Краткие теоретические сведения по созданию комплексных текстовых документов

Комплексный текстовый документ содержит специальные элементы оформления и встроенные объекты нетекстовой природы (формулы, диаграммы, художественные заголовки, растровые и векторные иллюстрации, а также объекты мультимедиа), созданные в других программных приложениях. В Windows можно легко переносить из одного приложения в другое: текстовую, графическую, звуковую и видеоинформацию. В Windows различают три вида обмена данными между приложениями (1.статическое перемещение и копирование, 2.внедрение, 3.связывание) в зависимости от того, поддерживают приложения технологию OLE (Олей) или нет. Объектная технология OLE (Object Linking and Embeding) – это постоянно развивающийся стандарт Microsoft, определяющий правила построения документов из данных, созданных различными приложениями. Все последние программные приложения, как правило, поддерживают технологию OLE, при этом обмен информацией осуществляется либо через внедрение, либо через связывание

Статическое перемещение и копирование - это единовременное, необратимое действие, вставленный объект можно изменять, удалять, форматировать, но этот объект не будет иметь никакого отношения к родительскому приложению.

Внедрение - объект помнит свое родительское приложение и при редактировании вызывается это родительское приложение.

Связывание - отличается от внедрения тем, что сам объект не вставляется в документ приложения - приемника, а вместо него вставляется только указатель на местоположение объекта, вследствие чего изменения в исходном файле будут автоматически отражаться в документе - приемнике. Размер документа при связывании с объектом практически не увеличивается, но при передаче заказчику надо помнить о потерях связей.

Обмен данными между приложениями осуществляется, как правило, через буфер обмена. Буфер обмена (Clipboard)– это специальная область памяти, предназначенная для временного хранения перемещаемой информации.

По команде «Правка/Вставить» приложение само подбирает себе подходящий формат для вставляемого объекта. Команда «Правка/ Специальная вставка» позволяет не программе, а пользователю выбрать нужный формат. После этой команды появится диалоговое окно со списком поддерживаемых форматов

Информация в буфер обмена поступает из приложения в различных форматах. Например, Word помещает информацию в буфер обмена в виде текста и в виде графического изображения. Это позволяет вставить информацию из буфера обмена как в текстовые документы (например, документ Блокнот), так и в любую программу, работающую с графическими изображениями (например, Paint). Excel тоже помещает информацию в буфер обмена в нескольких форматах.

Буфер обмена может содержать следующие основные форматы:

1. Неформатированный текст- , в виде стандартного набора ASCCI, используется всеми приложениями Windows.

2. Текст в формате RTF - , этот формат поддерживают Word, Excel и др.

3. Текст в кодировке Юникод - в 16-разрядной кодировке.

4. Рисунок (или Метафайл Windows (EMF)) - . Графический формат, в котором изображение хранится в виде последовательности команд (векторная графика), не зависит от устройства.

5. Точечный рисунок - . Графический формат, в котором изображение хранится в виде набора пикселов (растровая графика), привязан к конкретному устройству вывода информации (разрешение, цветовая палитра).

6. Аппаратно-независимый рисунок - .

7. Формат HTML - .

Статическое перемещение и копирование данных между приложениями осуществляется через буфер обмена по команде «Правка/Вставить», если программные приложения не поддерживают технологию OLE. Команда «Вставка/Рисунок» тоже осуществляет статическую вставку.

Способы внедрения данных:

1.Команда «Правка/Вставить». По этой команде внедрение осуществляется, если приложения, между которыми происходит обмен данными, поддерживают технологию OLE. Иначе статическая вставка.

2. Команда «Правка/Специальная вставка». Если выбрать для вставляемого объекта формат родительского приложения, то будет осуществлена не статическая вставка этого объекта, а его внедрение. Например, если вставляется графический объект из Paintа, то при выборе формата «Точечный рисунок (объект)» объект будет не вставлен, а внедрен из буфера обмена, т.е. при его редактировании будет вызываться приложениеPaint . А если вставляется текстовый объект из Word, то при выборе формата «Документ Microsoft Word (объект)» объект также будет внедрен и при его редактировании будет вызываться приложение Word.

3.Команда «Вставка/Объект». Это команда для вставки вновь создаваемого объекта, при этом происходит вызов приложения, в котором будет создаваться объект.

Напомним, что при внедрении объект помнит свое родительское приложение и при редактировании вызывается это родительское приложение.

