состоит из однотипных записей с именами и адресами клиентов. Каждая запись включает в себя определенное число полей, в которые записываются данные каждого клиента. Так, в первое поле всегда записывается фамилия, во второе — имя, в третье — отчество, в четвертое — адрес и т. п.

Допустим, вы хотите разослать письма всем абитуриентам, сдавшим экзамены и по­ступившим в Университет в этом году. Для этого вы подготовьте общую часть письма и адресный файл всех зачисленных абитуриентов (рис. 3.6). В общей части письма специальными операторами (на рис. 3.6 — это F1^, F2^, F3^ и F4^) вы укажете, где и какие поля из адресного файла должны быть помещены для каждого получателя. В результате текстовый процессор автоматически напечатает вам все письма, содержа­щие помимо основной части адрес и данные каждого абитуриента.

Рис. 3.6. Слияние писем

Контрольные вопросы:

1. Назначение текстового процессора.

2. Из каких структурных элементов состоит интерфейс текстового процессора?

3. Чем отличаются режимы вставки и замены?

4. Расскажите суть операций копирования, перемещения и удаления фрагмента текста.

5. Какова роль буфера промежуточного хранения?

6. Для чего нужна операция откатки?

7. Какова роль окон в организации работы с текстом?

8. Для каких целей производится выделение фрагментов текста?

9. Что составляет минимальный набор типовых операций?

10. В чем сущность режима нахождения и замены?

11. Как производится проверка правописания слов?

12. Для какой цели и как используется словарь синонимов?

13. В чем сущность режима проверки синтаксиса и стиля?

14. Как и для какой цели производится форматирование документа?

15. В каких случаях используются колонтитулы?

16. Расскажите о возможностях текстового процессора по автоматизации технологии ра­боты.

17. В чем преимущества использования шаблонов?