Способы связывания данных:

1. Выбрать объект в документе-источнике и поместить его в буфер обмена. Затем перейти в документ-приемник и установить точку вставки, дать команду «Правка/Специальная вставка», включить флажок «Связать». При этом будет создана связь с документом – источником и объект будет изображен в принятом по умолчанию формате. Если нужен другой формат, выполните команду «Специальная вставка», выберите нужный формат и установите режим «Связать».

2.Команда «Вставка/Объект/вкладка Создание из файла», включить флажок «связь».

Напомним, что в режиме связывания при изменении данных в документе-источнике данные в документе-приемнике тоже изменятся.

В пакет Word входят такие программы, как Microsoft Equation 3.0 (Редактор формул), Microsoft WordArt, Microsoft Graph и др. Эти программы в состоянии создавать объекты, которые можно включать в документ Word. Обмен данными между этими программами и текстовым редактором осуществляется с помощью технологии OLE.

Работа с формулами.

Чтобы запустить Редактор формул, выберите команду “Вставка, Объект”, раскройте вкладку “Создание”, в списке “Тип объекта” выделите “Microsoft Equation 3.0” и нажмите кнопку “ОК”. Меню Word заменится на меню Редактора формул, появится панель инструментов “Формулы” и один пустой слот для ввода формулы. Слот - это место, в которое помещается часть формулы. Количество слотов зависит от структуры формулы. Например, дробь имеет два слота: для числителя и знаменателя.

Панель инструментов редактора формул содержит два ряда кнопок, каждая из которых открывает палитру. Верхние кнопки открывают палитры символов, а нижние кнопки открывают палитры шаблонов формул. Шаблон формулы - это готовая структура, состоящая из некоторых символов и слотов.

Ввод всегда происходит в тот слот, в котором находится курсор. Символ “пробел” игнорируется, если только не выбрана команда “Стиль, Текст”. Редактор формул сам определяет нужное расстояние между символами. Чтобы вставить в формулу обычный текст, выберите команду “Стиль, Текст”. Чтобы вернуться к вводу математических символов, выберите команду “Стиль, Математический”. Чтобы выделить символы в слоте, протащите по ним указатель мыши. Чтобы выделить встроенные символы, то есть те символы, которые были вставлены при вставке шаблона формулы, например, знак суммы, нажмите и удерживайте клавишу <Ctrl> при выделении. Указатель мыши при этом примет форму стрелки, направленной вертикально вверх.

Форматирование формулы. После создания формулы ее можно отформатировать: настроить интервалы между элементами формулы, позиционировать и выровнять части формулы, изменить шрифт и размер шрифта для любого элемента.

Для изменения интервалов используется команда “Формат, Интервалы” из меню Редактора формул. Позиционировать и выравнивать отдельные части формул можно с помощью пробелов пяти размеров (они располагаются на второй слева верхней палитре); можно точно подогнать размещение частей формулы, для этого выделите ту часть формулы, которую нужно переместить, затем нажимайте комбинации клавиш <Ctrl><¯>...<Ctrl><®>, чтобы переместить выделенную часть формулы в указанную сторону на 1 пиксел. Для выбора шрифта надо выбрать команду “Стиль, Определить”. Для выбора размера шрифта надо выбрать команду “Размер Определить”. Не надо забывать правило: “Сначала выдели, затем действуй”.

Работа с диаграммами.

Диаграмма – удобное средство визуального представления данных, поэтому широко используются в научно – технической документации. Для создания диаграмм приложение Word имеет подключаемое средство Microsoft Graph. Два метода вставки диаграмм:

- более общий метод основан на том, что сначала в документ вставляется некая произвольная диаграмма, с которой связана некая произвольная базовая таблица данных; далее производится настройка диаграммы, которая состоит в настройке внешнего вида и в редактировании и в редактировании содержания; поскольку содержание основано на базовой таблице, то оно редактируется путем заполнения этой таблицы нужными данными;

- второй, частный метод основан на том, что диаграмма создается на базе конкретной таблицы, имеющейся в документе. В этом случае настройка диаграммы состоит только в настройке внешнего вида диаграммы. Порядок создания диаграммы в данном случае следующий:

o создать и заполнить таблицу;

o выделить всю таблицу и скопировать ее в буфер обмена;

o вставить базовую диаграмму по команде «Вставка/Объект/Microsoft Graph». Рядом с диаграммой развернется ее базовая таблица;

o выделить содержимое базовой таблицы диаграммы щелчком на ячейке, образованной на пересечении заголовков строк и столбцов в левом верхнем углу;

o заменить содержимое базовой таблицы содержимым своей таблицы вставкой из буфера обмена. Диаграмма придет в соответствие с содержимым таблицы;

o при необходимости произвести выбор типа диаграммы и ее форматирование.

Создание текстовых эффектов с помощью WordArt.

После запуска WordArt по команде «Вставка/Рисунок/объект WordArt» на экране появится

окно, в котором надо выбрать нужный стиль надписи WordArt, который потом можно будет изменить с помощью кнопки (форма WordArt). Затем будет предложено окно, в котором надо задать текст, на основе которого будет создаваться объект WordArt. При выделении объекта WordArt автоматически включается панель инструментов «WordArt». Используя пиктограммы этой панели, можно изменять сам текст, формат объекта, форму фигурного текста (для этого WordArt представляет 40 шаблонов), осуществлять свободное вращение, выравнивать буквы по высоте, создавать вертикальный текст, изменять межсимвольный интервал и др. Все специальные эффекты применяются ко всему тексту, набранному в диалоговом окне “Текст”. Нельзя применить специальные эффекты к отдельным буквам текста

Вставка рисунков в документ

Рисунки, вставляемые в документ Word , появляются из множества источников. Некоторые рисунки создаются с помощью самостоятельных графических программ. Другие, включая фотографии, поступают со сканеров, которые оцифровывают изображения для использования в компьютере. Существуют библиотеки готовых картинок. Office 2000 включает в себя обширную библиотеку картинок. Она находится в папке Clipart. Рисунки можно создать с помощью панели инструментов “Рисование”. Но самостоятельные программы графики предоставляют больше возможностей для создания рисунков, чем простые встроенные программы Word.

Вставить рисунок в документ можно одним из трех способов:

à Вставить рисунок, выбрав команду ”Вставка, Рисунок”. Эта команда запрашивает местоположение файла рисунка и затем вставляет рисунок с диска. При использовании этого метода наличие программы, с помощью которой создавался рисунок, не является обязательным (статическая вставка).

à Запустить программу создания рисунка и скопировать его в Буфер обмена. Затем рисунок скопировать из буфера обмена в документ (статическая вставка, либо внедрение, см.выше).

à Вставить графический объект, выбрав команду “Вставка, Объект”, чтобы вызывать программу графики, не выходя из Word. При использовании этой команды вставленный рисунок можно впоследствии редактировать с помощью программы, создавшей рисунок (внедрение).

Рисунки занимают много места в памяти компьютера и на диске, поэтому они значительно замедляют работу с документом. Скрытие рисунков является хорошим приемом для ускорения работы с текстом. Чтобы скрыть рисунки, надо выбрать команду “Сервис, Параметры”, вкладку “Вид”, в группе “Показывать” установите флажок “Пустые рамки рисунков”.

Вопросы

1. Окно приложения. Настройка панелей инструментов окна приложений.
2. Окно документа. Настройка параметров документа (поля, номера страниц, разрывы, размер бумаги, автоперенос). Какое расширение получают документы Word при сохранении на диск?
3. Назовите и кратко охарактеризуйте режимы отображения текстового документа.
4. Создание документа: на основе шаблона (Normal.dot), на основе предыдущих документов.
5. Специальные средства ввода текста: отмена и возврат действий, автотекст, автозамена, ввод специальных и произвольных символов.
6. Специальные средства редактирования текста: режим вставки и режим замены символов, использование тезауруса, средства автоматизации и проверки правописания.
7. Форматирование текста:
1. выбор и изменение гарнитуры шрифта;
2. управление размером шрифта;
3. управление начертанием и цветом шрифта;
4. управление методом выравнивания текста;
5. создание маркированных и нумерованных списков;
6. управление параметрами абзаца
8. Назовите непечатаемые символы. Как они включаются?
9. Какие документы называются комплексными?
10. Какие три вида обмена данными между приложениями вы знаете? От чего это зависит? Что такое технология OLE?
11. Что такое статическое перемещение и копирование? Внедрение? Связывание?
12. Какие основные форматы может содержать буфер обмена? Дайте им краткую характеристику. Чем отличается команда «Правка/Специальная вставка» от команды «Правка/Вставить»?
13. Какие способы внедрения данных вы знаете?
14. Какие способы связывания данных вы знаете?
15. С помощью какой встроенной программы можно вставить формулы в документ Word? Можно ли вставить символ пробела в формуле?
16. Как можно изменить в формуле размеры символов? Изменить стиль?
17. Какие возможности может предоставить встроенная программа WordArt7
18. Назовите два метода вставки диаграмм с помощью встроенной программы Microsoft Graph?
19. Какие источники рисунков для вставки в документ Word вы знаете?
20. Каковы способы вставки рисунков в документ Word вам известны?
21. Как можно ускорить работу с документами, имеющими много рисунков?